档案馆电子档案管理的思路与策略

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档案馆电子档案管理的思路与策略

作者：张翔

来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第7期



文/昭通市档案馆 张翔

【摘要】当前计算机在各行各业得到了广泛应用，档案馆中形成大量电子档案，通过计算机来存储、记录、查询与利用，有利于发挥出电子档案的价值。但是档案馆电子档案管理中受到泄密、操作不当等因素影响，导致电子档案容易出现人为破坏、病毒感染和资料丢失等问题，不利于对电子档案的科学化与规范化管理。本文将结合档案馆电子档案的特点，提出具体可行的管理思路与策略。

【关键词】档案馆；电子档案；管理思路

档案馆电子档案主要记录在磁带、光盘和磁盘等载体中，通过代码形式生成，并利用计算机系统存取文件。电子档案的形式有电子书、电子邮件、电子表格和电子图片等，其优势非常明显，大大减少了档案存储空间，也为今后的查询与利用带来了便利。但是档案的电子化也有很多问题，其信息容易被篡改与窃取。对此档案馆要重视电子档案管理工作，不断转变工作方法，提升电子档案管理效率。

一、档案馆管理电子档案的特征

第一，电子档案具备独立性特征。档案馆电子档案主要通过计算机网络实现传递，存储位置并未固定下来，存储环境、利用载体经常出现变化，不过其内容与信息形态相对固定。第二，档案馆电子档案利用计算机实现存储与利用，在软硬件设施、操作系统上有着较强的依赖性。在计算机的支持下，才能完成对电子档案的制发、存储、分类和归档。第三，容易发生安全隐患。电子系统内档案主要通过计算机完成，因为互联网登录较为便捷，他人容易修改和复制电子档案，可以快速变更原电子档案，且不会出现处理痕迹，不利于电子档案的有效管理。若是原材料缺少备份，传递时计算机硬盘系统发生故障，将出现档案丢失与受到破坏等问题。

二、档案馆电子档案管理的思路与策略

（一）转变观念，增加资金投入。档案馆要对电子档案管理的重要性有充分的认识，将其纳入单位管理的重要位置。档案馆要注意人员的合理配置，安排专人负责管理电子档案，对电子档案实行标准归档，保证可以随时随地查询档案资料。为了让电子档案管理工作高效开展，档案馆还要将各项现代化设备配置齐全，如尽快购置计算机、扫描仪等，并定期增加相关软件，这需要领导重视程度，在资金上加大投入力度。此外，为了提升电子档案管理的一体化和网络化水平，档案馆也要注重开发与之配套的应用软件体系，要注意组织技术力量进行开发，或者是购买适用于本单位的电子档案管理体系。

（二）完善电子档案管理制度，提升标准化水平。档案馆在制定电子档案管理制度的过程中，要做好以下几点措施：第一，对文件管理与电子文档作出统一管理，这是由于电子文件属于电子文档的基础内容，需要在基础上做到操作的规范性，才能让电子文档更加准确与真实。第二，档案馆要在档案管理体系中纳入电子档案前期收集、整理等工作，让档案资料在收集与整理时实现规范性与统一性的提升。第三，档案馆要建立专门的电子档案检测部门，对电子档案接收之前需要严格检测，这样可以保证电子档案的原始性与真实性。此外，档案馆为了提升电子档案现代化管理水平，还需要采取标准化管理方法，应该从实际电子档案管理工作出发，明确制定相关标准，在具体工作中严格执行。这样电子档案管理才更加标准化，为后期的利用创造良好条件，能够将应有的价值与作用发挥出来，促进档案馆进一步发展。

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