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轨道交通业应用EAM系统对财务管理的影响
作者：蔺海燕
来源：《经营者》 2017年第10期
摘 要 近年来，我国城市轨道交通业发展迅速，运营线路呈网络化发展。作为资产密集型产业，诸多城轨企业应用资产管理信息系统（EAM）对企业资产进行全生命周期的精细化管理，提升资产管理水平和运营生产效率。其中，物资管理模块是重要的组成部分。EAM 系统的推广和应用，促进了财务人员由物资核算向物资管理职能的转变，实现了财务与业务活动的有机融合，有利于企业防范风险，合理配置资源，争取最大的经济效益。本文主要简述城市轨道交通业应用EAM 系统物资管理模块对财务管理带来的主要影响。
关键词 轨道交通 资产管理系统 运营物资 财务管理
一、资产管理系统（EAM）物资模块应用
经过多年的信息化发展与实践，多数城市轨道交通企业建立了以资产管理系统（EAM）为核心，包括资产前期管理、运营管理、维护维修、更新改造、报废清理的资产全寿命周期管理的一体化信息平台，不仅实现了财务管理与业务运作的信息协同，而且实现了资金、资产、技术的规范管理和高效运作，降低了维护与维修成本，提高物资周转率和资金周转率，加强了企业的核心竞争力。资产管理系统（EAM）在物资管理的申报、采购、验收、仓储、发料、供应商管理等环节中应用信息化手段实施过程控制，实现物资与核算的规范管理和信息共享。目前，广州地铁、郑州地铁、西安地铁等诸多城市轨道交通企业基于企业资产管理战略目标，搭建了资产管理一体化管理信息平台，以企业资产管理系统（EAM）为核心，将存货核算与物资管理有效结合在一起。
2017年，青岛地铁EAM 系统正式上线。结合青岛地铁资产管理需求，形成了一套科学、完整的设备资产和物资编码体系及设备资产结构树，为采集运营设备基础数据提供技术支持，固定资产的保值、增值奠定良好的基础条件。通过对设备设施管理工作流程信息化管理，实现对设备生命周期中的设备基础信息管理、物资采购计划管理、物资库存管理、设备维修维护管理等综合管理的一体化资产管理平台。
二、资产管理系统（EAM）物资管理模块对财务管理的影响
物资核算业务是企业财务核算的重要内容，其核算工作量大，反映物资信息的及时准确性要求高。EAM 系统物资模块上线，实现了物资模块与财务系统的无缝对接。系统将物资的入库、出库及结算业务与财务系统存货核算业务自动结合，准确、及时、高效地处理财务核算业务，使会计核算工作规范，会计数据信息真实，满足了财务精细化管理需要。
（一）实时掌握物资动态信息，便于财务核算
EAM 系统物资模块上线后，物资采购计划、入库、出库、调拨（线路间）、退库、退货及盘点，保留了业务操作的原始记录，任何系统操作均留有痕迹。50多种大类、上万种的物资编码均与物资核算明细科目一一对应，物资部采购的每一项物资，要与采购计划、采购预算和采购合同一一对应。物资部对到货物资完成验收后，依据取得的发票，采购员录入系统发票信息，完成合同金额的校验匹配。针对物资入库、出库、调拨、库存状况，财务人员可以实时查询，
随时掌握上万种物资的动态信息。各类物资报表均由系统自动生成，财务人员依据核算需要实时导出报表数据，保障了财务人员物资核算的及时性和准确性。
（二）掌握物资消耗规律，便于财务成本管理
EAM 系统物资模块上线为财务管理提供大量的统计分析数据。根据国家轨道交通协会公布的2016年18家地铁指标体系数据显示，生产维修费的平均占比为12.50%，其中修理用备件消耗为主要维修成本构成。轨道交通运营设备系统数量庞大，种类繁多，涉及通信、信号、供电、空调通风、给排水、消防与灭火系统（FAS）、环境与设备监控系统（BAS）、自动售检票系统（AFC）、电扶梯、屏蔽门、结构、线路等设备设施。设备的日常维护和故障维修均需消耗备件，摸清这些备件的消耗规律，对科学制定物资采购计划，合理保持物资库存量，编制物资消耗定额很重要。
