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word邮件合并快速制作询证函
一、制作明细表
首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。笔者使用office 2003,在其他版本的office中操作略有不同,请朋友们注意。
二、询证函的格式
为了叙述清楚,我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页,编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容),该文件名称为“询证函.doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”,即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。
三、进行“邮件合并”
1.启动word,打开“询证函.doc”,执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令,打开“邮件合并”任务窗格。
2.选择“信函”项,单击“下一步”;选择“使用当前文档”项,单击“下一步?选取收件人”;选择“使用现有列表”项,单击“下一步?撰写信函”。
3.进入“选取数据源”对话框,在“文件类型”框中选择“excel文件”,然后在文件列表框中,双击“往来账项明细表.xls”。
4.在“选择表格”对话框中,单击所需要的工作表,勾选“数据首行包含列标题”复选框,单击“确定”按钮。
5.在“邮件合并收件人”对话框中,对数据进行编辑后,单击“确定”按钮。
6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令,打开“邮件合并”工具栏。单击“询证函.doc”文档中的①处,然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮,进入“插入合并域”窗口;选择“数据库域”,然后在“域”栏中单击“顺序号”,依次单击“插入”和“关闭”按钮。
同理,将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。 至此,“询证函.doc”文档显示如图3所示。文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表.xls”文件的相关项目。
四、完成“邮件合并”
在“邮件合并”任务窗格中,单击“下一步?撰写信函”,然后单击“下一步? 预览信函”,再单击“下一步? 完成合并”,至此邮件合并完成。
想看看合并后的结果吗?在“邮件合并”窗格中单击“编辑个人信函”,此时word将弹出“合并到新文档”对话框,选择“全部”,点击“确定”按钮后就可以看到合并后的信函文档了。
编后:上例使用word的“邮件合并”功能把word文档和excel二维表格完美地合并到一处,实现了数据的批量处理,有效减轻了工作量。在财务工作中经常遇到类似情况,朋友们不妨一试。
关于excel到word邮件合并时的一个心得
刚悟出的这个心得,实在太开心了,找不到合适的板块发这个心得,就放在这里吧,希望对广大的office工作人员有所帮助
这个心得要解决的问题是:
提问:由excel到word邮件合并时如何保留原数据源中的千分位分隔符? 例:一个通知文件,为word格式,其中包含这样一段话:
引用:
××单位一月产出为********万元,二月产出为********万元。。。十二月产出为********万元。
要求*******为保留两位小数的,带千分位分隔符的数:**,***,***.** 回答:
保留两位小数这个问题,我们可以在邮件合并目标文件中切换域代码,添加\# 0.00来实现,很轻松 但是word所有功能中都没有给数字添加千分位分隔符。 所以我们要从数据源文件入手,这里的数据源以excel为例。
1,在原表格下方(注意是下方而不是右方,为什么呢?因为excel默认列数为256,你如果有一个129列的表格就不能实现这个功能了)或者sheet2中,建立原表格框架
2,在新表格中粘贴公式:=TEXT(引用的单元格,"#,##0.00"),用ctrl+d复制公式至全表
3,在word中修改数据源
合并邮件过程中,需要对于小数点位数进行相关的调整,其数值的格式与excel中的数值格式有相同支出,可以参照其。
#的多少根据企业往来帐款余额的位数确定,即###,###,#00.00 为企业余额中最大的为亿元。可以根据情况调整
打开域的快捷键为:shift+f9 更新域为f9
域内公式为
{MERGEFIELD "金额"}
修改后公式为:保留两位小数
{MERGEFIELD "金额",\# ###,###,###.00} 修改后按f9更新
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