档案归档流程

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档案归档整理流程

一、收集

收集工作作为档案管理的第一个步骤,由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用,目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限;

1、文件判断;文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定,首先需要与各单位进行沟通和深入调研,根据实际情况划定合理的归档范围;

2、期限期限;根据文件的使用频率,重要程度等划分对应的保管期限,根据不同的保管期限进行相应的管理,主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上; 二、分类

归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分,应对照表格对于收集文件进行类别的划分; 三、编制页码

注意编制页码的时候不漏页、不重页,案卷封面、卷内目录、备考表不编页码,卷内文件在右上角开始标号,从“001”开始,遇有正反双面在反页左上角标出; 四、装订

用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订,避免生锈腐蚀文件; 五、排序

对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列; 六、档号标识

对于排列好的文件依次标出档号,做到不重复,不断号,保持档案编号的


自然连续性; 七、着录

着录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,着录是为了满足检索查找提供利用的需要; 八、装盒

即同“组卷”,将具有相同联系的文件放置在同一盒子里,对于案卷盒子进行编号;

案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表,案卷封面反映文件内容,备考表则对于案卷组卷情况进行说明,包括案卷包内容,日常使用、变更情况,组卷时间,组卷人和审核人等;案卷封面置于文件前面,备考表置于文件之后,二者不进行页码的标识; 九、打印目录

包括卷内文件目录和案卷目录,注意按照文件的保管期限进行区分汇总;

十、编制检索工具

对于准备好的各类目录进行整理,编制目录汇总表,提供日常利用;

档案归档整理流程图



收 集

收集应归档的文件材料

齐全完整

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