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关于高校学生档案管理工作的思考
作者：王静如
来源：《科技创新导报》2011年第11期
摘 要:高校学生档案是学生在校期间表现的真实记录,影响着每个大学生今后的工作和生活,本文针对目前高校学生档案管理中普遍存在的问题,给出了几点建议。 关键词:学生档案 档案管理 高等院校
中图分类号:G4 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)04(b)-0213-01 1 高校学生档案的重要性
高校学生档案管理是学校日常事务管理的重要组成部分,同时高校学生档案是大学生入学前及在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭状况等方面的信息以及参加各种社会实践的真实记录,是大学生由学校走向社会的重要人生履历。学生档案是推荐就业的重要凭证,是用人单位了解学生状况决定录用与否的重要依据,尤其是现在很多学生热衷于报考公务员、政府机关和事业单位,对于这些毕业生来说档案政审是笔试、面试之后必不可少的一个重要环节。学生毕业之后档案就转寄到用人单位,是组织选拔、任用、考核的重要依据。在目前就业竞争激烈的环境下,学生档案起着举足轻重的作用,是学生走向社会的敲门砖。 2 高校学生档案管理工作中存在的问题
2.1 高校对学生档案管理的重要性认识不足,管理机制不完善
许多高校只重视教学和学生的教育、管理和培养,而忽略了学生档案管理工作的重要性,档案意识欠缺,没有将档案管理工作提上议事日程,在档案管理机构中没有配备专职人员也没有必要的监督和指导,学生档案管理工作缺乏领导重视。许多高校只是在学生入学时收档入柜,直到学生毕业前才进行突击整理,一次性添加档案材料最后才统一传递,由于时间仓促难免会出错误,甚至很多重要的原始材料不慎丢失,影响了学生档案资料的质量,难以真实反映学生在校期间的真实表现重则影响学生今后的工作和生活,学生档案管理机制明显不够完善。 2.2 学生对自己的档案重要性认识不足
现在的大学生毕业后往往有几年的时间在寻找自己的就业方向可能会频繁的换工作,此时档案的接收单位就成为问题,加之很多学生对档案的重要性认识不到,对档案这个反映自己真实大学经历的记录不重视,认为找工作完全是凭个人实力,毫不关心自己的档案去向,等到多年之后急需档案的时候才回学校去查自己的档案去向,往往为时晚矣,给自己的工作和生活带来了不必要的麻烦。
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2.3 档案的利用效率不高
档案作为反映学生在校期间的各项表现的真实记录,在学生的学习和工作中都起着至关重要的作用,然而很多高校只是在新生入学时将档案简单整理归档,并没有根据每个学生档案中的材料有针对性的予以指导。在学生毕业后,档案转寄到工作单位,学校也没有及时了解档案利用的反馈情况,档案的价值没有得到充分体现。 2.4 学生档案的内容过于程式化,流于形式
目前很多高校的档案归档范围只局限于高中档案、入学登记表、体检表、成绩单、入党入团材料、奖惩记录、毕业生登记表、报到证存根等,在内容上学生鉴定材料空洞、政治术语多,太过于程式化,难以反映学生的真实表现情况,千篇一律的鉴定使它失去了原有的价值和可信度,用人单位也无法根据这些内容选拔人才,而许多可以反映学生综合素质的材料并没有包括在内,比如心理健康测试表、社会实践记录、诚信情况等,而这些恰恰是用人单外招聘时想要了解的情况。这样学校在和用人单位选拔人才的需求方面出现了脱节。 3 改善高校学生档案管理工作的对策 3.1 树立正确的档案管理理念,健全管理机制
高校要认识到学生档案管理工作的重要性,加强档案工作认识,树立档案工作意识,建立健全档案管理各项规章制度。学校领导和院系要把学校档案管理工作纳入议事日程,把学生档案建设工作当做一项基础的工作常抓不懈,同时组织专业人员管理档案,平常做好档案工作的监督和指导。在信息化、网络化的大环境下,对学生档案的管理越来越方便,同时对档案管理人员的要求也越来越高,档案管理人员不能只局限于简单的档案资料的收集与整理,而必须熟练的操作计算机,熟练使用相应的档案管理软件,满足学生查询档案的需求,提高工作效率。 3.2 加强学生自身的档案意识
学生档案管理部门必须对在校学生进行宣传教育增强其档案意识,使学生了解归档的资料范围、时间和流程。每届新生入校时就应宣传和培训,提高学生对档案重要性的认识,使每个新生在入学时就对自己的档案高度重视。要定期组织专业老师对学生讲解档案的重要性,档案并非可有可无,政审、晋级、评职称、考验、出国等均要以档案材料为依据,缺少档案会对自己今后的发展非常不利,同时要让学生了解到档案在机要局的查询期限和查询流程,档案寄出后要及时落实接收情况,如果遇到特殊情况一定要自带档案去报到,自带的档案自己不能拆封。这些都是关于档案的一些常识,要确保每位学生真正意识到档案的重要性。 3.3 充分利用档案信息为学生服务
学校要足够重视档案信息的挖掘,重视学生德智体美劳方面的全面发展,利用档案中反映的信息因材施教发掘学生的潜力,这对学生今后的学习和工作都有很大的帮助。同时在学生毕业
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2022-06-17
