高校学生档案信息化管理的探究

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高校学生档案信息化管理的探究

作者：徐小敏

来源：《现代职业教育.高职本科》 2016年第2期



徐小敏

（晋中师范高等专科学校，山西 榆次 030600）

［摘要］针对高校学生档案管理中存在的问题及原因进行了梳理，提出高校学生档案信息化管理模式，通过这一模式的探究，结论为高校学生档案管理工作应立足信息化背景，从管理意识、管理体制、管理服务等多种角度探求高校学生档案信息化管理的新模式。强化档案管理意识，提高档案管理水平；深化档案管理体制改革，统一档案管理标准；健全档案信息化管理系统，满足档案管理需要，以供档案管理机构和人员参考借鉴。

［关键 词］高校学生档案；信息化；管理

［中图分类号］G647 ［文献标志码］A［文章编号］2096-0603（2016）04-0138-02

高校学生档案包括了学生上学期间到学生毕业各个方面的信息，具体包括：从学生入学以后学生每个学期的成绩、学生的政治表现、学生的思想道德情况、学生奖惩情况、学生奖助学金的取得情况、学生的实践情况、学生毕业信息等。这些信息在不同的高校档案收集中可能会有所差别，但基本的学生档案信息都有，并且大多数学校采用纸质档案进行管理，但是这种纸质管理方式和社会发展越来越不相适应。高校学生档案信息化管理就是基于这样的社会要求出现的，本文就高校学生档案信息化管理存在的必要性进行了深入探究。

一、高校学生档案信息化管理的基本内涵及其意义

高校学生档案信息化管理是指依据《档案法》和《高等学校档案管理办法》，采用现代信息技术的手段对学生在校期间的信息进行建立、收集、整理、归档，旨在满足高校查阅和社会服务的需要。

高校学生档案信息化管理有利于科学、高效、合理地管理学生档案。科学的学生档案要建立在对《档案法》正确的理解和具体的实施过程中，依法管档，依法建档要具体联系高校学生的实际情况，形成各自特色的高校学生档案管理系统。而高效合理管理学生的信息必然要通过现代信息技术来完成，做到高效运行和合理布局，克服传统档案管理手段和方法的低效率和多失误。

高校学生档案信息化管理有利于服务社会。高校学生规模的扩大和流动性增强，学校的搬迁和合并等，需要对学生的个人信息进行快捷的更新和管理。而传统的高校学生档案管理早已跟不上这种快节奏变化，更难满足社会的需要。而高校学生信息化管理恰恰能弥补传统档案管理上的不足。

二、高校学生档案管理中存在的问题及原因

从各高校学生档案管理基本情况来看，学生档案管理存在的问题较为普遍，大致有以下几个方面：

（一）高校学生档案管理意识淡薄


尽管《高等学校档案管理办法》第五条，明确指出高校档案工作由高等学校校长领导，将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展作为校长的主要职责。但是高校学生档案信息建设和学校其他工作并没有实现同步发展，重教学轻管理，重科研轻管理成为档案管理工作的观念之伤。如，学生档案管理没有配备专门人才，大多数由教师兼职管理。高校评估往往只是注重教学质量的评估工作，对学生档案管理没有足够重视，这也间接造成学校领导对学生档案管理的忽视。

（二）高校学生档案管理体制混乱

高校学生档案管理工作大多数由学生处承担，然而涉及的学生信息却是多方面，多部门形成的评价结果。如招生就业指导处、教务处、后勤处、财务处、学生所在学院（系）、党委和团委等部门都会形成学生的信息处理结果。然而，这种部门分割也造成了学生信息收集方面的障碍。这种粗放式的管理体制便成为高校学生档案管理中的体制性障碍。学生档案的建立、收集、整理、归档缺少统一标准，造成档案填写不一致，材料不齐全，审核不严格，接收不规范，甚至出现学生档案丢失的情况。

（三）高校学生档案管理信息化程度低

高校学生的档案管理传统的大多采用纸质形式来管理。手工处理很难避免出现差错，就算事后更正也无法保留档案的原貌，而纸质保存需要具备一定的条件，然而有的高校没有专门的学生档案室，造成学生档案查阅和传递混乱，一旦出现意外情况，后果不堪设想。就在网络信息化的今天，有的高校也只是单机归档，无法实现学生档案信息共享，无法满足用人单位的需要。

