研讨会筹备流程

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研

一前期准备

讨会策划

1、 市场调研（客户资料收集） （1） 目标客户查找 （2） 电话拜访 （3） 上门拜访 2、 会议分工

会议应视情况明确设定秘书组、会务组。 （1） 秘书组

其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的准备及准备会议上需要的调查问卷，并协助会务组做好相应工作。 （2） 会务组

其主要任务是负责会议会务工作，包括： A、 发放会议请柬；

B、 负责签到等级，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等； C、 迎送、接待主持人，负责食宿安排； D、 支付各类费用； E、 财务结算 3、 会议通知

A、 请柬发放，会议流程单需注意说明会议内容、参会人范围、会议地点、时间、乘车

路线及会务组联系人电话。

B、 通知发出后及时确定相关人员是否收到并统计参会人数、姓名、植物、性别等。 C、 提前一周邀约客户，并将邀请结果报至客户管理部处，提前两天再次提醒，确保到

会率。

4、 会议材料准备

A、 领导开幕词 B、 会议议程 C、 主持词 D、 公司宣传材料 E、 会后调查问卷

5、 会场布置

▼根据报送的到场人数确定会场布置（会场椅数小于到场参会人数）。

▼会场布置应提前完成，悬挂条幅，试调灯光、音响、会议全部所需用品：电脑、投影仪、无线麦克、实验用品等。

▼会前签到台，签到本（笔记本），指示台、胸牌，确认并于会议前一小时进场迎宾。 ▼准备活动现场所需的所有碟片，开场前音乐不间断播放。 ▼活动参与人提前彩排，熟悉会议流程。 A、会场布置形式

会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。 B、座次排列

除嘉宾位置以外，其他位置按照先来后到的顺序排列，如果需要分组，就在各组俺先来后到的顺序排位。


C、桌签、胸牌

桌签、胸牌是与会人员身份的标志。既充分体现对该座人员的尊重，同时有清点人数的作用。桌签、胸牌应为空白，上面主要内容可在与会者签到后现场填写，以保证姓名、职位的准确性。 D、会场环境

根据会议的内容酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。还应留意会场是否具有安全出入之通道。 E、灯光音响

须由专人腐恶、灯光需柔和，影响及话筒须在会前调试正常，话筒数量应根据会场座位摆放及发言人束的多少而定。 F、桌上摆放物品

主席台需摆放会议材料，（必要时准备了记录用笔及笔记本等）。

准备好茶水、矿泉水等物品。在桌上防止笔记本、笔以及企业宣传材料。在摆放时应排列整齐，摆放没关。

会场外设置休息区，休息区要放置水果，茶水，咖啡等物品。 G、应提前联系好摄影及摄影人员，全程记录会议过程。 6、其他注意事项

A、会务人员要做好会议几率宣读及其他事项的咨询、提醒等工作；

B、会务人员应根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，并做记录；开课前20分钟、5分钟向会务组报告未到人员情况。 C、会务人员应引导主席台人员或重要嘉宾就座。

D、应注意参会人员的就做情况，会场前排尽量不要空座。 E、统一会务人员服装。 二、会间组织与服务阶段

1、会务人员提前一小时到达会场，反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料奋发。

3、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

4、维持好会场秩序。会议前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场：提醒参会人员在会间关闭手机或静音。

5、安排专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。

6、会务人员须随时观察并领会主席台领导的示意，做好临时安排的各项工作。 7、秘书组做好摄影、摄像及会议记录等工作。 三、会后

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品 2、组织人员送参会者离开

3、会后进行会议总结，进行效果评估，把实际的活动效果与计划预期的活动效果进行对照，从到访客户数量、现场秩序、品牌提升、可请改善等方面进行分析。通过把效果量化进行分析评估对活动计划和执行进行检讨，以便更好地策划和执行下一场客户活动。 会务人员安排：

会务总指挥：（1名）负责整体调整各部工作 主持人：（1名）负责会议主持。

会议接待：（3名）负责顾客参会接待、签到、奖品发放及会后签章、咨询。 会场布置组长：（1名）会场整体氛围及音响、茶水等。 会中道具配合人员：（1名）负责各节目的所需物品。

会场纪律维持人员：（2——3名）负责会议期间会场纪律的维护。


（会议开始后，会务接待人员转为会场服务人员。） 会务人员岗位职责： 一、迎宾工作职责与规范

设门口迎宾2人——男女各一名：电梯入口一名，电梯出口一名，共计4名。 统一问候语：请问您是来参加XXXXXXXX会的么？这边请！

1、 确保在客户还未进入会场前感受到公司的朝气和规范，以及温暖。 2、 确保没一个客户都能够在我公司员工的问候中顺利到达会场。

二、签到处工作职责与规范

两到三人负责签到工作，一人负责胸牌及桌签的书写及发放。 统一问候语：早上好！请到这边签到！ 您好，您在这里签上贵公司名称及您的姓名。 您好，这是你的参会证，请您带好，祝您愉快。

1、 确保胸牌、桌签及时准去的书写和发放； 2、 确保每一位客户带好胸牌； 3、 确保客户资料的准确搜集与保管； 三、场内引导的工作职责与规范

三人负责场内作为的引导（从签到处到座位处） 统一问候语：您好，这边请！ 1、 确保将同类客户安排至一桌； 2、 确保会议期间的场内秩序； 3、 确保物资及礼品的发放。

四、主持人工作职责：场内气氛的活跃，嘉宾及公司领导的介绍等。 五、音响师工作职责：会议期间音乐给公司介绍短片的播放。 六、录像师工作职责：会议期间的全程跟踪拍摄及照相。

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