财务电子档案制度

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会计档案管理制度



1、目的

为加强集团及所属各公司会计基础工作管理，保证会计档案的安全和完整，根据《会计法》及相关规定,结合我集团的实际情况,特制定本制度

2、范围

本制度适用于集团本部及集团所属各公司

3、职责

3.1 财务部门

3.1.1制定档案归集、装订、备份、借阅、销毁相关规定和制度

3.1.2严格按制度规定执行会计档案的归集、装订、备份、借阅、销毁工作

4、方法和过程控制

4.1会计档案分类

4.1.1会计凭证类：包括自制的原始凭证、自制原始凭证汇总表、记账凭证、凭证附件及其他会计凭证等

4.1.2会计账簿类：它包括总分类账、明细分类账、现金及银行存款日记账、辅助账簿，其他会计账簿等

4.1.3财务报告类：月度、季度、年度或不定期财务报告、管理报告、预算分析报告、各种财务分析报告等，包括会计报表、附表、附注及文字说明等4.1.4其他类：包括银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，税务申报资料，发票存根，收据存根，财务管理制度，财务审计报告，验资报告，会计电子档案,以及其他应当保存的会计核算专业资料 4.2会计档案的归集、装订和备份

4.2.1会计凭证的装订；每月上旬财务结账后，由核算会计负责归集和整理会计凭证，于月底之前将上月凭证装订存档,按年月顺序立卷，每月连续编号4.2.2财务报告的装订；财务报告编制完成并报送后，留存的报表按月装订成册并于月底之前存档

4.2.3会计账簿的装订；会计账簿一年打印一次，每年5月31日前把打印完的账簿按科目类别装订成册存档

4.2.4财务数据的备份；各公司信息管理部门应每日将财务信息化数据备份,每半月一次将备份数据刻录光盘，于次月初交财务部档案管理人员存档 4.2.5其他财务资料的存档

4.2.5.1审计报告和验资报告的归档；审计报告和验资报告从会计师事务所取得后，各公司总帐会计负责将审计报告与验资报告原件交本公司财务部档案管理员存档，另交一份（原件）至集团财务部存档备案。 4.2.5.2财务管理制度的归档；集团财务部门或各公司财务部门发布的制度、办法、操作手册、作业流程指引等，在正式发布后，财务部档案管理员需将发布的上述文件按发布先后顺序登记存档

4.2.5.3银行存款余额调调节表，银行对账单的归档；资金管理部门每年装订成一册，按月份顺序装订完成后，于次年一月底前汇总移交至财务部档案管理员存档4.2.5.4税务申报资料


的归档；每月纳税申报后，税务管理人员将当月的纳税申报资料装订成册，按月顺序将一年装订成一整册，于次年一月底前汇总移交至财务部档案管理员存档

4.2.5.5会计电子文档的归档；重要会计电子文档定期备份，每年刻录成光盘，次年一月底以前提交财务部档案管理员存档4.3会计档案的保管

4.3.1会计档案保管的责任人：财务部档案管理员（专兼皆可）

4.3.2档案室：各公司应设立专门的财务档案室对会计档案进行管理；如果公司设有专门的公司档案管理室的,年度内的档案可临时保管财务部，跨年度的会计档案应移交至公司档案室保管

4.3.3会计档案管理人员应按档案类别、档案存放地、时间顺序等建立档案清册，以便查阅。同时，应执行档案保密和保管安全等方面的规定，严防毁损，散失或泄密

4.3.4档案室应选择在干燥防水的地方，远离易燃易爆物品，应备有适当的灭火器材；室内应经常用消毒药水喷洒，保持室内清洁卫生，以防虫蛀

4.3.5设置归档移交登记薄、档案清册、档案借阅登记薄，并严格借阅登记流程。

4.3.6会计电子文档、会计信息化档案要注明形成档案的时间与操作员姓名，注意防潮、防磁、防尘，定期检查，定期复制，防止介质的损失4.4会计档案的借阅

4.4.1外部借阅会计档案；当外单位借阅我公司会计资料时，应持有单位正式介绍信，经财务负责人和单位领导人批准后，方可办理借阅手续

4.4.2单位内部人员借阅会计档案;内部人员借阅会计资料时，应经部门负责人和财务负责人批准后，方可办理借阅手续

4.4.3无论是外部单位或是内部人员在办理完借阅手续后都应认真填写档案借阅登记薄，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚4.4.4借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换

4.4.5会计档案一般不得携带外出或复制原件;如有特殊情况，须经单位负责人和财务负责人批准后方能携带外出或复制原件

4.4.6借出的会计档案，档案管理人员要追踪按期如数收回，并办理注销借阅手续，保证会计档案资料的完整性4.5会计档案的保管期限

4.5.1会计凭证类：15年（其中：银行存款余额调节表和银行对账单为5年）4.5.2会计账簿类：15年（其中：现金和银行存款日记账为25年）4.5.3财务报告类：月、季报为3年；年报为永久

4.5.4其他类：发票存根为5年；会计移交清册为15年；会计档案保管清册为永久；会计档案销毁清册为永久；验资报告和审计报告为永久4.6会计档案的销毁

4.6.1会计档案保管期满，需要销毁时由各公司档案管理部门提出销毁意见，汇同财务部门共同鉴定、严格审查、编造会计档案销毁清册

4.6.2集团所属各公司销毁保管期满的会计档案时,须报集团财务部,必要时,集团财务部可派人监销

4.6.3会计档案销毁，须报公司领导批准后方可执行

4.6.4销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁时公司档案管理部门、财务部门及审计部门共同派人监销；销毁后，经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查

4.6.4保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷保管并注明；建设期的档案不得销毁

5、检查和考核


5.1本制度所规定的内容和要求均为会计基础工作检查和财务工作质量考核的内容，集团财务部负责对各单位会计档案管理情况进行定期或不定期检查5.2本制度执行过程中产生的异议和纠纷，由集团财务总监仲裁，特别重大问题由集团总裁仲裁

6、支持性质量记录表格

6.1《会计档案归档移交登记簿》 6.2《会计档案清册》

6.3《会计档案借阅登记簿》

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