Excel在财务预算中的应用

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Excel在财务预算中的应用

摘要：随着科技的发展很多新的技术被运用到生活中，给我们的生活提供了很好的便利。企、事业单位的健康发展需要拥有系统、清晰、科学的财务预算。财务预算在企、事业单位中占据着很重的比重，也是侧面反映了企、事业单位运行的情况，并保证资金的合理有效的运用。Excel的出现提高了财务预算的工作效率，并且Excel软件拥有直观的界面，操作简单，数据处理功能强大的特点，财务人员采用Excel电子表格进行财务预算，满足了财务人员对财务预算各环节数据的不同要求。同时其成本低，高效率等优点在财务预算中发挥重要的作用。利用Excel可简化财务预算工作，提高会计人员工作效率。本文通过整理分析，首先详细的介绍了Excel的功能和特性，其次我们通过财务预算的传统弊端来对比现使用Excel后的优势，最后说明Excel在财务预算中的运用的必要性和适用性。 关键词：工作效率；财务预算；Excel 一、引言 随着以电子计算机为主体的信息技术的发展，Excel其在会计工作中得到越来越广泛的应用，简化了很多繁复的会计工作过程。财务预算表明的主要是资金、收入、成本、费用和利润之间的关系，其中利润目标是企业主要奋斗目标，为了达到这一目标，各级部门就必须根据具体的财务目标布置各自的运营活动，使企业总体目标得到保障【1】。 （一）研究背景。随着会计电算化的遍及，专门的会计软件也日趋成熟，作为专业软件，这些专门的会计软件很难满足不同企业的所需要的具体和特殊的要求【2】。Excel作为Microsoft公司开发的办公软件，是目前最佳的电子表格处理系统，已经被世界财经管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具。它具有强大的计算功能、丰富的函数、精密的分析工具及灵活多样的表达方式和获得数据的途径，利用它与财务预算相结合，可以使财务预算更精准、更科学化和简单化【3】。 （二）研究意义。Excel是能够经常接触到的一种软件，它直观和友好的界面、杰出的计算功能和图表工具，再加上成功的市场营销，使得Excel成为最盛行的微机数据处理软件【4】。它不光具有强大的制表和绘图功能，而且还内置了数学、财务、统计和工程等多种函数，同时也提供了数据管理与分析等多种办法和工具。通过它可以进行多种数据处理、统计分析和辅助决策操作，因此被广泛地运用于财务、会计和管理等工作中。但是在实际工作中看似很简单的软件还有很多强大丰富的功能没有被用户完全的了解和掌握【5】。 第一，Excel的功能十分强大，包含绘图、表格处理功能和绘图的处理，强大的数据处理功能，支持数学模型等等，另外，Excel还具有函数处理功能，能够轻松地对相关的财务内容进行计算，而且Excel还支持VBA，可以通过利用VBA来编写Excel，使获得数据更加方便。第二，Excel还可以帮助财务人员对财务数据进行分析和处理，节省合计预算时间，提高财务处理数据效率和增加财务数据的准确性。第三、Excel功能很强大并且适应能力也很强大，可以财务预算工作的各个方面进行处理和使用。第四，利用Excel成本低，花费少，在没专业的财务预算的软件下，利用Excel设计软件能有效的处理各种数据，增加预算的准确率、科学率。 二、Excel财务预算概述 （一）财务预算概述。作为企业管理活动的重要组成部分，财务预算水平直接影响企业的经营与发展。以会计法为准绳的会计预算工作，是一门严谨的管理科学，事事要求讲原则重制度，依据会计制度对企、事业单位的经营活动成果进行预算与分析，对经营过程通过监控数据变化进行监督，定期编制财务报表反应企业财务状况与现金流量等信息，并根据以往会计年度的财务数据进行分析做出下一年度财务预算。预算贯穿整个会计工作是做好财务管理的基础，利用现代化科技简化运算以降低会计工作量，同时减少人为计算错误【6】。Excel作为普遍采用的一种手段，也为快速、准确制作财务报表提供了有效帮助。财务预算及时而


