会计档案管理办法

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会计档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强公司会计档案的管理工作，使会计档案更好地为财务会计核算和业务经营服务。根据《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》以及财政部《会计档案管理办法》的有关规定，结合财政部、国家档案管理办法和公司财务管理的实际情况，特制定本办法。

第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料，是记录和反映业务的重要资料和证据。

第三条 公司财务人员必须依照本办法的规定进行会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁工作。

第四条 会计档案是公司的重要档案之一，公司财务部、总裁办公室共同负责对会计档案管理进行业务指导、监督与检查。

第二章 会计档案的保管

第五条 公司财务每年形成的会计档案，都应按照归档的要求负责整理装订成册。当年的会计档案在年度终了后一年内可暂由公司财务安排专人保管，期满后，由公司财务部编造清册移交公司档案室登记归档保管。出纳人员不得兼管会计档案。 第六条 公司财务对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。存放会计档案的场所做到防火、防盗、防潮、防霉、防蛀。严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损和泄密。

第三章 会计档案的借阅、借出

第七条 保存的会计档案应为本单位各项经济事务的发展提供便利。因业务需要调阅会计档案，应积极配合，但要严格办理调阅手续，调阅手续必须经财务负责人批准同意，未经同意擅自向他人调阅财务资料的，依照公司规定处理。 第八条 保存的会计档案不得借出，如有特殊需要应向外单位提供会计档案，经财务负责人批准后可以提供复印件；如内部审计需要借出的会计档案原件的，应在会计档案出借登记簿上登记档案的名称、数量和借出、归还的时间。档案存在各公司财务部的，由财务档案保管人员负责登记；档案存在档案室的，应由档案管理员负责登记。借出的会计档案不得拆散原卷册，不得拆封和抽换。

第四章 会计档案的保管期限

第九条 会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的3年。 第十条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、会计帐簿、辅助帐簿、会计移交清册保管期限


为15年，其中现金和银行存款日记帐保管期为25年。 年度财务报告（决算）包括文字分析保管期为永久性。 月、季度财务报告包括文字分析，保管期为3年。 会计档案保管清册、销毁清册、保管期为永久性。 银行余额调节表，银行对帐单保管期为5年。

第五章 会计档案的销毁

第十一条 保管期满的会计档案，需要销毁时，由财务部提出销毁意见，会同总裁办公室共同签定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经公司财务负责人批准，并报经税务机关查验后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条 按规定销毁会计档案时，应由总裁办、财务部共同派员监销。 第十三条 监销人员在销毁档案以前，应当认真进行清点核对，会计档案销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告财务部总经理。

第六章 附 则

第十四条 凡违反本办法的行为，将依据公司制度相关条款予以处理。 第十五条 本制度由公司财务部负责解释。 第十六条 本制度自发布之日起实行。

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