浅谈办公自动化在办公室管理中的创新

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浅谈办公自动化在办公室管理中的创新

摘要：如今，以“计算机”为关键词的网络文章搜索结果已超过1亿，其中五分之一与“办公自动化”有关。根据现阶段最流行的网上招聘表格，大部分公司在招聘时都会首先提出熟练使用办公自动化软件和电脑的招聘要求。在如此庞大的搜索数据背后，恰恰凸显了新时代科学技术和经济的快速发展。特别是以计算机、网络信息和多媒体技术为代表的新时代科学技术的逐步普及，为办公自动化在日常工作和管理中的深化奠定了坚实的基础。在这个信息技术飞速发展的世界里，如何快速满足办公自动化过程的要求，借助先进的硬件设施和科学的管理体系，促进办公效率和质量的提高，为了达到科学先进的办公管理水平目标，需要不同领域的专业从业者共同努力。

关键词：办公自动化；办公室管理；创新 1 对办公自动化的思考 1.1 发展历程

通过对相关研究数据的分析，可以看出办公自动化的发展经历了初始阶段、应用阶段和发展阶段三个阶段。初始阶段是指文件的处理和各种档案的管理。虽然建立了基础数据处理中心，但这些数据的综合开发和实际应用还没有开展。应用阶段是借助Internet技术开发的，通过使用网络技术实现信息和数据的共享以及多方通信。特别是在多部门的单位，可以通过自动化的方式实现数据和各种信息的传输和应用，为办公决策和管理提供更好的数据支持。发展阶段不仅指在硬件建设中使用计算机和打印机等设备，还指在办公中更好地使用各种软件系统，在自动化办公中发挥更好的作用。 1.2 基本特征

办公自动化的发展可以体现在以下几个方面：首先，稳定性。办公室需要处理一些业务，也对整体信息处理能力提出了更高的要求。特别是那些大企业需要实现高负荷办公设备的使用，必须体现出更好的稳定性，从而为办公自动化提供更好的支持。其次，易用性。为了实现办公自动化，我们应该考虑实现办公自动化的目的，降低整体工作压力，增强办公效率。因此，需要保证办公软件和设备的易用性，如确保UI界面的简单性，增强软件的效果。最后，安全性。办公文件或档案信息具有保密性原则，需要保证所有办公信息的安全性，这是办公业务自动化处理的基础，也应该是其基本功能。 2 办公自动化对新时代下办公效率的影响

随着计算机技术在办公环境中的普及逐步深入，总的来说，现阶段计算机技术已经涉及到规划、材料、生产、人力和劳动工资、行政管理等多方面的应用。从规划和管理的角度来看，计算机技术对日常工作规划和管理的大部分好处体现在日常工作规划质量的提高上；能够使用电脑管理和计划日程；它可以实现成本核算的真实性和准确性；计算预期目标，有效规避风险；还可以利用计算机技术对工作中的漏洞进行故障排除。从材料和生产的角度来看，有效利用计算机技术可以实现对材料流通和储存相关咨询的全面控制，维护材料的秩序和稳定；它可以将现有的物资存储信息记录在文件中，实现物资信息的实时修改和查询，减少企业或单位人力资源的浪费。从人类和劳动工资水平，计算机技术的应用对公司或公司员工档案管理提供方便，实时控制所有员工的文件，对于每个员工的生活习惯，研究背景，个人荣誉，就业，爱好专长进行全面了解，记录，对每一个从业者准确定位，以确保能充分发挥自己的价值，减轻企业或单位人力资源管理的


财务负担。从行政管理的角度来看，计算机技术应用在日常办公室管理中，可以提高工作效率和决策的科学性，从而为企业创造更多的效益。 3 办公自动化在办公室管理中的创新措施

毫无疑问，办公自动化的应用可以有效地实现整体提高办公效率和办公质量，以及如何通过办公自动化解决乏味的办公室工作，促进提高办公效率和办公质量，并有效地运用办公自动化已成为目前最大的问题。因此，每个实践者都有必要从实际出发，结合日常生活实践，寻找加强办公自动化实践操作的方法，提高办公效率。

3.1 改革认识，加强培训，促进个人专业素质和专业技能的全面发展

在人们的普遍认知中，办公自动化倾向于固化文档处理、电子邮件通信、计算机打印等概念。然而实际的办公室自动化所包含的范畴远不及此，它涵盖了系统工程学、管理学、行为学甚至社会学等学科在内的多个方面，办公自动化的应用程度已经变成新时代下现代化管理体系重要的评测标准。实施办公自动化，建立快捷方便的办公管理系统，这就要求相关从业人员必须具备更扎实的专业素质和专业技术。落后的专业服务质量既不能满足现代发展的社会需求，也不能满足办公自动化发展的基本条件。特别是无纸化办公模式的普及和OA技术的衍生都需要更高的专业知识，这无疑对从业者的专业技能提出了更高的要求。目前，大多数企业已经进入全网络办公模式的新兴环境，基本的日常办公业务由计算机代替。缺乏对这种新型办公自动化技术的了解和理解，将阻碍工作的进行，限制工作效率的提高。因此，落实办公自动化，其一，需要办公室从业者建立新的思想观念，积极学习新型计算机技术，加快个人职业素养及专业技能的推进过程，观念要与时代发展保持高度一致性。其二，需要树立坚定的发展与服务认知，开展员工技能培训活动，了解并学习自动化办公相关理论知识、技能及法律规定，为自动化办公的顺利进行保驾护航。 3.2 强化科学管理思想

所谓的办公自动化，其实质是计算机技术和通信技术的结合，主要通过仿真分析人类的科学管理理念，进入相应的物理和化学技术，借助计算机和网络的形式科学管理的一种形式，它可以反映科学管理的概念，为了实现办公自动化的终极目标。在实际的过程中，有必要严格要求从业者建立办公室程序科学管理的理念，以构建一个标准化的科学管理框架，和改善安全、严谨和其他相关规章制度框架，从而实现合理协调办公室科学管理和计算机应用技术。 3.3 强化技术创新力度

随着计算机技术的多年积累，办公自动化从最初的文字输入、排版和搜索功能发展到新时期的网络办公系统。在互联网的帮助下，个性化办公系统逐渐形成一个群组办公系统，并在此基础上逐步完善，形成一个庞大的办公系统网络，最终实现办公自动化的蓝图。办公自动化是新时期科学技术发展的必然产物。但与此同时，网络存在安全漏洞，是最难突破的瓶颈之一。如今，商业信息的价值远远超出人们的想象，其保密性也是企业稳定发展的必然要求。面对这种情况，我们必须加强网络环境的防治，抵制各种非法入侵，加强科技创新力度，不断优化计算机技术缺陷，创造更好的办公自动化环境。 结束语

综上所述，企业不仅要在硬件建设中使用计算机、打印机等设备，还要使各种软件系统更好地应用于办公中，从而为各种办公业务的自动化处理提供更好的保障。随着各种办公业务的发展和相关技术的演进，有必要对自动化办公进行技


术创新，以促进办公质量的提高。同时，企业应对办公人员进行业务培训，使其能够正确操作现代办公设备和软件系统。此外，企业还应加强硬件建设，确保文件的安全。 参考文献：

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[3]诸瑛.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].黑龙江科技信息，2016（16）：154.

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