商务信函的写作特点

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商务信函的写作特点

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。全部您需要做的就是，用简洁朴实的语言，精确的表达自己的意思，让对方可以特别清晰的了解您想说什么。

围绕这一点，我们总结了几方面的内容，盼望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次沟通。

人都是感性的，所以您需要在您的信函里表达感性的一面。然而许多人都有一种误会，以为写作商务信函就应当用一种特别的“生意腔〞，于是把一封原来应当是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。 他们宁愿写“Your letter has been received〞，“Your complaint is being looked into〞而不是“I have received your letter〞或者“We are looking into your complaint〞。其实我们简洁的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简洁明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个伴侣之间的谈话那样简洁，自然，人性化。想象一下，假如您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today〞。

既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today〞？放弃这种所谓的“生意腔〞吧，让您的信也象谈话那样简洁，自然，人性化。 语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采纳的语气语调也应当符合您的目的。

在写之前先不妨认真考虑一下，您写这封信函是想到达一个什么样的目的，您盼望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝告性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必需能够充分表达您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。

把写好的信函拿起来读一遍，确保假如此时对方正在电话中与您通话，他肯定能够感受到您的自然和真诚。 直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。

所以，信函肯定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。假如是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。

因为这些内容不仅不能使沟通通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简洁用一些礼貌用语比方your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。

而是要表达一种为他人考虑，多体谅对方心情和境况的看法。假如本着这样的看法去跟别人沟通，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个伴侣，不会影响今后合作的机会。

特殊要留意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并敬重对方的观点。假如对方的建议不合理或者对您的指责不公平常，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但留意要讲究礼节礼貌，避开用冒犯性的语言。

还要提示一点，中国人有句话叫做“过犹不及〞。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。

礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真稚嫩。所以最关键的还是要把握好“度〞，才能到达预期的效果。

简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简洁，清晰，简单理解。用常见的单词，避开生僻或者拼写冗杂的单词。

一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更简单理解。

少用“and〞，“but〞，“however〞，“consequently〞这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。

比方，您前面写了“goods have been sent〞，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward〞“dispatch〞等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

精确当涉及到数据或者具体的信息时，比方时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使沟通的内容更加清晰，更有助于加快事务的进程。

针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是特地给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。

当然，假如您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs〞 or “Dear Sir or Madam〞。 语言朴实前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。

依据西方的语言习惯，他们更情愿使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避开华丽冗杂的词句。

比方“We look forward to a bright and glorious future of cooperation〞，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.〞，这样才更加符合西方人的语言习惯。 回复快速准时给买家的回复，千万要快速准时。

因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。假如您的回复不够准时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

标题这一点是特殊针对写电子邮件的。或许许多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。

假如标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，许多买家就会直接删除。比方这样的标题“How are you?〞 ，“Can we work together?〞，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s Partnership Opportunity〞或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.〞这样您的邮件会显得更加专业。

校对写完之后，肯定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。

我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个微小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

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