【#文档大全网# 导语】以下是®文档大全网的小编为您整理的《会务协调工作与安排》,欢迎阅读!
会务协调工作与安排
1. 会议组织工作头绪繁杂, 环节较多;每个环节之间互相关联、 互相影响,一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。 因此很讲究总体协调与安排, 必须建立一套有效的指挥调度系统, 并且明确岗位责任。 必要时应列出详细的任务分工表, 人手一份, 以备检查和落实,及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、 会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏 导、医疗急救、电力保障等。工作人员不仅要熟记本岗职责,还 要对整个会议通盘了解,胸有全局,发现问题及时通气汇报,互 相补台,共同唱好一台戏。会议的领导者要瞻前顾后,把会议所 涉及到的问题想全、想细、想具体,想到万一。
2. 会务工作的总体协调分为内部协调和外部协调,内部协调又 分为纵向协调和横向协调、 动态协调和静态协调。 就具体协调而 言,在会前准备阶段, 会议的领导者和会务部门在会议时间的安 排上,要考虑到准备工作的时间是否充裕, 不充裕就要考虑推后 召开。同时要注意具体会议时间( 包括会中的分组会以及大会中 的其他会议 ) 的确立、时间长短是否有益于与会者到会、认真听 会和会会之间的衔接等等。 对于会议地点的安排, 除了要考虑环 境好坏、大小、桌、椅是否够用等条件外,还要考虑会中小会和 分组讨论会的地点 (会场)安排与协调。 对于与会人员的协调, 主 要是考虑好与会人员的代表性、 典型性问题。 关于议题的合理安 排与协调也很重要,这上问题将有专门论述,这里从略。作为会 议领导者和会务部门在会前准备中还要注意各专业方面的协调 与配合,注意与会外供电、供
水等有关部门的外部协调。在会议 进行过程中,会议领导者和会务部门尤其要做好协调工作要实行 集中领导,做到统一安排、统一部署、统一指挥、统一行动。要 求各部门既要做好安排内的工作, 又要有全局观念,注意与相关 工作和全局工作的衔接和配合。会议领导者要多查多看多想,及 时发现问题,随机应变,妥善协调矛盾,化解问题,确保会议按 照议程顺利进行。作为会务人员,必须坚决服从领导,听从指挥。 不得自作主张,各行其事。要把自己的工作目标和会议的目标统 一起来。要把会中服务工作看成是既有分工、又有互相联系、互 相制约、互相依存,并且处于运动状态的有机统一体。既要清楚 自己在会中担负的职责,又要了解会议服务的总体要求, 既要相 对独立地进行工作,各负其责,又要密切协作,主动配合,步调 一致地进行工作,以便充分发挥整个会中服务系统的作用。
本文来源:https://www.wddqxz.cn/e1dd345f322b3169a45177232f60ddccda38e65a.html