三、高校学生档案信息化管理的有效途径

传统的高校学生档案管理模式已经无法适应现阶段的工作需求。在科技飞速发展、社会多元化的今天，高校学生档案管理工作应立足信息化背景从管理意识、管理体制、管理服务等多种角度探求高校学生档案信息化管理的新模式。

（一）强化档案管理意识，提高档案管理水平

高校学生档案管理工作是高校管理工作中的一项重要工作。要想提高学生档案管理工作的水平，首先要从思想上引起足够的重视。学生档案与学生的学业、就业、前途紧密相连。做好学生档案管理工作，从某种程度来说，就是对学生的高度负责。如在学生档案管理中，出现学生档案丢失的情况，就会形成学生与学校的冲突，给学生造成很大的心理压力。而高校学生档案信息化管理可以有效地化解矛盾和压力，弥补纸质档案丢失造成的不良后果。其次要加大资金投入。学校领导要招聘档案管理专门人才和网络信息维护人才，做好有关档案管理人才的培训，划拨专门资金购买计算机和开发数据库，在配备充足的设施基础上，建立一套适合本校学生档案管理信息体统。现在好多高校有专门的网站，专门的数据入口，所以可以尝试在高校数字网络平台的基础上与学生档案管理系统实现有机融合，减少开发和维护的成本。

（二）深化档案管理体制改革，统一档案管理标准

高校学生档案管理中的条块分割造成了学生档案管理的混乱，究其原因就是档案管理体制混乱，没有一个固定的档案管理流程和统一的管理标准。首先学生档案管理要有专门机构总负责，负责学生档案的收集、整理、归档，其他部门要给予积极的配合，制订相关的学生档案管理制度和操作流程，便于统一管理。哪些是应该作为档案保存的，哪些是作为一般资料保存或留存的，都要分门别类细化。要有专门的档案管理人员和专门的网络维护人员，会操作电子数据管理系统，制订相应的操作规范，明确授权范围，以便于保护学生个人隐私。同时，网络维


护人员要做到尽职尽责，做好系统的稳定良好运行，及时更新学生个人信息，以便于对学生进行动态管理和服务用人单位及社会的需要。

（三）健全档案信息化管理系统，满足档案管理需要

健全的档案信息化管理系统，既是学校发展的需要，也是社会发展的要求。现代大学制度的建立集中体现在学校的现代化理念上。现代大学理念势必要突破传统思维方式和粗放型的管理形式。学校培养的人才素质怎么样都会在学生的档案中表现出来。学生档案管理方式的先进与否，直接体现了学校的管理水平和管理理念。因此，学校的发展不能只看学生的成绩，学校的招生规模，学校的科研水平，还要关注学生身心全面发展，关心学生的未来发展。另外，社会对学生的素质要求、衡量标准往往要参照学生在大学期间的各方面表现。学生档案管理是否规范，是否便捷，是否安全，都将成为社会对学生和学校的评价。健全学生档案信息化管理系统，则能满足学校发展和社会发展的需要，更能增强学校的综合能力，提升学校的对外形象。

总之，学生档案管理工作已经成为学校发展的一个瓶颈，单靠学生毕业时，各部门临时突击收集、整理和归档，这种停留在纸质档案管理的传统方式已经落伍，远远不能适应现代大学发展的要求，需要学校领导给予积极的关注和支持，同时要转变和创新管理理念。高校学生档案管理工作是一项对个人、对学校、对社会都非常重要的社会活动，承载着高校档案信息化建设的重要使命。档案管理的信息化需要紧跟时代步伐，探索新模式，实现高效率且高质量地为领导决策提供服务、为用人单位提供信息、为人才开发及学生个人发展提供机遇。

参考文献：

盛磊.高校学生档案信息化管理初探［J］.兰台内外，2015（2）：58-59.

本文来源：https://www.wddqxz.cn/f09393e712a6f524ccbff121dd36a32d7275c728.html