高校会务工作标准化管理初探

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高校会务工作标准化管理初探

作者：栾蔓 古燕

来源：《现代企业文化》2019年第22期

中图分类号：G40-058 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-101-01

摘 要 高校在各个领域都是可以进行人才培养的一个机构，而且是各个学科进行学术研究的机构。会务活动是学术研讨和教学过程当中一个不可或缺的载体，在我们现阶段的情况之下，高校的会务接待范畴已经不仅仅局限于高校本身的交流，更多的是一种国际间的大型交流活动。而这些大型交流活动举办的场所一般会选择该领域具有一定知名度的高校作为会议的举办地，所以对于主办方或者承办方来说，只有能做好会议接待工作才能够体现整个高校的水平高低，因而，一套完整的会务流程系统对于整个高校会务工作的标准化管理来说就有着很重要的意义。本文以天津大学为例简要介绍了筹备会议各个阶段的工作，并做了相关总结。 关键词 高效 会务工作 标准化管理

天津大学会议接待中心是一所集会议、客房、餐饮、出行为一体的综合服务场所。作为独立法人单位，中心下属5个经营实体，业务横跨卫津路和北洋园两个校区。客房由108间增加到136间，其中高端接待套房有5间，餐厅能容纳300人同时就餐。今年还将增加茶室、西餐区和贵宾包房，供校领导的高端接待使用。 一、会前筹备阶段 （一）会议方案的制定

在设定会议方案的过程中，要明确会议的名称、会议的时间、会议的地点、会议的主要内容、会议的出席人员、会议的文件材料、会议的宣传海报、整场会议过程当中的食宿安排等。在制定会议方案过程当中一定要考虑整个方案的可操作性和操作难度，因此我们要坚持复杂程序简洁表述，简单问题慎重对待的原则来进行会议方案制定，只有当方案经过审核之后，我们才能够召集相关单位进行协调会议的召开，并且对于各项工作进行分配。 （二）会议通知的起草与发布

我们在会议方案制定之后，就需要对于相关人员进行会议通知，在通知的过程当中需要告知会议的名称、主要的承办单位、会议的主要内容、会议相关人员的报到时间以及相关的注意事项等。通过会议通知才能够让参会人员了解会议的信息，为参会人员提供更多的信息渠道。发布会议通知要做好三个方面，首先就是要及时的将通知提前的发布，从而保证参会人员有充


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足的时间进行会议准备，第二就是准确的发布会议的通知，保证会议信息准确无误，最后就是要保证通知的文字要条理清楚，言简意赅。 （三）落实参会人员

我们在会议通知发布下去之后就要进行时间安排，與参会人员进行协商，并且做好登记，协调处理。向领导汇报会议相关的事项，并且要帮助演讲稿或者主持稿的起草。接着就是要通知其他的参会人员根据实际的参会情况汇总参会人员名单，适当的调整会议的进行次序以及相关的食宿问题等。 二、会中服务阶段 （一）安排会议报到

我们在进行会议前首先需要进行会议报到，这一环节主要是核实所有参会人员的身份，发布会以及相关的证件以及相关的文件材料，参与报到的工作人员要热情周到。 （二）组织会场服务

因为会场比较大，所以会场内的一些设施需要仔细认真检查，如果有问题需要及时安排后期人员进行维修，遇到一些特殊状况应该立即向上层领导汇报，最大程度的减少对于整个会议的影响。提前需要将会议的整个过程交予音响师，从而把握整个会议的节奏，此外还还需要提醒工作人员及时的为参会人员提供茶水。 （三）会议值班与秩序维护

在会议召开的过程当中，会场的秩序是非常重要的，期间可能有一些突发事情的发生，也会有一些临时性的问题出现。为此要安排专门的人进行会议值班，在进行会议值班的过程当中场内和场外都要有相关的人员专门负责，从而保证好整个会场的秩序。 三、会后总结阶段 （一）送站

按照相关的接待要求，师生不得在车站码头进行迎送活动，所以主办方要及时的根据参会人员的行程，安排相关的车辆进行接送。 （二）总结归档


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我们在会议进行结束之后，需要将所有的会议文件进行整理和总结，将材料进行装订，包括录像录音等资料，要做好备份，从而确保整个会议的文件可以保留下来。 四、会务工作的意义

不断完善一站式会议接待服务体系，全方位服务于学校师生，将他们从繁杂的会议准备和服务工作中解脱出来，全身心投入到科研教学工作中，为他们排忧解难；充分借助社会资源，助力学校在老校区以外的环境召开会议的会务服务工作。将无形的会议以跨越时空的方式嫁接到接待中心以外的接待场所；以我们专业的服务和对学校工作的熟悉度逐步代替社会会务公司，完成我们承接的每个会务工作的从筹备到财务报账的全流程。真正做到与“双一流”高校相匹配的“一流”会议接待服务。 五、结语

会务接待工作是围绕整个会议来进行的，接待工作须要全方位的进行安排，所以说我们要在任何一个环节都要考虑仔细，从而避免会议当中出现意外情况。为此我们要确立一个科学的标准化流程，从而全面规范地做好各项准备工作，有序地推进整个会议的进展，减少在会议当中出现的失误，使会务工作更加科学化、规范化、具体化、高效化。 参考文献：：

[1]岳法家.高校会务工作标准化管理初探[J].人才资源开发，2016（16）：108.

[2]李泳思.浅谈高校办公室如何做好会务工作[J].办公室业务，2019（01）：179-180+182.

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