改进和强化员工考勤管理防范劳动法律风险

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最近，我下基层调研发现一些单位人力资源部门在劳动管理的考勤操作这个基础环节上存在不少问题,有的单位对员工就根本没有考勤管理，或是虽有考勤，但程序很不规范。一旦引发劳动争议，用工单位不得不承担相应的法律后果。究其原因，不外乎企业疏于考勤管理。认真分析企业劳动管理中考勤管理缺失和不当的原因,我认为主要存在以下三个方面的问题：

一是大多数用工单位的考勤一直沿用传统的考勤方法。即在考勤表中只有出勤、病事假、夜班、产假、探亲假、公假、迟到、早退、婚丧假、工伤假、旷工等考勤记载,尚缺加班、加点时间及加班日期的记载,特别是在一个考勤周期结束时,只有考勤员和负责人签名没有被考勤者本人签名这一关键环节。

二是个别用工单位考勤管理粗糙。主要表现为:考勤表只有对出勤日期的简单记载；没有说明员工未出勤的理由(因病假、工伤假等为带薪假日)；不能足以说明劳动者上下班的具体时间(因可能出现超时加班工作的情况)；可能发生代划考勤的情况；没有员工公休日加班后一个考勤周期内，经调休后的综合加班记载。一个考勤周期结束后没有员工的签字认可。

三是少数企业忽视考勤管理。主要表现是对劳动经济中人力资源效能发挥问题缺乏认识，频繁更换从事人力资源管理人员，其后果是使企业劳动管理工作处于瘫痪状态。这样的企业考勤资料往往得不到妥善保管。

这些问题的存在大大降低了企业就员工因减少劳动报酬提请劳动争议仲裁的胜诉率,企业如不能拿出有效的考勤管理办法来解决这些问题其结果是不言而喻的。

时移而事异,事异则法不同。传统的、刻舟求剑式的考勤管理必须加以变革才能跟上时代的步伐,达到精细化劳动管理的目的。

针对目前大多数企业存在的问题，我认为，可以从以下四个方面加以改进；

一、各单位要加强法制观念，要从维护企业自身的合法权益的角度出发，提高对劳动管理的认识，充分理解考勤管理这一基础环节的重要性。

二、改进目前正在使用的考勤表。在原有出勤、病事假、夜班、产假、探亲假、公假、迟到、早退、婚丧假、工伤假、旷工的基础上增加对被考勤者加班日期、调休、加班时间的记载和统计，且在一个考勤周期内，不仅要有主管部门负责人和考勤员签字，还必须有被考勤者本人的签字认可；有条件的单位还可以采用打卡或电脑指纹考勤与手工考勤相结合的方法对同一员工进行考勤，此种方法便于加班时间和加班日期的综合计算和统计。

三、用人单位要注重对考勤资料的定期收集和存档管理，把考勤资料的管理纳入人力资源管理的日常工作中去。一个考勤周期结束后、一个年度考勤结束后，用人单位应按部门、周期、年度分别把考勤资料装订成册指定专人存档妥善保管。


四、如遇员工旷工、不辞而别等特殊情况,一个考勤周期内员工不能签字认可时,应由该员工所在部门的负责人在考勤表中注明理由或原因。同时，单位人力资源部门要按照员工知道的考勤管理制度或国家的相关规定，及时作出书面处理决定并通知员工本人。

劳动管理是动态管理,依法不断调整和改进劳动管理的工作方法，是用人单位不断提高自身免疫机能的客观要求。正确认识考勤管理在劳动工作中的重要位置，结合企业自身情况,建立健全科学有效的考勤制度、措施并加以实施，是用人单位在该类劳动争议案件中赢得胜诉的前提条件，也是维护企业自身合法权益的根本保证。

法律规定，因减少劳动者劳动报酬引发的劳动争议案件(如劳动者申诉索要加班、加点工资及病假、工伤工资等)用人单位负有举证责任，如不能举证应承担举证不能的责任。在大量的劳动争议案件中，因用人单位对员工考勤管理粗糙或根本没有考勤管理造成用人单位在劳动争议中败诉的情况时有发生，针对此种状况，本人提出上述建议，以期企业人力资源部门在劳动管理中能对考勤管理中的问题加以重视。



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