应付账款管理规定

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应付账款管理规定

第一条 为了加强应付账款的管理，防范经营风险，保障资金安全，保证应付账款的准确性和有序支付，维护企业与供应商的良好合作关系，维护企业信誉，特制订本规定；

第二条 本规定适用范围为上海XXXXXX有限公司；

第三条 应付账款是指企业因购买材料、商品和接受劳务等经营活动应支付的款项。应付票据、其他应付款参照执行；

第四条 应付账款的管理部门为财务部和采购部，财务部负责账务处理，采购部负责款项支付；

第五条 企业应建立供应商档案。供应商基本信息包括：供应商全称及编码，付款或账单地址，800免费电话和热线，折扣期限，最大最小采购额度和信用额度；供应商选定标准、评价规定和资格确认；

第六条 供应商选定标准、评价规定和资格确认参考因素：实地考察，生产设备，工艺流程，生产能力，技术水平，质量管理，服务水平，反应能力，价格水平，按时交货，供货周期，合作历史，信用评级，后期服务等；

第七条 供应商档案管理应专人负责，要限制主要供应商档案的查阅权限和修改权限，防止欺诈操纵；

第八条 企业应限制供应商的数目，增加每一家供应商的购买数量，从而增加采购谈判获得折扣金额的砝码；

第九条 采购业务发生后，采购部要立即将有关单据交给财务部，以便及时进行账务处理。尽量避免或减少由于货物流转与单据流转不完全同步、造成账务处理不及时而产生财务信息的时间性差异现象，这将有助于同供应商对账，提高应付账款账龄分析的准确性；

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第十条 财务部门必须根据采购部的采购单、供应商提供的验收单、供应商开具的原始发票进行三项核对，审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性和正确性，确认应付账款；

第十一条 应该使用原始发票作为付款凭证。如果丢失增值税发票，要到税务局补办。要注意补办后，原丢失的发票又找到了，可能出现重复支付和欺诈性支付；

第十二条 付款周期开始的时间，以货物装运后由供应商开出发票为准。供应商提早开出发票和送达发票时间均不作为付款期限开始计算；

第十三条 在付款前，采购部必须确定供应商已列入经批准的供应商名录或数据库中。对于未列入数据库的供应商必须按政策予以确认；

第十四条 严格遵守与供应商达成的付款期限，维护企业信用等级和名誉。在现金流量没有问题的情况下，争取折扣期内付款获得折扣，使公司利益最大化；

第十五条 企业按照合同规定预付的款项，在预付账款核算。不要因简化核算，将预付的款项直接记入应付账款的借方；

第十六条 企业收到了没有订购的货物，要立即通知供应商，然后就将货物退回；企业收到了从来没有经过授权的、第二个同样内容广告的发票要求付款的，这是广告欺诈，坚决不予理会；

第十七条 财务部每月编制应付账款账龄分析表，分析资金安排和使用的合理性，并交给采购部安排有序支付。重点关注银行存款余额调节表和应付账款期末借方余额是否存在重复付款、多付款等错误支付的现象；

第十八条 应付账款对账，首先要审核对账手续，是否有领导签批。供应商只提供余额无明细账目的，不予对账；非财务部门提供对账资料的，不予对账；多年无业务往来的供应商提供的对账资料，无加盖公章或财务专用章的，不予对账；如果供应商余额较小，企业就要调低应付账款余额，请供应商在对账单上签

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