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浅谈精益管理在档案管理中的应用
作者：邵晓丽
来源：《现代企业文化·理论版》2017年第23期
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）12-000-01
摘 要 公司从成立至今每年产生大量的资料，库存量达到几十万件，随着公司标准化工作的推进，标杆电厂建设的趋势，以及华润集团、电力档案管理“五年”规划的进展要求，在此形势下，通过档案规范化整理、纸质档案数字化、并采用集团档案管理软件、信息化体系建设等措施，实现公司档案信息化和现代化管理。 关键词 档案管理 优化 数字化扫描 信息化管理 一、概述
档案管理是公司的重要组成部分，积极开发利用档案，充分发挥档案应用价值，对提 高公司整体管理水平具有举足轻重的意义。随着公司标准化工作的推进，标杆电厂建设的趋势，以及华润集团、电力档案管理“五年”规划的进展要求，在此形势下，通过档案规范化整理、纸质档案数字化、并采用集团档案管理软件、信息化体系建设等措施，分析精益管理在公司档案管理的应用，使我司档案管理规范化、标准化，以提升档案管理整体水平。 二、档案的重要性
1.从社会来讲，档案是历史的真实记录，“今世赖之以知古，后世赖之以知今”，又是经济、文化等建设的重要凭证。
2.对公司来讲是记载公司从成立-发展-到今日辉煌的成就的整个过程记录，是公司发展过程的重要凭证。
3.在公司生产经营管理中，档案为机组的检修、技改及其他工程项目提供经验借鉴、机组的检修、改造记录，为公司每年审计、可研项目提供依据，为公司合法权益提供真实有效的信息，为员工提供借阅利用参考资料等。
4.档案数字化管理更是首要任务，档案数字化工作是是国资委对中央企业档案工作的要求；是华润集团信息化战略的重要内容；更是公司标杆化电厂建设需要，也是国家档案管理工作的趋势。
三、公司档案管理中存在的主要问题
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1.资料归档不完善，老档案破损，字迹退化。档案归档不完善，档案破损，对后期档案利用产生很大影响，特别是公司进行审计工作，无法提供依据。
2.管理制度、流程需完善。制度的不完善，执行力度不够，是导致归档不完善、质量不高的原因。档案制度不完善，无法制约归档资料单位。流程不完善，造成归档单位无法审理进行归档、各种资料签批缓慢，不利于公司档案管理现代化发展。
3.缺乏规范化标准。规范化标准不完善、不齐全，导致档案归档混乱，不能进行统一归档、立卷等。导致管理范围不够明确。 四、精益管理在档案管理中的应用
1.通过精益管理方法实现档案管理制度标准化。档案管理的规范化、科学化与有效性与档案管理制度的健全与完善是是相互依存的，因此，为了提高公司档案管理工作水平，就要制定实效、完善的档案管理制度。为有效促进开展制度标准化工作，利用精益管理手段，成立档案管理标准化SGA小组，小组通过头脑风暴方式讨论、分析原因、设定目标并制定对策进行实施开展各项工作，如明确各部门分工与职责、规范各个档案管理工作流程，组织对档案管理制度进行讨论、修订，分析制度存在的漏洞与问题，结合相关法律法规等制定科学有效的管理制度。
2.通过精益管理方法实现档案管理数字化管理。通过对档案室当前存贮各类档案进行粗略估计，对实现数字化扫描增加了很大的难度，公司第一时间成立档案数字化SGA小组，进行讨论，制定数字化方案。
小组定期组织会议进行讨论，利用群策群力的方法，对档案管理的状况进行了分析，纸质档案库存量大、档案归档不齐全、制度不够完善、档案年限久字迹模糊等原因分析制定详细的实施措施，设定目标，为实现目标开展各项有序的工作。
通过对现存档案的优化、整合的研究，强化档案鉴定工作，使库存档案去粗取精，通过对档案排列的重组，结构的优化，分类的科学界定，节省现实及远期贮存空间，提高经济效益。 通过对各部门及施工单位归档情况进行分析，全面制订详细的计划，进行制度讨论、制度培训、单独档案知识辅导，以实现档案归档的完善、齐全，为数字化做好铺垫。
通过对档案提供利用服务流程的研究，探讨如何利用现代化手段多渠道利用档案，提高档案的利用率，更加方便快捷地最大化地利用档案，拓展服务流程渠道，通过对库存档案内容的研究，深挖档案资源，为利用者节省查阅、分析、综合、总结等工作时间，提高办公效率。 3.通过精益管理对公司归档范围进行了优化。通过精益管理工具、对公司归档范围、标准、要求、方法等进行了明确。具体主要制定了机组检修、技改及其他工程项目竣工档案实施细则，将检修、技改工程归档质量、流程细化，改善档案归档质量差、归档不全等情况；另
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外，通过归档范围标准化，提高施工单位对档案工作的了解，更增强了对档案归档的意识，对档案人员自身管理能力也得到提升。
总之，档案管理在公司管理活动中占据着重要的位置。通过精益管理的方法与模式进行档案管理工作的实施，促进公司档案管理各个环节的精细化、标准化、科学化，是实现公司档案管理现代化、信息化管理的有效途径。
本文来源：https://www.wddqxz.cn/1fb76a41effdc8d376eeaeaad1f34693dbef1057.html
2023-04-04