EAM 系统物资模块设计满足了这些需要，将维修工单记录与物资消耗关联且一一对应。生产部门实施维修作业中需要消耗的物资，均在维修工单申请时添加相应的物资领料信息，反映了设备预防性维护及故障性维修中使用的物资数量，真实、准确地反映了运营维修成本。通过工单的物料管理，可以将多年的物资消耗情况进行统计分析，针对这些物资消耗记录，财务人员可以掌握物资消耗规律，提出降本增效改进建议，进而提高成本管理水平。
（三）进行过程控制，防范采购和存货财务风险
EAM 系统物资模块对物资的采购和库存风险进行过程控制。首先，通过科学的采购流程设计由系统控制的采购活动，确保资金安全及采购效益最大化。其次，通过对物资流转进行内部控制，确保存货账目与实际相符。
1. 采购计划控制。从编制物资需求计划开始，各需求部门分别按线路在系统中提交需求申请，物资部根据系统记录的库存量、历史消耗数据、最低库存量和最高库存量，进行综合平衡后，确定最优采购计划数量，经过管理部门审核后，报需求部门分管领导审批，最终生成物资部的采购计划，从源头上完成了采购的合理性、必要性及效益性的过程控制。
2. 采购订单控制。物资部生成采购计划后，明确采购方式和采购预算项目。采购员实施已经审批的采购计划，签订采购合同，将合同信息录入系统生成采购订单，关联系统中相应的采购计划，系统可以即时查询采购计划的完成状态。物资部仓储员依据采购订单，对到货物资进行接收和检验，在系统中对采购订单的到货情况进行确认。此时，系统进行采购预算执行和到货率等KPI 指标的过程控制。
3. 发票信息校验。物资部生成采购订单，物资到货验收入库后，采购员将发票信息录入系统，对采购订单与验收入库的数量、单价进行校验匹配，确保物资结算信息准确无误。财务部依据系统生成的物资入库单和采购订单检验表及审核匹配的发票等资料进行货款结算，保障资金支付的安全性。
4. 采购预算控制。“凡事预则立，不预则废。”系统的采购申请具有预算录入功能，根据采购计划和采购入库总金额进行预算控制，没有预算或超出预算均不能提报需求申请。预算控制的期限和控制的范围均可设定，预算使用情况可以实时查询。系统录入经审批的年度预算后，系统自动将完成的采购计划进行累计对比，当部门采购计划累计金额超出原定预算时，系统提示超预算提醒。系统支持自动更新预算执行百分比、实际执行预算金额信息，方便财务人员进行预算执行差异分析。
5. 库存盘点控制。运营物资种类繁多，数量庞大，物资流转的环节多，物资仓储管理难度大。为保障账面资产与实存资产核对相符，物资部仓储管理员定期进行物资盘点，包含月度盘
点、年度盘点和临时抽盘，财务人员依据需要参与监盘。物资部依据盘点计划在系统中创建盘点列表，实施盘点后在系统中输入盘点结果，系统自动生成盘点表和盘点差异情况表。系统保存记录盘点结果及盘点人、复核人、监盘人、盘点时间，全面反映资产的安全性和完整性。
三、结语
EAM 系统应用对实现业务与财务融合意义重大。以信息化手段为支撑，实现了会计与业务活动的有机融合，推动了财务管理职能的有效发挥，增强了企业员工对EAM 系统的了解，让EAM 系统更好地应用于企业财务管理，提高企业管理水平。
（作者单位为青岛地铁集团有限公司运营分公司）
本文来源：https://www.wddqxz.cn/eee12868c9aedd3383c4bb4cf7ec4afe04a1b123.html
2022-12-07
