高效制作PPT不可不知的操作技巧

2023-04-30 10:11:13   文档大全网     [ 字体: ] [ 阅读: ]

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高效制作PPT不可不知的操作技巧

作者:范婷婷 罗汝芬 施祥同 董镇 来源:《科学与财富》2018年第01

摘要:信息时代人们用PPT制作教学课件、演示文稿等,但制作速度却很慢,加班制作PPT是常态化事情。本文结合自己制作PPT和使用PPT的经历,谈谈高效制作PPT的一些操技巧

关键词:PPT;操作;技巧

现代信息技术发展突飞猛进,越来越多的教师及演讲者都离不开多媒体技术,PPT便成了当下讲者的宠儿。但由于技巧经验不足,导致在制作PPT上耗费大量精力。本文结合自己制作PPT和使用PPT的经历,总结制作PPT的一些操作技巧,以提高PPT制作效率。 一、软件设置技巧 1、快速访问工具栏设置

Powerpoint操作可将一些常用的功能按钮添加到快速访问工具栏中,这样以后再使用该命令的时候,直接单击即可。具体方法及经验如下:

单击文件--选项--快速访问工具栏--所有命令,或者直接把鼠标放在快速访问工具栏上单击鼠标右键,选择自定义快速访问工具栏--所有命令。之后可以把界面左边的一些常用的功能按钮,如吸色工具、对象中部对齐、对象居中对齐、对象底部对齐、对象顶部对齐、对象右对齐、对象左对齐、横向分布、纵向分布、置于顶层、置于底层、合并形状等添加到右边。这样快速访问工具栏中就会显示这些功能按钮,下次使用的时候直接点击即可。同时,还有对应的快捷键可用,ALT+1可实现快速访问工具栏中第一个按钮对应的命令,ALT+2ALT+3ALT+4等依次后推,这样操作时就省去了到快速访问工具栏上点击的步骤,在键盘上用快捷键即可实现,操作起来非常方便。 2、最多可取消次数设置

在编辑演示文稿时如果操作错误,要返回上步操作,只需点击工具栏中的撤销按钮或快捷键Ctrl+Z即可返回上一步操作,但有时制作内容过多,还未返回到想要的操作步骤就无法再执行撤销命令了。这是因为Powerpoint中默认的最多取消次数是20次,再多就无法继续返回了。其实,Powerpoint中可以将撤销次数最多设置到150次,这让我们在制作内容多的PPT时可以尽情反悔。操作方法:

单击文件--选项--高级--最多可取消次数设置为150次。


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3、加载高效辅助工具

Powerpoint有很多好用的辅助工具可以帮我们更高效的制作PPT,常用的有OneKey Tools Nordri Tools,现在好多人用islid替换了Nordri Tools,可以快速实现一些在PPT中要操作几步才能实现的效果,首先在网上下载OneKey Tools Nordri Toolsislid),右击程序以管理员身份运行,安装后在文件-- 加载项-- 管理-- “COM加载项中勾选OneKey Tools Nordri Tools即可开始使用。 4应用快捷键

将常用的快捷键总结如下:

1Enter--新建幻灯片;Ctrl+M--新建幻灯片

Powerpoint界面的最左侧幻灯片列表区,按下Enter回车键,即可新建一张幻灯片;在Powerpoint界面任意位置,按Ctrl+M也可新建一张幻灯片。 2F12-快速另存为

Powerpoint中,按下F12会弹出另存为对话框,另存幻灯片。 3Ctrl+G--组合;Shift+Ctrl+G--取消组合

PPT制作中,经常会将某些对象组合在一起再进行动画设置等等,这时,可以选中要设置的对象后,按Ctrl+G进行组合,要取消组合可按Shift+Ctrl+G 4Ctrl+鼠标滚轮向前--放大工作区幻灯片显示尺寸 Ctrl+鼠标滚轮向后--缩小工作区幻灯片显示尺寸

5Ctrl+[--缩小文本字号大小;Ctrl+]--增大文本字号大小 6Alt+F5--演讲者视图播放幻灯片 二、PPT操作中常遇问题及处理技巧 1、不启动Powerpoint播放幻灯片

操作方法:打开演示文稿所在的文件夹,单击文档图标选择需要预览的演示文稿,右击,从弹出的快捷菜单中选择显示命令,将以放映模式预览幻灯片,但是并没有启动Powerpoint程序。


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2、编辑PPT的同时在小窗口放映幻灯片

众所周知,想要观看PPT的播放效果,单击幻灯片放映即可全屏播放幻灯片。其实,在Powerpoint中可以在编辑PPT的同时观看PPT的播放效果。操作方法:在PPT编辑模式下,按住“Alt”键的同时,单击PPT右下方的幻灯片放映按钮,即可实现小窗口放映模式,并不影响PPT的编辑,这样便实现了编辑、播放同步进行,便于修改。 3、取消播放制作好的动画效果

有时给PPT制作了很多动画效果,结果领导说取消动画,数十页的动画效果一个个去删除太浪费时间,PPT中可以一键取消所有动画效果的播放。操作方法:点击幻灯片放映--置幻灯片放映对话框下勾选放映时不加动画即可。值得注意的是此操作只是不播放动画果,并没有将动画删除,同时并没有禁止切换动画的播放。 4、快捷进入编辑幻灯片母版模式

制作PPT时,有时需要进入母版里进行总体设置的操作,通常单击视图选项卡--幻灯片母版。此外,还有更加快捷的进入方式:在PPT编辑模式下,按住Shift键的同时,单击PPT右下方的普通视图按钮,即可实现。 5、嵌入字体

当我们使用特殊字体时,保存幻灯片一定要记得嵌入字体,否则在其它电脑上播放时会出现字体丢失现象。操作方法:点击文件--保存--将字体嵌入文件。但有时有些字体无法嵌入,这时就需要把字体拷出来,到演示电脑上安装了。 参考文献:

[1]王国胜.PPT实战技巧精粹辞典[M].中国青年出版社,20141月北京第1. [2]杨臻.PPT,要你好看[M].电子工业出版社,20121月第1次印刷.

[3]王树欣.如何使用PPT制作出高质量的教学课件[J].信息系统工程20141220 [4]白辉平.浅谈PPT制作的十个技巧[J].科学时代,2011年第17

作者简介:范婷婷(1984.11)、女、海军陆战学院、510430、讲师、大学本科、主要研究方向教育技术。


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