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办公用品采购及管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强对行政行政采购活动的管理和监督,合理申购与领用,节约办 公费用,
特制定本管理办法。
第二条 本管理办法适用于公司各部门。
第二章 管理细则
第三条 归口管理部门:采购由公司行政人事部按审批权限实行按需采购制度,
公司行政人事部负责公司管理各部门的采购, 财务资产部分别进行核算 与实施监督。
第四条请购程序:
(一) 日常办公用品请购:由行政部在每月初根据各部门库存状况分别编 制“请购单”,直接财务资产部审核批准后实施采购。 (二) 特殊办公用品请购:如需对日常办公用品目录之外的办公用品进行 采购,由使用部门在每月初报送“请购单”(突发请购可特殊处理,但需提 前3天申请,
给予一定的采购时间)。
(三) 如因开展单个项目,如:招标会议、大型活动、人力资源培训等, 请购数量较大时,除在单项预算中对办公用品预算作出单独说明外,在 请购或领用时须单独填制请购单或办理领用手续。
(四) 除日常办公用品外的其它请购单的报送流程: 各子公司报送流程:公司各部门第一负责人 公司行政部一公司财 务部 公司常务副总经理 返行政部; (五) 请购单的报送时间:各部门每月第一个工作日报送到行政部, 行政 部汇总后报送财务部,财务部审核后于当天报送常务副总经理,返集团 行政部(遇节假日顺延),经集团行政部负责人复核确认后于三个工作 日采购到位。 (六) 所有请购单需注明“品名、单价、数量、金额”等内容,不得随意 涂
改。
第五条内部管理:
(一) 办公用品领用时间为全天。各部门、公司员工根据每月申请及实际 工作需要至行政部领用办公用品。 (二) 所有员工对办公用品必须爱护,厉行节约,杜绝浪费,禁止贪污, 降低消耗费用。办公室用品只能用于办公,不得移作他用或私用。 (三) 行政部负责办公用品管理;做到办公用品齐全、量足质优、库存合 理、开支适当、用品保管规范。 (四) 办公室用品管理一定要做到干净、清洁、注意安全、防火、防盗、 严格按照规章制度办事。
第六条收发管理:
(一)验收:
米购人员按请购单的要求进行米购后, 应将米购物品、米购有关发票 及有效票据协同请购单交予办公用品管理人员进行核对,并办理入库手 续,办公用品管理人员应核对采购物品数量、质量 (是否符合请购要求), 填写入库单(入库单采取订本式、一式三联、且连续编号),入库单应详 细填写品名、单价、数量、金额。三联单一联存根联、一联采购员、一联 记账联)。
所有入库单均应有验收人、 采购员两人签字。 办理入库后除存根联外 其他二联均交予采购员作为费用报销原始凭证附件。 所有办公用品采购均需办理入库手续。 (二)领用:
所有办公用品领用均须办理领用手续; 领用时均需在行政的领用登记本 上签。
行政领用登记本需有“领用日期、品名、单位、数量、单价、金额、部 门负责人签字领用人签字”等内容。
领用人领用日常办公用品,按附件 2“办公用品领用规定”办理;特殊 办公用品的领用遵循“谁请购、谁领用”的原则。
文印室公用耗材领用由文员办理领用手续,由行政部门负责人签核。 部门负责人对领用真实性、合理性负责, 行政文员对领用真实性、合规 性(是否超出领用标准)实施监督, 对存在质疑之领用可以拒绝并向上级领 导报告。
各部门办公用品领用的费用统计以领用登记本的内容为依据。 (三)采购借支与报销:
采购员借支实行备用金制, 采购回后及时办理入库并到财务报销, 特殊 情况可酌情另行借支。
在办理入库手续后,采购员应将采购发票及其他有效票据连同入库单 (记账联)、请购单交予财务费用会计审核。针对采购未完之请购单,费用 会计审核时可根据入库单情况在请购单上作已报销标志, 并将请购单退回采 购员。
财务核算与监督:费用会计在审核采购报销凭证时, 在编制记账凭证时, 应将入库单抽出单独留存, 所有已入库采购物品均先计入 “材料物资”科目, 当月材料物资增加额应等于当月入库单金额合计。 费用会计根据文员报送的 “办公用品领用汇总表” ,对当月入库、领用进行核对,必要时可对期末库 存进行监盘,核对无误后, 费用会计根据部门费用统计表填制当月部门办公 用品领用分摊凭证,如借:营业费用—办公费用 - 营销中心,贷:材料物资。 由于各部门费用统计是根据各部门各品种领用数量 *计划价格(固定)进行 核算,而财务材料物资是以实际成本入账,所以应定期(季度)按期末库存 *计划价格计算结果与材料物资余额比较,将价差视同消耗转为费用。 第七条 行政台账管理:
(一)建立各子公司库存明细表;
(二)入库分开,入库单以各子公司区别,各子公司有各自一本入库单; (三)报销分开,除公用文印资料无法分开外。
(四)针对员工领用,如对非消耗品,可重复使用物品应建立个人台账,员工 离职时应办理退还手续(作负数领用单) ,如同品种部门再领回可不重计部 门费用,如该部门内部已调剂使用,部门负责人应确认已收回。
(五 )办公用品管理文员应在月终作统计核算(核算期间为当月 1 日-31 日),
于次月 2 日前公司完成 “办公用品领用汇总表” 和“办公用品库存明细表” “办公用品领用汇总表”交公司行政部送所属各部门负责人对相关费用签 收确认后,将签收后的汇总表于 4 日前交公司财务部和公司总经理一份备 档,“办公用品库存明细表”直接交公司财务部;将两份总表报送财务部。 第三章 附 则 第八条 本管理办法的解释权归集团行政部。
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