准确地披露企业经营活动的工作任务，以促进企、事业单位不断完善制度与管理提高在市场经济环境下的竞争力。 （二）Excel与财务预算。Excel是一种功能强大的电子表格软件，它能够利用自身的多功能工具来进行财务预算，很好地解决了传统的财务预算的弊端，如下面的举例。 1.电子表格功能。Excel的电子表格功能工作表是Excel用来存储和处理相关数据的一组行、列和单元。它代替了传统意义上的笔、账簿和计算器，Excel的数据有很多种类型，如文本、数字、时间等。利用Excel可对表格进行增加、减删、排序等编辑，通过对单元格的处理，可使数据更为清晰和直观地表现出来。大量使用工作表可减少工作量，可见电子表格的处理是Excel的主要功能之一。 2.计算功能。Excel具有强大的计算功能在Excel中，除了简单的加、减、乘、除等计算功能，还有大量的函数可以运用。这些函数是Excel预先设定的一些公式，运用 Excel中的这些函数可以方便地完成各类复杂的计算。Excel软件中函数十分丰富，充分利用 Excel中的这类功能，可以提高计算的准确性，节省时间。 3.函数功能。Excel可以在财务管理中广泛地应用，很大―部分原因是 Excel中包含了有大量财务分析函数与统计函数，Excel中的这些函数包含了资金时间价值、固定资产折旧以及收益率等在内的大量财务分析函数，这样财务成本管理中的大部分计算都可以得到准确的分析。为Excel在财务会计中运用提供了基础。 4.制图功能。利用 Excel能便利地把数据准确地转化为折线图、条形图或者饼图等各种图形。利用宏指令可以完成一些枯燥乏味且需经常重复的指令，宏指令可节约财务工作人员大量时间和工作量。使用数据透视表，在数据清单外准确地显示出使用数据，并通过转换行和列查看数据汇总的结果，可以在不同表中显示筛选后的数据，还可以根据财务人员的不同需要显示相应的明细数据。这样，财务人员就可以方便地观察数据并及时对数据进行其他操作。 （三）Excel财务预算的优势。1.易掌握、易理解。学习、掌握的基本用法，不需要雄厚的电脑专业背景，只要有初等数学、基本的电脑和英语基础就够了。中的函数、数据处理、图表功能在使用过程中大都同步出现解释或向导，操作者可按图索骥，清晰明了。重要的是软件主要以表格、图形形式处理和展现数据，交互性好，做到了所输即所见，所见即所得，符合人的视觉、思维习惯。同时，由于函数、链接、宏在工作簿的相应位置可以直接阅读，理解Excel应用程序没有障碍。而财务软件、软件的使用，一般要经过专业的培训，数据处理过程也是内部运转的，不能直接阅读理解。像SAP等公司的ERP等公司的软件，由于并不是专为财务设计的，工作界面、图表样式也不太符合财务人员的视觉习惯和需要。 Excel软件的使用非常灵活、方便，其表格、单元格、格式和数据、函数、链接内容可根据个性要求轻松定义、修改没有的程序语言代码，操作简便，因此，使用者可以根据工作和财务需求的变化，随着调整已设计好的程序和表格相比之下，在商品化财务软件普及之前，不少企业自行开发的例如工资、资产管理、成本等财务应用软件，在开发人员解散后，则很难实现软件升级、改造，只能多年使用同一个版本，直至淘汰。 2.适应性强。Excel对电脑硬件、软件系统的要求较低，且Excel软件版本的梯队完整，从早期的Excel1.01到Excel2013有多个版本，可以说任何一个带有操作系统的电脑，都能找到适合它的Excel版本，对于我们这样的地域广阔、经济发展差异大的国家普及效果好，非常适用。而且，针对WINDOWS系统开发的各版本的软件界面、主要功能、使用方法基本相似，只要会使用其中一个版本，过渡到新的版本也很轻松。财务软件对电脑的硬、软件要求较高，且后续版本通常保持着持续上升的软、硬件需求，更新、普及难度相对较大。不同企业开发的财务软件、ERP软件的使用也存在差异，转换时需要重新适应，影响工作效率。 3.应用和开发成本低。Excel软件是微软操作系统自带的办公软件组件，无需单独购买，几乎没有使用成本。在财务应用程序开发上，只要使用者稍作针对性的学习，就能在短时间

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