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秘书每天到底在做些什么工作呢
秘书每天到底在做些什么工作呢,让我们先来瞧下面的两个例子。这两个例子中的主人公都就是年轻的女秘书。第一个就是在日本的某外资企业工作的翻译兼秘书;第二个就是日本某公司秘书科的秘书。前者(表1)就是私人秘书,由于她的上司的日程安排很清楚,因此我们将上司与秘书一天的工作用表分列出来。后者(表2)就是集体制秘书,即作为整个秘书科中的一员,可能要协助几个上司(公司的所有领导与秘书科科长等人)的工作,像表1那与上司的工作进行对比有一定困难,所以只例出该秘书的工作流程。由于存在各式各样的秘书,这两个表仅仅
只能作为了解秘书日常工作的一个参考,不能说所有的秘书都就是这么工作。
浏览过表1与表2后,应该对秘书的日常工作有了个初步的了解。秘书工作就就是根据上司的指示去处理那些非决策性工作,包括一些琐碎的杂事,从而让上司能集中精力处理公司重点与长远的工作。另外,近年来个人电脑与日文打字机己越来越普及,对秘书的工作也产生了很大的影响。再来瞧两个表的对比,外资企业秘书的工作与直属上司的工作就是相当密切的,让人觉得她就是在积极地辅助上司工作,就是名副其实的“助手”;而作为日本企业秘书科里的秘书,除了要协助处理上司身边的工作之外,还要做给部门的其她人冲咖啡、打字等很多杂事,让人觉得她与上司的关系不就是那么紧密。由于两个秘书上司身份的不同,她们的工作才会有所不同。第一个秘书必须具备双语能力(一般就是英语与日语),即在工作中根据需要能熟练地使用外语与日语两种语言,并随时进行切换,几乎所有在日本的欧美企业的秘书都就是这样。 附:表1 某外资企业秘书的一天
(大学英语系毕业,己做了一年的秘书工作,直接上司就是公司副经理,外国人) 8:30到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的开关打开,查收E-mail,将传真,信件等分类登记,浇花等
8:45冲咖啡,与上司简短会面,报告E-mail内容,
9:00开始工作(利用耳机)听前一天上司的录音信件并录制,发送信件,复印,接听,转达电话等
10:00对收到的邮件进行分类,将需要上司处理的送给上司 12:00与上司与其她的外国人去外面吃饭
秘书每天到底在做些什么工作呢
13:00继续办公室的工作,接待客人
14:00对收到的邮件进行分类,将需要上司处理的送给上司 15:00冲咖啡,与上司一起商量上司出差时的要订的饭店 15:30完成要发出的文件,录音,整理文件,接听电话等 18:30下班
其她主要工作:复印在外出差的上司发送回来的信件,并向国内外发信,与上司保持电话联系等。上司虽不在,但工作仍然很多。另外,要将文件翻译成英文。如果上司准备宴请客人,那么秘书要为宴会作准备(如时间、地点与费用等等)。此外,还要帮上司办理买的轿车手续、上司的住宅物业管理费自动支付的手续等这样一些工作范围之外的工作。 附:表2在日本某企业秘书科工作的女秘书的一天
(大专文学系毕业 在人事科工作1年后调到秘书科己3年,直接上司就是公司常务董事)
8:00打扫上司的办公室、接待室等房间,查点备用物品 8:30通过闭路电视进行早上碰头会
8:35为上司泡茶,确认当天的日程安排通知秘书科科长在接待室接待预约好的客人 8:50有传真的话,根据上司的指示回复
9:00接听电话,将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录,整理报纸杂志与剪报等等
9:45邮件到达后进行分拣,将紧急的信件与包裹分发给收件人 10:30接待客人,给沏茶等
11:40上司外出,将上司交待的文件打完
12:00午休(秘书科有办公室“午休轮流值班”的制度,但当天轮休,所以与同事外出)
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2023-01-03
