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贵州省习水县新港煤业有限公司 差旅费及其他费用报销制度(初稿)
为控制费用、提高效率、规范出差人员的费用标准、审批及报销程序，经公司研究决定，特制定本制度。 一、费用预支
500元以内的差旅费开支，原则上由出差人员先垫付。500元以上的，由分公司负责人或授权人员签字后到财务部借支款项。一次性借款金额不能超过3000元，超过需写用款情况说明。 二、差旅费报销的范围及标准
（一）、报销的范围：a、汽车、火车票、轮船及飞机票。火车票为硬座或新空调硬座（硬卧），原则上不允许乘坐出租车、火车软卧及飞机； b、住宿费；c、出差补助；d、业务招待费 ； e、出租车费 （二）、报销标准：
1、 车、船及飞机票实报实销（乘坐飞机事前经部门负责人或总经理同意 的方可报销）；夜间乘坐火车硬座（新空调硬座）5小时以上的公司按票面金额的40%给予乘车补助；夜间乘坐长途汽车8小时以上的按此趟票面金额的40%给予乘车补助。
2、住宿费及出差补助：
〈1〉、出差人员误餐补贴为15.00元/人.餐，若出差人员在晚上20点后回公司，按40元/天补贴。若出差人员参与公司招待客户用餐，不再报销误餐费。
〈2〉、在习水县区域内出差若当天不能赶回公司的，按100元/人.天报销(出差生活费40元/人.天； 住宿费60元/人.天，两人及以上一同出差的住宿费为45.00元/人.天)。
〈3〉、习水县区域外出差按120元/人.天报销(出差生活费40元/人.天 ；住宿费80元/人. 天，两人及以上一同出差的住宿费省外为60.00元/人.天) 〈4〉、特殊地区：事前告知,由公司合理安排；
〈5〉、出差补助天数实行：按出差自然(以日历为准)天数补助； 〈6〉、出差生活补助报销办法:
A、中午12点以前离开本市的按全天补助； B、中午12点后离开本市的按半天补助；
〈7〉、出差住宿费凭正式发票实报实销。(超标的住宿费财务一般不予报销，否则 由报销人出示情况说明，须总经理签字认可后方可报销)；
〈8〉、外出学习、培训和参加会议的人员，如果主办单位统一安排食宿（食宿费用 包含在学习、培训、会议费用中的）凭会议证明和发票在审核后按实报销，会议期间
不再另报住宿费和生活补助；
〈9〉、出差天数与计划天数相差较大，又无合理理由的，超过计划天数的所有费用 由出差人员自行承担； 三、出租车费用报销规定：
出差人员原则上不得乘坐出租车,但下列情况除外： 〈1〉、出差目的地偏远,没有公共交通工具的； 〈2〉、携有巨款或重要文件须确保安全的； 〈3〉、收、发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的； 〈4〉、陪同重要客人外出的；
〈5〉、执行特殊业务或夜间办事不方便的；
〈6〉、以上情况须先请示分公司负责人同意，否则不能报销。 四、报账时间及程序
〈1〉、报账时间：出差人员在出差回公司五天之内，到财务部办理报销手续，结清 账务。除备用金之外，其余借支须全部结清，否则从发放工资中扣除。切实做到“前帐不清，后帐不借”；
〈2〉、报账程序：出差人员须如实填写每天的出差记录及费用开支，规范粘贴合法 票据，经部门负责人审核，交财务部复核，并经经理审批后，到出纳处办理； 〈3〉、以上所报费用除出差补助（补贴）不需提供（粘贴）票据之外；报销车费、 住宿费、业务招待费都要有与之性质、金额一致的合法规范性票据；否则不予报销； 〈4〉、根据公司安排开展售后服务工作，售后服务人员回公司，应将现场填写的〈〈售 后服务记录表〉〉内勤。
五、送货：对需要由公司送货的产品，由销售内勤（库管）安排车辆，并填写好用车运费单（详细填写送货时间、收货单位、收货地址、货物名称、规格、数量、送货里程、装卸费等），对需要由公司人员一起送货或安装的，由销售内勤（库管）安排。货物送到后需要装卸的，由公司人员请示销售经理并告之销售内勤。销售内勤每月将送货情况统一制表备查。
六、业务费：
〈1〉、因公司业务需要发生招待费的，500元以下由公司负责人或售经理安排。 除销售经理及公司负责人安排外，其它人员一律不得报招待费。 〈2〉 500元及以上的业务费开支由公司负责人向覃总请示； 〈3〉、报销业务费取得的餐饮发票，要加盖用餐餐馆的印章； 〈4〉、公司人员不单独报销个人购烟费用。 〈5〉、销售部门的业务费用报销按销售制度执行。 七、车辆费用：
〈1〉、公司统一办理加油卡，公司车辆到加油站刷卡加油。驾驶员每次用卡加油
时须取得加油小票，并在公司车辆使用登记本上登记（实行一车一卡一个登记本，需登记车牌号、车辆行驶起止里程数、加油金额、油量、维修费、经办人签字等信息），每月由公司安排到加油站统一打专票。
〈2〉驾驶员每次用车前后需检查车辆油量，不足时及时到时指定油站加油，实行加油卡后公司财务原则上不再单独报销加油费。加油卡要妥善保管，如发生丢失，按卡内余额足额赔偿。
〈3〉、车辆维修需先请示公司负责人同意，维修后需附维修发票及清单才能报销，更换重要部件需将更换的部件带回公司。维修记录在车辆使用本上登记。 八、物资采购：
1、物资采购根据库房的存货情况由分公司负责人统一安排，采购1000元以上的货物原则上两人共同办理。
2、货物采购需附清单及发票，采购回公司后交库管处验收，办理入库手续。 3、办理入库手续后到会计、经理处审核审批，全部手续办齐全后到出纳处报账。 4、库管、会计、经理、出纳须严格审核，前者手续不全后者拒绝签字报销。 九、其他费用报销规定：
1、取得的发票：要如实、完整、规范填写。客户名称(付款单位)应填写“贵州省习水县新港煤业有限公司”不能填写个人名字，发票上应有财务印章。
2、所取得报销发票要与实际内容一致：
3、如对方提供的是产品宣传，广告制作项目，就要索取“广告、宣传业发票”； 4、如购买办公消耗性材料就要索取“货物销售统一发票”；
5、如提供复印、打印、咨询、标书制作等项目的就要索取“其他服务行业发票”。 所有报销须经会计、经理审核、审批后才能到出纳处办理，手续不全者，出纳应拒付。
此制度自下发之日起执行。
贵州省习水县新港煤业有限公司 2015年8月1日
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2022-04-07
