万科集团网上报销系统成功案例

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万科集团网上报销系统成功案例

闭上眼睛，描绘一下传统的财务人员，你眼前会出现怎样的情形？是整日埋头在一堆单据中，眼圈发黑加班加点为你计算出差补贴的人？还是对着计算机屏幕，机械的重复录入凭证的人？是为了统计费用报销情况，全体总动员分析报表的人？还是整日奔波在银行和企业之间办理交割的人？

再闭上眼睛，描绘一下传统的财务报销流程，是不是"首先拿着一堆发票和报销单先来到你的直接主管--某经理的办公室让他过目签字，然后又来到另一栋办公楼且位于最高层的总经理办公室忐忑不安地请总经理批复，好不容易过了两关，最后只要总裁大笔一挥就是你大功告成的时候，却得到了总裁外出的消息，最后只有漫长的等待……"。 睁开眼睛，看看e时代的新生活吧。

INTERNET在改变一切，通信、网上的飞速发展冲击着公司的生产作业方式，对企业运作带来革命性的改变，也推动企业财务的事务处理和管理模式走向网上化。

在传统的财务报销方式中，公司与供应商的往来，公司与银行的交割，公司与员工的内部计算都是基于桌面进行的，依赖大量的纸面单据和手工签字。这种日常运作方式代表着传统的财务管理观念和模式，使得财务管理在空间上限于一地，在时间上无法实时进行，工作效率也处在较低的水平，并且作业量大，对员工和财务人员的压力巨大。这种方式已越来越不能适应公司高速发展和我们的高效工作方式。以纸化报销单为介质的传统费用报销模式，使财务人员不得不面对其日益暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题日趋严重。

1、员工报销时间漫长。手工报销模式下员工为处理报销需多次找领导进行签字，并直接到财务进行报帐，大量占用有效工作时间。

2、单据签批占用领导大量时间。

3、财务工作量巨大。员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，又要审核业务审批流程，最后才能编制记帐凭证，输入会计信息系统。

4、资金支付滞后，对帐困难。在传统的银行支付手段下，资金支付受审批流程和银行处理速度的双重制约，严重滞后于业务发生。同时，大量的资金支付带来了大量的银行对帐工作，财务人员工作负荷大，且出错率高。

面对上述问题，怎么才能找到一个行之有效的解决办法？南京万科置业有限公司的财务人员深刻的认识到，传统的财务处理模式必须改变。利用最新的IT技术E化财务工作已是当务之急。 让我们看看南京万科置业有限公司是怎么做的。

面对市场的激烈竞争，针对公司原有报销管理中的种种缺陷和不足，通过详细的调研和周密的论证，南京万科以网上报销作为财务网上化的起点，2004年5月份，开始全面实施安财网上报销系统，对内部费用实现了网上财务报销，实现了网上财务系统在办公领域的典型应用。

目前南京万科的网上借款、报销采用Excel格式的电子单据，简单易用，根本不用员工拿着笔一张张地填报销单了；在网上填完电子单据后通过南京万科的内部局域网你能实时的把电子报销单发到领导的计算机里，在领导以数字签名方式进行签批之后，报销单就直接发送到了公司的财务部门，看到领导的签字，财务出纳就会点击电子报销单上的"确认"，这时实际报销金额就会被直接划拨到员工的银行卡，在位于南京的任何角落的ATM提款机上，员工用银行卡就随时能拿到报销款了。会计人员看到确认付款后的单据，系统会自动完成与金蝶帐务系统的连接，凭证就自动生成了。 网上报销系统的实施，在南京万科形成了多赢的局面。

对员工来说，实现了对报销流程的实时了解，再也不用时刻关注领导的情况去奔波了，及时的报销也对公司的效率更有信心了。同时也减少占用员工有效的工作时间。

对经理来说，可以随时随地的审批，再也不担心不期而至的报销单打断自己的工作了，而且不论身处何地，即使是千里之外都可以及时的查询部门的报销情况和已经支出的费用，预算执行情况更透明了。 对财务人员来说，实现了自己的网上化梦想，再也不会录入枯燥的千篇一律的凭证了，再也不会为查询某项费用而痛苦了，财务人员的工作方式发生了根本改变，可以真正实现财务工作的移动和在线办公。轻点鼠标，一起搞定。

同时，从整个公司的角度来看，网上报销系统的实施将促进公司内控制度的建设。就控制环境而言，网上报销系统的实施使经理可以从繁重的原始单据审批中解放出来，更加关注公司内部控制流程和预算执行。这种管理理念、风格和管理控制方法的改变将有效的优化公司的控制环境；就会计系统而言，财务人员通过网上单据和原始单据的审核，实现对票据合法性的控制，更好的实现会计系统确认并记录所有真实的交易以及及时充分地描述交易的功能；就控制程序而言，控制程序是由为了合理保证公司目标的实现而


建立的政策和程序组成的，网上报销系统严格的交易授权、明确的职责划分、严密的凭证和记录控制，将进一步完善公司费用报销和审核的控制程序。

网上报销系统是把传统的报销制度从信息流、物流和资金流上进行了变革。

信息流：员工进入网上报销系统，在系统的报销模板上填好费用支出项目、金额、原因，系统发送邮件提交经理审批，经理通过数字签名完成业务审批。

物流（票据流）：员工将原始单据进行归类粘贴，投进办公室的"财务报销单据箱"，财务部会有专人定期审核结算。

资金流：财务部根据网上报销系统批准的单据完成审核，通过网上银行将款项注入员工的银行卡，员工可以直接到城市的任何一台提款机上提取报销款项。

南京万科网上报销系统只是财务网上化的起点，我们的财务管理工作要适应万科高速发展的需要，要实现万科"持续的增长和领跑"的核心价值观，就必须全面面向网上时代，积极应用电子网上技术成果，实现财务的网上化集中管理，构建高效率的、跨越时空限制的、动态实时的财务管理办法和实现手段，彻底实现财务由桌面向网上的转变。具体而言要实现财务管理空间、时间和效率三个方面的改变。空间上使得财务管理更加从企业总部走向企业全部，从企业内部走向企业外部（全国、全球）。时间上使得会计核算从事后达到实时，财务管理从静态走向动态。财务管理时空的改变也带来财会工作介质和工作方式的改变。无论是空间还是时间上的改变，本质上都极大地延展了财务管理的能力和质量，使财务管理达到原来不可企及的水平。

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