秘书人员应具备的几种能力

2022-12-28 23:46:15   文档大全网     [ 字体: ] [ 阅读: ]

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秘书人员应具备的几种能力

秘书人员服务能力的高下,是秘书工作能否做好的关键。随着领导层的年轻化、知识化、专业化,以及社会工业化、信息化、国际化的不断发展,对秘书人员的服务能力提出了更高要求,特别要在以下几种能力上下功夫。

综合能力。这是指人们从许多相对独立的部分发现其中的内在联系,并从整体上加以考察和控制,以掌握和驾驭全局的能力。这种能力的提高,有赖于提高马克思主义水平,自觉践科学发展观,善于用马克思主义的立场、观点、方法去观察、判断、处理问题;有赖于提高感知力,善于接受新事物,在实践中丰富自己的阅历;有赖于提高洞察力,面对纷繁复杂的现象,能够超过常规、发现和抓住本质;有赖于提高获取信息加工信息的能力,善于把分散、零星、表面的信息加以分析预测,综合提炼,向领导提供带有方向性、全局性的预案。同时,也应具备必要的文字表述能力、口头表达能力和理论思维能力。

协调能力。这是指人们通过对事物发展和人际关系的调整,使各项工作、各个部门和谐配合,步调一致,以便顺利完成既定目标的能力。协调是秘书工作的重要职能,也是秘书人员特别是作为秘书部门领导人物的秘书长、办公室主任为领导服务的重要方面。协调能力是素质、才干、品质的综合体现。因此,提高协调能力,要在提高政治素质、实际经验、业务水平、知识水平、认识问题和解决问题的能力上下功夫,以适应为机关


和领导统揽全局、协调各方工作服务的需要。

应变能力。这是指人们根据客观情况和环境的变化,及时反馈、随机应变的能力。具备应变能力的秘书人员,应该善于在最短的时间内对不同服务对象的思维方式、工作方式,乃至生活习惯有所适应。善于处理经常出现的新情况、新问题,特别是那些既无经验可参照,又无制度可遵循的棘手问题和突发事件,做到沉着应对,果断处置。提高应变能力,关键在于增工作的主动性、预见性、创造性,增强对事物的感知力、洞察力、应变力。只有这样,才能从纷繁复杂的表象中抓住事物的本质,才能在处置突发事件时得心应手。

公关能力。这是所说的公关是指一个组织在其内外的公众中树立良好形象,谋求了解、信任和合作的管理活动。在生产社会化程度日益提高,商品经济日益发展的现代社会公共系不仅对企业,同样对党政机关具有极为重要的意义。秘书部门是一个单位的枢纽,理所当然负有一定的公关任务,这对秘书人员来讲就涉及到提高公关能力问题。这种能力表现在有一定的交际能力,以诚恳的态度、适度的言行、潇洒的风度,获得对方的重视和信任;善于掌握舆论导向,利用各种宣传工具和手段,赢得公众对本单位的了解和支持;通过社会交往,搜集外部对本单位的了解和支持;通过社会交往,搜集外部对本单位的印象、评价和建议,供领导决策参考。

自控能力。这是指人们控制自己情感,稳定自己情绪的自



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制能力。秘书人员处在领导周围,工作具有从属性、被动性的特点,自控能力更是不可缺少的。秘书的自控能力主要体现在:受到领导信任时不忘乎所以,受到领导批评时不垂头丧气;面对荣誉不沾沾自喜,受到委屈不自暴自弃;在群众面前不自以为是,在领导面前不低三下四;解决易办的事不掉以轻心,处理棘手的问题不忧心忡忡。总之,秘书人员要善于用理智控制感情,恰到好处地把握情感的流露,掌握语言的分寸,节制自己的行为,塑造自身良好的形象。





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