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加强信息沟通,减少工作误差,提高工作效率
世界之博大、精深,远非人类之力可以轻松掌握,更惶论一国、一区、一代、一人?所以,世界信息之沟通,就显得非常重要。信息沟通,是个人主观世界迈向宇宙客观世界的重要渠道和桥梁。
然而,在现实生活中,经常出现由于各种各样的原因,特别是沟通主体不明确,使人们沟通不到位,信息不畅通,误差频出,效能低下。 那么,到底应如何明确沟通主体呢?我认为应从四个方面进行明确: 一、谁需求谁沟通。这是明确沟通主体的第一要则。谁对现实世界有信息需求,谁有不解,谁有困惑,自然是谁负责沟通。所谓求人办事,自己的事,当然必须自己主动。比如,在单位我们需要车辆去市区办事,当然是我们自己向车辆调度部门沟通要车。我们需要某个部门提供数据或图表,当然是我们自动主动去沟通。自己不去沟通,别人连你的需求也无从知晓。所以,谁需求谁沟通,当是明确沟通主体的第一要义。我想这一点应无异议。
二、谁接收谁传递。我们在现实生活中,经常会作为传话人的身份出现。传话人,当然就是沟通主体,当然是谁接收信息谁负责传递信息,沟左通右,联上通下。特别是像办公室等一些部门,负责着上传下达、沟通左右、联络内外的职能,是信息的枢纽地、集散场。当信息以电话、传真、电邮、特快、信笺,甚至QQ或MSN即时信息等形式发送过来时,我们
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就要及时、准确地进行传递,否则就会贻误时机,出现误差。再举一例,在当前行政机关、企事业工作运转中,为规范管理,防范风险,许多事务的处理都有必要的流程和环节,环环相扣,链链相衔。在每个流程和环节,我们既要接好球,又要传好球。只有我们既接了好球,又传了好球,终端才有可能射好门。
三、谁经办谁反馈。现实的世界经常是互动反馈的过程。当领导交办给我们工作,或别人托付给我们事情时,我们在办理过程中,对进展情况、矛盾困惑要及时进行反馈,以便对方给予解释指导,或及时调整策略,推动工作或事情继续进展。但是,现实中,经常有领导对下属抱怨,对交待的工作不汇报不沟通,需三遍五遍地催办,否则事态进展无从掌握,甚至延误事情办理。
四、谁监管谁督办。如果按照上述三条,明确了沟通的主体,及时有效地进行沟通,很多事情都能得到很好的推进。但是,这个世界,因沟通不到位,经常出现“不和谐”的景象。这时,就需要监管者给予全程督办,纠偏导正,使事物继续沿着正常的有规律的轨道前进。在一个团队中,领导经常就起着监管督办的作用。
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