档案信息化建设与数字化管理

2022-12-24 08:45:13   文档大全网     [ 字体: ] [ 阅读: ]

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档案信息化建设与数字化管理

摘要:电子技术与网络技术的迅速发展,档案信息化的建设势在必行,档案作为人类文化遗产的重要组成部分,是社会文明进步的重要依托,国家相关部门人员同时强调了档案管理的重要性,对档案工作提出了更高的要求,推进档案工作的建设进程,必须从档案信息的标准化、数字化和网络化出发;本文首先阐述了加快档案信息化建设的必要性,提出了档案管理信息化的要求,分析了档案信息化建设中的困难及问题,并给出相应的解决办法,使档案管理工作更加的科学 关键词:档案信息化建设;数字化管理

引言:我国信息化建设与数字化管理的档案信息管理工作受到广泛关注,需要档案管理人员重视此类问题,有效的提升档案管理效率,为其发展奠定良好基础。

1、加快档案信息化建设的必要性

科学技术的发展,要求档案信息化建设的实施,档案管理部门必须重视自身工作,保证能够更好的建设处全新的工作项目,以便于提升档案管理效率。纸质的档案管理方式已经不能满足发展需求,必须对其加以合理的信息化建设,延长档案信息的使用寿命[1]

2、档案管理信息化的内涵和要求 2.1 档案信息标准化

档案信息标准化,要求档案管理向着信息化发展,所以,档案管理业务应该符合相关规范与标准。政府机构已经重视档案管理工作,统一规范管理工作管理技术是新时期档案管理的要求[2] 2.2 档案信息数字化

通过计算机对档案信息数字化的输入,可以有效的对信息进行传输,以便于提升档案图片信息的有效率,形成电子档案形式,此时的信息是较为准确的,具有极高的可操作性以及集成性,要求对档案进行目录、标称以及文字的数字化处[3]

2.3 档案信息网络

档案管理网络化,就是在数字化处理档案资源之后,利用互联网等高科技工具,建立专属档案信息的网站,网站可以是开放式的,也可以是私密形式的。开放型是的档案信息网站可以供给用户等作为参考资料,私密形式的可以为个人的档案信息保密[4]

3、档案信息化建设中的困难及问题 3.1 资金投入大,筹集资金困难

在档案信息化建设的过程中,资金的供给是较为重要的,但是由于档案信息化的建设需要的资金较多,例如:采购大量的计算机设备、路由器设备、扫描仪设备、缩微、打印设备、复印设备等,在内部网络开通的时候,需要连接互联网对其进行安全系统的设置,此类工作都需要较多的资金,容易使相关单位出现筹资的问题[5]

3.2 建设任务重,工作见效低

档案信息化建设的工作较多,这就导致工作人员在执行工作的过程中,不能有效的操作设备,对于数据加密、备份以及处理工作,都没有一定的技术作用,导致出现较多问题,工作效率降低,无法提升数字档案的建设效率,对经济效益造成威胁。


3.3 队伍建设要求高,使用人才难求

在对档案进行信息化建设的过程中,工作人员的专业素质直接决定建设效率,无论是计算机的操作,还是专业技能的掌握,都要求其具有一定的工作技能。但是,目前缺乏综合素质较高的复合性人才,受到招聘机制的制约,人才竞争激烈性较小,很难将优秀的人才吸引到企业中。同时,企业对档案管理人员的待遇等级设置不高,即使招聘到复合性人才,也很难将其长期的留住,这就导致工作员的积极性差,并且没有新鲜血液的注入,工作方式传统,无法引进先进技术,不能增强工作活力,对于计算机的操作以及档案管理知识掌握不够严密,导致出现较多档案信息化建设问题[6] 3.4 服务方式灵活性差

档案管理工作人员所服务的人群就是党政机关,工作环境较为密闭,管理文件都是需要保密的,这就导致工作人员接触不到顾客,不能形成较为公开的服务形式,工作方式不透明,服务全方位性差,不能更好的提升服务灵活性,导致人民群众所接受的服务质量差。

4、积极推进档案管理信息化的对策 4.1 坚持长期与近期结合的工作目标

根据对相关要求的分析,档案信息化建设与数字化管理应该遵循科学原则、适用原则以及实用原则,在设置近期工作目标的基础上,结合远期工作目标,此时,长远的目标设置要考虑档案管理信息化建设全局,重视先进技术的应用,降低资源的使用,进而提升建设质量。对于短期目标的设置而言,重点关注实用性与可行性。对于基础任务,应该按照相关要求整理档案信息,在整理信息滞后,提升工作执行的精细化,不可以有任何疏漏。在落实近期目标的时候,应该总结经验,完善长期目标,保证可以更好的改善工作情况。 4.2 坚持统筹规划和分布结合的方案实施

对于档案信息化建设,应该重视设施投入环节,根据资金的量度制定采购计划。运行资金必须一次性集齐,如果资金有限,就要分析当地经济发展情况,并且要求档案部门极力争取资金,并且制定一个长远的硬件设施建设制度。首先,可以添加一些先行设备,然后每一年添加一些,不用一次性的完成此类工作。对计算机等设备,要根据对档案管理人员的专业素质以及操作水平,按照其水平的高低为其配置不同档次的设备。对于硬件设备的引进,高配置的极端应该应用新兴服务器,低配置的极端应该利用旧机器代替。 4.3 坚持引进及培训结合的人力资源开发

应该引进档案管理专业素质较高并且熟悉计算机操作的人才,保证能够更好的引进复合性人才,进而改善人才结构。阶段性的对工作人员进进行专业知识的培训,进而提升其专业素质。

4.4 坚持财政支持及积极自筹的资金筹措

要想更好的提升档案信息化与数字化管理效率,就要重视资金的筹集工作档案管理部门必须要求领导对财力的重视,因为档案管理部门没有一定的经济源,所以,政府必须给予一定的资金支持,在解决周转资金费用的基础上,每一年都要基于一定的资金帮助。同时,还要合理的筹集外界的资金,这样,才能保证档案信息化建设与档案数字化管理的可行性。 4.5 坚持长期效益与当前效益结合的工作成果

档案信息化建设也要重视效益性,在执行工作的时候,不仅要加大资金的投入、建设的力度、效率的提升,还要重视档案信息的整体信息化情况。在购置设


备的时候,必须保证档案信息目录数据以及办公情况的科学、合理,对于档案数据处理工作,一定要先做好重点数据的处理,再处理一般的档案。对于网站的建设,一定要在网站上设置宣传广告,并且安排专业人员在线咨询以及解答问题,在线咨询服务必须遵循开放性以及文明性,避免出现不利于档案管理工作发展的问题。

结束语:

档案信息化建设与数字化管理工作是较为重要的,工作人员在执行工作的过程中,不仅需要重视信息化建设的效率,还要重视数字化管理的情况,以便于增强档案管理质量。同时,重视综合素质较高的人才,为其提供可观的经济收入,以便于激发工作人员的积极性。 参考文献:

[1]李宏艳.档案信息化建设探析[J].黑龙江档案,2011(4):72-72.

[2]汪水英,王文华.高校人事档案数字化管理浅析[J].山西档案,2014(4):69-71. [3]吴华,郭盼盼,杨丽等.浅谈如何实现医院数字化档案的管理[J].办公室业,2014(17):156.

[4]王颖.信息化环境下招投标档案数字化管理的创新[J].黑龙江史,2015(2):60-60.

[5]韩亚滨.浅谈企业的档案信息化建设[J].兰台世界,2013(z1):151-152. [6]王淑萍.论高职院校档案数字化管理[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2013(2):190-192.


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