电子档案管理和传统档案管理利弊分析 刘毅琳

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电子档案管理和传统档案管理利弊分析 刘毅琳

摘要：我国信息技术在不断发展，很多的领域都在不断进步，这是时代发展的要求，社会要变化，就要对信息技术详尽了解，档案事业也应该不断创新，要将档案管理与信息技术相结合，这样就可以将档案事业向着高层次发展，电子档案逐渐取代了传统的纸质档案，让档案变得更加安全，电子档案管理与传统档案管理的不同之处就在于管理方式上的变革，使用信息技术进行档案的管理，让档案事业发展的更好。在档案管理发展的进程中，科学合理地提高档案管理水平十分重要，因此应充分了解电子档案管理和传统档案管理的特点，分析两种管理方式的优点和缺点。文章对此进行了深入细致的分析和探讨，以期为相关人士提供一定的参考和借鉴。

关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊分析

近年以来，随着我国电子信息技术的不断发展和完善，办公条件的自动化和标准化正在不断进行完善。同时，现代计算机技术和通信技术在办公上发挥着越来越重要的作用。从本质上改变传统办公条件，从而更好地实现了办公上的自动化，但是，可能会对企业机构的内部档案管理产生巨大的影响力，为此，针对当前电子档案和传统档案管理方面的共同点和不同点进行分析，希望能够更好地为建立更加完善的档案管理出一份力。在当前的电子档案管理中，电子档案管理主要是在社会生活中形成的，充分利用计算机盘片和磁盘等一些化学磁性材料为平台的文字资料，当然，其中也包括是电子文书和电子信件以及电子图纸等等方面。 但是，电子档案与传统的档案管理有着非常大的区别，电子档案管理必须要通过复杂的编码和解码过程，才能进行相应的处理。同时，这也可以进行相应的复制并且存储在不同的介质当中，利用者只是需要获得相应的使用权，就能够随时查阅相应的电子档案中的各种信息。 1电子档案与传统档案管理上的共性

表面上看电子档案与传统的档案管理方式完全不同，但事实上，这两种档案的管理方式是存在一定的共性的。电子档案与传统档案都具有原生性。而且电子档案与传统档案具有一样的价值形态，甚至变化的规律都极其相似。电子档案的信息同传统档案的信息一样不可与其载体分离。事实上，电子档案的形成也是源自于原始的纸质档案，它们都是真实的历史记录。

它们最大的共性莫过于都是档案，必然都会拥有档案的一般性和特性，其不同之处简单来讲就是载体的不同。电子档案是将信息数字化，它有着对设备的依赖性，必须满足其运行条件。而且它并非是直读的，信息也有其共享性。这些因素都直接或间接地导致了电子档案的收集和整理变得复杂，其保存的时限也受到了限制。电子档案在开发使用的初期，由于此类技术还不够成熟，所以必然会存在一些不安全的因素，这就更加大了电子档案工作开展的难度。

档案管理的基本原理是相通的。电子档案管理方式在充分继承了传统档案管理的基础上，再利用技术条件进行一系列的整合与改进而形成的，可以说它是档案管理工作的一个新里程。电子档案在服务的方式和质量方面都较之原始的方式有所提升，是这个电子的时代对档案管理工作的全新的诠释和体现。

电子档案较之传统的档案管理方式更扩大了信息的资源。由于电子档案的信息环境的容量与现实相比也要大很多，所以更容易将各地各类可收集的档案都纳入其中，以方便随时使用。利用资源的共享还可以达到互助互利的效果，极为方便利用。档案需求者还可以利用电子档案调出实体档案的所在地、所处位置然后


直接获取，也较之原始的找寻方式更为快捷便利，这也是电子档案与传统档案管理工作的完美结合。

2 电子档案与传统档案的差异

从管理理论这个角度考虑，对于传统档案管理，原件的作用很大，很多时候必须要有原件才具有法律意义，而电子档案结合其自身条件，原件已经没有什么作用；从管理技术方面考虑，传统档案对文件发挥作用（包括形成、实施等）的具体情况不作为管理条件，它只重是否具有长期保存的价值，一旦文件完成自己的作用，便对它进行收集等步骤进行保存。而电子文件则要跟踪整个文件从开始到结束所有过程，同时也对其中参与人员记录。

从设备上来讲，传统档案需要有库房、装具等就能满足，而电子档案进行管理过程中一定得是在原来已有的技术设备上展开。

从保管方式上，电子档案存储的载体是硬盘和电子光盘，在长期的存储和使用过程中，硬盘和光盘会逐渐老化，同时由于计算机和现代技术的不断更新，载体的老化将导致档案信息的失真，档案的正确性和可靠性降低。传统的档案管理在一般情况下，不会出现档案信息丢失的问题，并且具有纸质备份。同时，由于无需网络的参与，因此不会受到病毒入侵的威胁从管理标准上讲，传统档案管理多为经验之谈，也就是通过对以往的总结作为标准，而电子档案管理讲过程中，这些原有的标准基本都不适合了，因此需要探讨出一个新的电子档案中各种管理标准、法律法规等。

3电子档案管理的利与弊 2.1 电子档案管理的优点

2.1.1 电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展

无纸化的办公模式是电子档案管理的一个特色，在很大程度上降低了纸质文件的使用数量。制造纸张的原材料是树木，档案管理所需的纸张少了，所需的树木也会随之减少，因此有效改善了树木砍伐的状况，保护森林资源。此外，笔墨、订书钉、曲别针等工具是纸质文件的必备工具，随着纸质文件数量的减少，对于这些工具的需求也必然有所降低。

2.1.2 电子档案管理提高了传统档案管理的效率

档案管理工作的主要内容，即档案的归档、存储和查询。传统档案管理模式下，这些工作所需的时间较多，因此档案管理工作的效率也受到了影响。而电子档案管理模式下，档案归档、存储、查询的时间明显缩短，管理效率获得提升。数据传输是电子档案管理所采取的主要方式，既方便了资料的传递和共享，又提高了档案信息管理和查询的时效性，并且不需要张贴和打印文件。 2.2 电子档案管理的弊端

信息载体的老化和变质现象，是电子档案管理工作中不得不面对的难题，因此必须加强电子档案的安全备份工作，防止因信息载体变质老化而导致的无法读取资料的问题。目前，云技术是一种较为常用和有效的保护方式。电子档案管理的操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的素质和专业水平提出了更高的要求。因此为了确保电子档案的真实性和可靠性，应加强管理人员的技术培训工作。黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险，在电子档案的数据传输和共享过程中，威胁着数据信息的安全，因此应做好信息安全的管理工作，利用多种方式保护好电子档案资料，如档案加密、网络防火墙等等。虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是一些具体的细则仍不够完善，相关部门应该推出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾


护航。 4结论

总的来说，随着我国信息时代的革新发展，为了档案管理工作提供更加高效的管理技术和方法，促进档案管理的工作顺利进行，这就必须要对电子档案管理和传统档案管理上的共同点和差异进行分析，逐步分析出两者之间的特点和，从而可以比较出两者的优势和不足，才能更好地完善电子档案管理工作，并在不断实践过程中，创造更多的有利条件，提升电子档案管理工作的水平。 参考文献：

[1]吕领.档案管理的作用及意义[J].农民致富之友,2018(19):238. [2]曲红岩,骆树乔.试析电子档案和传统档案管理的异同[J].兰台内外,2018(04):37.

[3]谷利英.对电子文件档案管理工作的思考[J].办公室业务,2018(16):112+146.

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