学校办公室管理工作特点及创新研究

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学校办公室管理工作特点及创新研究

作者：刘媛媛

来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第1期



在经济、科技迅猛发展的现在，知识占据主体地位的大时代下，信息更新周期的缩短，造成学校办公室管理的传统工作模式与飞速发展的社会大环境不相适应。办公室管理工作是一个学校管理体系中重要的组成部分，时代的发展，给办公室的工作带来了很大的机遇同时还有挑战。因此，办公室管理工作要跟随时代发展，转变观念，发挥办公室管理工作的主动性，创新管理工作方式。

一、学校办公室管理工作的特点办公室管理工作具有协调上下、上传下达、执行性、时效性、服务性等特点。办公室作为学校行政管理系统中的核心部门，主要工作是上下协调，上至学校领导，下至学校老师，当他们有矛盾和问题的时候，办公室在中间进行调节。因为学校办公室属于管理系统层，管理工作的特性要求所有的成员自觉贯彻、遵守党的方针政策，以及学校的各项指示和精神。教学活动是由若干个固定的时间段和环节紧密相连的，在教学期间，学校办公室的管理工作要跟着学校的改变而进行相应的改变，在实际执行的过程中，要注重时效性。因为办公室是行政部门，在工作的过程中，很多时候都需要处在一个传达消息的位置上。沟通上下，将各方的建议与问题汇总之后上报给上级领导，将上级领导最后的解决方案再发布下来，形成一个良性循环的消息链。有效解决在教学活动中实际存在的各种问题，提高学校的整体教学水平和质量。办公室管理工作是服务于教学活动的，其工作的开展，要注重与教学活动紧密结合，工作时需要倾听各方的意见，解决学生在学习生活中遇到的问题以及教师在科研活动与教学中遇到的问题。在服务的过程中，要做到热情周到，倾听他们的心声，并努力解决他们所遇到的各种问题。

二、学校办公室管理工作的现状（一）人员整体素质参差不齐。学校对于办公室管理工作的不重视，造成大多数从事办公室管理的行政人员，都是从别的岗位转过来的或者由别的岗位教师兼职。这种情况就造成办公室管理的工作人员缺乏专业的行政管理知识及较高业务水平，导致整个管理队伍的整体技能不高。工作人员专业技能的不足对实际工作的开展有着严重的负面影响。因为学校一味地不重视，导致整个团队的人员流动量大，管理工作无法顺利开展。学校上层对于办公室管理工作的持续不重视，对整个的行政管理工作，都造成了很大的影响，工作无法顺利进行或者进行缓慢，都是现在亟待解决的问题。

（二）缺乏完善的体制与硬件设施。一部分学校的校领导认为学校的发展只与教育部门有关，由此造成办公室管理工作的停滞不前。办公室的工作人员对自己的工作内容也不明确，因此在工作过程中，造成很大的影响。行政工作人员的工作态度相对来讲比较松散，在工作的过程中，基本依照行政命令开展工作，行政人员之间没有有效的沟通。没有完善的工作机制，同时在工作的过程中，因为不够专业，对现代化的科技运用程度也不是很高，也没有专业的人才进行指导，就造成了整个工作的工作效率低下以及办公室管理工作的难以开展。

三、学校办公室管理工作的创新学校办公室管理工作是协调上下，解决各种上下关系中出现的问题，在过往的工作之中，工作的重要性得不到体现，工作人员工作的积极性被削弱，在工作中，沿用比较传统的工作方式，在新时期，办公室管理工作应该根据时代的要求作出一定的创新。

（一）改变在职人员的观念。在工作过程中，人是最重要的，人才是一切的基础，想要有效地的提高工作效率及工作质量，就必须从人出发，提高人的整体技能与综合素养，才能从根本上对办公室管理工作进行创新。根据办公室管理工作的特点，要求在职的工作人员，在工作之中，必须树立正确的价值观，坚持以人为本的服务理念。在工作的过程中，关心人、尊重人、


理解人，一切以人为基础进行工作的开展。自身也要有高的价值观念，在过程中不被外界的影响所干扰到。办公室管理队伍中的成员要互相学习，在学习的过程中，要不断发展自己的思想理念，与时俱进。对工作内容，要学会取其精华，弃其糟粕，接受先进的思想观念。同时校方也要提高入职的门槛，并加强对在职人员的培训，给在职人员提供先进知识以及先进理念的培训，确保在职人员不会与社会脱节，紧跟时代的发展。

（二）建立完善的激励制度。有鼓励人才会进步，在以往的工作中，没有完善的激励机制，造成很多的工作人员在针对与自己关系不大的事情上保持着“事不关己高高挂起”的心态，这种状况是不利于办公室管理工作的发展与创新的，这就要求在办公室管理的工作中，要创建一个完整的激励机制，对于好的要进行奖励，不好的要进行批评，不断鞭策在职人员的自我危机意识，提升参与工作的积极性。受管理者人力资源管理观念比较落后的影响，在人力资源管理上，很多的管理方法都流于表面，管理的结果是短期的利益，不重视长远发展，这种观念不利于办公室管理工作的稳步前行。这就要求管理者开阔眼界，了解新的知识，在新的管理知识的影响下，创立完善的工作管理制度，在制度上约束工作人员的行为习惯。从制度上提高工作人员的工作积极性。在制定员工奖励方案上，要细致划分，因为本身办公室管理工作就十分琐碎，因此在制定惩罚奖励的制度上，也要细分，提高工作人员的积极性以及自我危机感。

（三）运用现代化工具进行办公。时代是不断进步与发展的，在这个过程之中，办公的工具也要随之进行不断变革。办公室是一个学校管理系统的核心，承担着财务、科研、日常行政、教学及人事等一系列组织及管理工作，看似简单实际却繁琐，因此，要求工作人员拥有好的工作方式，理清做事的流程及方法。因此，构建科学、全面的管理体系是十分重要的。近年来，科学技术的不断发展，计算机等网络应用技术已经普及到人们生活的每一个角落，自动化、信息化的时代已经到来，在办公室管理工作过程中，不断引进先进的科学技术也是网络时代办公的一大趋势。合理且正确地使用网络化办公工工具，是提高办公室管理水平及工作效率的主要手段之一。因此，校方应引进先进化的办公设备以及专项专家对在职人员进行系统培训，使工作人员在工作的过程中，运用先进的技术，提高工作人员的整体办公效率。

四、总结在学校办公室管理工作中，通过改革观念、改革方法及改革办公手段等多种方式的创新，打造一支在新时期能不断地进行自我进步的高素质、高质量、高水平的管理团队，投身校园管理工作中，在辅助的位置上，不断提高学校的整体竞争力以及整体的办公氛围，给学生提供一个有序的校园生活环境，给广大的教职工提供好的教科研环境，促使学校健康高速地发展。

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