会议邀请

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会议通知格式

标题 ：有完全式和省略式两种

完全式包括发文机关、事由、文种。 省略式，例如《关于××××××的通知》。

通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。

正文：有的正文比较简单，只讲明为什么发布或批转这一文件，有哪些原则要求，主要的具体内容应看所附文件。有的正文写多几句，借题发挥，补充强调有关要求，或作出指示，布置相应的工作。也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在附件里，而不是在批转的通知中。批转通知只是一个载体。 会议通知格式范例

××厂关于召开计划生育工作会议的通知 所属各单位：

为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议内容：…… 二、参加人员：…… 三、会议时间、地点：…… 四、要求：……

××厂 ×年×月×日

会议邀请函应包含哪些内容？

会议邀请函应包含下列内容：

邀请客人的数量——活动名称——活动描述——日期——时间（开始时间/结束时间/活动日程安排）——举办地点——行车路线——停车细则——着装要求——回复地址、电话号码、传真号码——订票表（如有需要）—— 回信信封（可选择）




会议的邀请应该怎么办？

不管什么样的会议，主办者都希望适宜的对象(客户)参加，所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下，邀请包括3个程序：信息发布————回执处理——确认通知

信息发布：

从媒体上分，邀请有以下几种形式：

印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)——-电子邮件——印刷媒介公告——电子媒介公告——信息发布的内容通常包括：主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用、标准等

有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。

回执处理：

对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。 回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息： 明确的人数—— 职务——性别——联系方式——预计到达目的地时间——迎送要求等

回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式，如：传真——信函——电子邮件——网路回执——电话 需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。

确认通知：

如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。 同时发出的应该还有：

会议的确切地点——时间——议程——签到程序——会展注意事项等。

会议通知的几种方式

会议通知的方式各种各样，其主要方式有：

口头通知—— 电话（传真）通知————书面通知——电子邮件

口头通知：

这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。

电话（传真）通知：

大多数会议都采取这种方式通知。以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下， 成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人


员必须作通知情况书面记载。

书面通知：

书面通知是一种传统的方式， 适合大型会议。如由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时采取补救措施。

电子邮件：

它是信息时代的产物， 综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式目前还未被普遍采用。

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