如何使用outlook邮件合并功能给多人同时发邮件

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如何使用outlook邮件合并功能给多人同时发邮件

如何使用outlook邮件合并功能给多人同时发邮件？

邮件合并涉及两个文档：第一个文档是邮件的内容，是所有邮件的同一部分，以下称为“主文档”；第二个文档包含每个电子邮件的地址、地址和其他不同内容，以下称为

“收件人列表”。第二个文档的内容也可以从其他程序获得，例如outlook的联系人列表。 执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，并把它们关联起来，也就是标识收件人列表中的各部分信息在第一个文档的什么地方出现。例如，指定在主文档的哪些位置应当出现收件人列表中的“称呼”。完成后就可以“合并”这两个文档，为每个收件人创建邮件。以后再次给这些人发信时，只需要创建主文档或修改已有的信件，然后再运行邮件合并功能就可以了，非常方便、快捷。一、创建收件人列表

假设包含信件内容的主要文件已经准备好，现在就打开它。选择“工具/邮件合并”以打开“邮件合并助手”窗口。单击“创建”，选择“格式字母”，然后在下一个对话框中选择“活动窗口”。

现在又回到了“邮件合并帮助器”窗口。单击“获取数据”按钮，再选择“创建数据源”以定义收件人信息。在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域，我们还可以删除和添加域。完成域名定义后，单击“确定”，输入该收件人列表的文件名，选择“保存”。

返回“邮件合并帮助器”窗口后，单击“编辑数据源”，并在对话框中输入第一个收件人的数据。单击“添加”，然后输入下一个收件人信息。重复上述过程，直到输入所有收件人的信息。2、 插入合并字段

返回主文档界面之后，接下来的任务是将合并域(例如姓名或称呼等)插入到主文档的合适位置。将插入光标移到域内容应当出现的位置，单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”，在下拉列表框选择合适的域，比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时，就选择域“称呼”。重复上述过程直至加入了所有的域。如果要查看合并后的效果，单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮，此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本，利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。如果要作修改，单击“查看合并数据”按钮，修改间隔或位置，然后再检查合并后的效果。三、执行合并操作

编辑要合并的主文档后，选择“工具/mail merge”打开“mail merge helper”对话框。

选择“合并”，从“合并到”列表框选择“新建文档”，选中“数据域为空时，不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中，最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。


合并结果将出现在屏幕上，向每个收件人发送的消息将依次排列。此时，最好再次检查，然后打印或保存合并的文档。

以后要再次执行合并时，只需打开主文档，然后选择“工具/邮件合并”，单击“合并”就可以了。在退出word时，会提示保存收件人列表文档，选择“是”，否则将丢失这个收件人列表数据。四、利用outlook的联系人信息

如果收件人信息已在outlook联系人列表中，请将这些联系人信息复制到一个新的联系人文件夹中，用作word mail merge中的收件人列表。方法是，在

outlook中，选择“文件/新建/文件夹”为联系人列表创建一个新的文件夹，在“名称”框中输入新文件夹的名字(例如“客户联系”)，从“文件夹包含”列表选择“联系人项”，然后选择一个文件夹的位置并单击“确定”，如果系统提示是否要建立工具条快捷方式，选择“否”。(除非你认为确实有必要。)

现在，您可以将outlook联系人列表中的数据复制到此新文件夹。步骤如下：打开源文件夹，按住CTRL键选择多个联系人信息，按住CTRL键，然后将所选内容拖动到目标文件夹“customer contact”中。

要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿，右击文件夹名字，选择“属性”，再选择“outlook通讯簿”，选中“将该文件夹显示为电子邮件通讯簿”，单击“应用”，最后单击“确认”。

到目前为止，outlook中的收件人列表已经创建。

在word中打开主文档。打开“邮件合并帮助器”，从对话框中选择“获取数据/使用通讯簿”，选择“客户联系”文件夹并单击“确定”。接下来，就可以按照前面介绍的方法插入合并域、执行合并操作了。

需要注意的是，在将“客户联系人”文件夹指定为邮件合并操作的收件人数据源后，如果将来在“客户联系人”文件夹中添加或更改联系人信息，这些更改将不会自动反映在合并操作中。要解决此问题，您可以在word中选择“工具/邮件合并”，单击“获取数据”，然后按照上述步骤重新定义数据源。此时，word将重新读取文件夹的内容，新添加或更改的内容将反映在后续的邮件合并操作中。 五、生成电子邮件

将邮件合并结果以电子邮件的形式发送到outlook。在“邮件合并帮助器”对话框中，选择“合并”，然后从“合并到”列表中选择“电子邮件”。单击设置，然后在带有邮件/传真地址的数据字段中选择电子邮件。

在“邮件消息主题行”中，输入电子邮件的主题。有必要的话，选中“以附件形式发送文档”。


返回“合并”对话框并单击“合并”。新生成的邮件将放在outlook的发件箱中。在发送电子邮件之前，最好随机检查一些电子邮件以验证合并效果。6、 其他的

如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源，当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时，可以使用查询限定目标收件人。方法是：在打开主文档后，选择“工具/邮件合并”菜单，单击“查询选项”按钮。在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。如果指定多行查询条件，各行之间根据实际情况用“与”或者“或”连接。以后执行合并操作时，数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。 Word还可以从excel中读取收件人信息。方法如下：在“邮件合并助手”对话框中，首先选择“获取数据”，然后选择“打开数据源”，在“打开数据源”对话框中，选择文件类型为Excel工作簿，选择Excel文件，单击“打开”按钮，在Excel对话框中选择“整个电子表格”，或在表格中指定一个区域。

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