商务接待

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商务接待流程&标准

一、目的

为规范商务接待流程，为来访宾客提供更好的接待服务，提升企业形象 二、范围

适用于公司各种接待工作及相关部门 三、管理

客服部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报客服部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、客服部协调的重要接待，应至少提前2天告知客服部。 四、计划和准备

4.1 制定接待计划 a.

了解接待及来宾信息，如接待时间、地点、来宾人数、来宾职务、风俗习惯、逗留日期、目的和要求等。 b.

确定接待规格，包括接待规模的大小、接待人员身份的高低，以及接待费用的多少。 c.

选择接待形式，根据接待对象、任务和要求的不同，选择引见式、会见式、座谈式、陪同式、迎接式、协办式等不同形式。 d.

安排接待日程与人员，根据接待的时间、规模、形式做好行程安排以及接待人员的调配和安排。 e. f.

编制接待经费预算

完整的接待计划或方案完成后应呈给领导审批

4.2 确定接待重点和细节 a. 工作步骤

做好来宾迎接工作，确保接待工作有一个良好的开端

工作细节及要求

确定来宾规格 来宾规格对应接待规格，事先应明确来宾身份、地位和对被访

单位的意义

根据来宾身份或活动意义，确认是否需要事先安排宣传人员，负责报道


根据来宾要求意见，协助办理预订、预购往返车船或飞机票 根据来宾身份和工作内容，双方商定具体的活动日程，并将日程安排印发有关领导和部门执行

迎接工作

提前了解来宾的身份及到达的车次、航班、时间，安排相应职务人员接站、接机。如第一次见面，应准备醒目的接站牌，写上来宾姓名

根据需要，安排来宾用车和接待工作用车，安排规定标准内的住宿及饮食

根据实际情况安排有关领导及接待人员到车站、机场或者活动场地入口迎接

陪同来宾

座位安排应遵循“右为上、左为下；后为上，前为下”的原则，来宾坐车辆后排右位，陪同领导后排左位，陪同职员坐副驾驶 陪同来宾前往活动现场或协助来宾办理入住手续，介绍相关的服务和设施设备，并将活动日程安排以及相关资料送给来宾



b.

做好行程安排工作，确保接待的关键环节不出问题

工作内容及要求

确定好日程活动类型，预订活动场地、器材，安排好陪同及接待人员

明确时间和地点，以电话或书面形式通知来宾

布置活动场所，调试设备，根据人员身份安排座位，准备好桌签

确认参观路线或活动流程，

通知相关人员或单位准备好交流材料，组织好相关情况介绍、现场演示等各项工作

如有宴请安排，需再做菜系、菜品安排

迎接来宾

提前到达活动场所，检查现场卫生状况，检查设施设备状态 迎接人员应至少提前半小时到达现场，至少提前十五分钟在入口迎接来宾

工作步骤 活动前准备


陪同的职务人员需介绍主宾相互认识

引导人员要引领来宾到达活动地点，按路线参观或按指示入座

c.

做好来宾送别工作，确保接待工作取得理想效果

工作内容及要求

如协助来宾订购返程车船、飞机票，应提前一天与来宾确认日期、时间、目的地是否正确，是否有变动

确认来宾离开的准确时间，安排陪同人员与来宾一同前往车站、机场

组织人员欢送

对重要来宾或友好访问、交流团，可组织人员在门口列队欢送

安排有关领导或接待人员至车站、机场或码头送别



4.3 制定接待费用预算

制定接待费用预算时应明确接待规格，不得超出标准，避免不必要的铺张浪费。接待费用预算应包含以下几点： a. b. c. d. e. f. g.

住宿和饮食费用，包括来宾和工作人员的餐饮及宴请费用 劳务费，包括接待方工作人员的加班费及外包工作人员的费用 工作经费，包括场地租用费、场地布置费、办公用品费及资料费 交通费，包括租车费、燃油费及过路过桥费 纪念品费，包括为来宾及参会人员发放纪念品的费用 宣传及公关费用

其他费用，包括不可预知或临时产生费用

工作步骤 确认来宾离开的准确时间

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