浅析学籍档案电子化管理系统的优劣性

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浅析学籍档案电子化管理系统的优劣性

作者：张曙丽

来源：《办公室业务》 2018年第2期



文/南京外国语学校仙林分校 张曙丽

【摘要】学籍档案是记录学生在校期间学习、生活及社会实践等多方面客观、真实的记录，反映了每一个学生不同阶段的具体情况，是学生成长历程的见证资料。随着计算机和互联网技术在学籍管理中的广泛应用，学籍档案资料及管理工作逐步走向了电子化，合理、正确地运用学籍档案电子化管理系统进行管理和应用学籍电子档案，是学籍档案管理工作发展的新趋势。

【关键词】学籍档案；电子化；管理系统；优劣性

学籍电子档案管理系统是基于传统文本学籍管理经验，融合计算机技术和互联网技术，贯穿建立电子档案、档案更新、合理管理到充分利用，信息共享全流程的电子化管理。它帮助实现学籍档案管理从传统的纸质管理转向计算机网络化管理，管理效率显著提高。

一、学籍档案电子化管理的必要性

当代世界的竞争归根结底是人才的竞争，而学校是人才培养的摇篮，学籍档案是学校招生、教学、管理、学位授予以及就业企业选择人才的依据，完整的学生学籍档案、优秀的内容表现，是学生今后就业，国家各级组织选拔、任用、考核的一项重要凭证，有着不可替代的作用。

随着计算机技术和互联网技术的飞速进步，“互联网+”成为了新的发展动力，在学籍档案管理工作上也不例外，从中央文件到教育部牵头落实，再到各地高校的执行，学籍档案电子化革新的大浪潮已经来临。教育部提供网络平台和相关系统的管理运营费用，要求学校在指定的网络平台或学籍管理系统上，完成每一个学生的电子学籍注册和管理，这样可使学籍电子信息后期查询更加便捷，管理和分类更为科学化，信息能通过网络针对特定需要进行公开化、透明化。

二、学籍档案电子化管理的优点

（一）减小了学籍管理人员的工作量，管理更为高效。档案系统研发和组建时期比较费心费神，学籍电子化管理系统应用后，可快速实现学籍电子文本的编辑、保存和更新，管理人员从分类、查找、增添等方面的档案管理工作量大大减少，管理更加科学、高效。

（二）易于保存，便于查询。档案会跟随一个人一辈子，传统的纸质档案会因为年数太久，引起纸张的泛黄、字迹模糊甚至因为一些外力因素，如虫子的撕咬、人为的管理不当等造成档案损伤。电子学籍档案则不需要面临以上问题，改变了信息的承载介质，可保存在网络空间内或选定的光盘、硬盘中，且可快速多次备份，提高了资料保存的安全性，同时更加易于保存，且可以通过搜索或索引功能快速查询所需资料。学籍档案保存实现了网络存储和通用性很强的光盘存储，存储费用低、容量大，档案保存、维护成本低，寿命长，读取速度快。用户或管理者可根据需要，灵活进行下载或权限修改，使利用达到更高层次。

（三）容易完成学籍信息转递工作，转递档案方便、安全。一个学生从小学、初中到高中到大学甚至走入社会，他必定会进行多次升学转校，在学生进入新学校、新阶段学习生活时，他的学籍档案也必须跟着一起转入新学校。由于学生各个阶段的毕业或转学的时间短且集中，传统纸质学籍档案的转递工作量大，涉及学校广、参与人员多。学籍档案电子化管理系统的应

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