资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度模板

2024-04-06 21:40:31 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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借阅,销毁,保管,归档,保密
资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

模板

1. 总则

为规范资料档案的管理，加强资料归档、保管、借阅、保密、登记及销毁等工作，提高企业职能部门的工作效率和信息安全性，特订立本制度。

2. 资料档案的归档

2.1 归档责任

1. 2.

归档责任由每个职能部门的负责人负责执行。

归档责任人应具备档案管理相关知识和技能，并定期接受相关培训。

2.2 归档内容

1. 归档的资料包含但不限于文件、合同、报告、会议记录等。

2. 资料归档时，应依照文件分类系统进行分类，并在资料上标注清楚的档案号、档案日期、归档人信息等。

2.3 归档程序

1.

审核程序： – 负责人在收到资料后，应进行审核，确保资料的准确性和完整性。

2. 编目程序：

– 负责人应依据归档文件的类别、时间和内容等进行编目，并将其输入到档案管理系统。 3. 定位程序：

– 依据档案号和档案位置表，负责人可快速找到所需的档案。 4. 存放程序：

– 归档资料应存放在特地的柜子或存档室，确保安全且易于管理。

3. 资料档案的保管

3.1 保管责任

1. 2.

资料保管责任由职能部门的负责人和相关工作人员负责。负责人应确保资料的完整性、安全性和可追溯性。

3.2 保管措施

1. 2. 3.

资料应存放在安全可靠的环境中，避开损坏、丢失或泄露。

定期检查档案存放环境，确保防火、防潮、防虫等工作的有效性。建立档案的借阅登记和跟踪制度。

3.3 保密措施

1. 2.

严格遵守国家法律法规和公司相关保密规定，确保资料的保密性。负责人和工作人员应签署保密协议，并接受保密培训。

4. 资料档案的借阅

4.1 借阅程序

1.

职能部门内部借阅： – 借阅人应填写借阅申请表，注明借阅目的和期限。 – 相关负责人批准申请后，方可借阅资料。 – 借阅期限应在合理范围内，并可延长，但需提前提交延期申请。 2. 跨职能部门借阅：

– 跨部门借阅需提前向资料保管人递交借阅申请，并注明借阅目的和期限。

– 资料保管人审核和审批后，方可借阅。 – 借阅期限应在合理范围内，并需提前提交延期申请。

4.2 借阅管理

1. 2.

借阅人应妥当保管借阅的资料，不得私自转借他人。

借阅期满后应及时归还，如需延期使用，应提前申请并获得批准。

5. 资料档案的保密

5.1 保密责任

1. 2.

资料保密责任由职能部门的负责人和工作人员共同承当。

保密责任人需严格依照公司保密制度和相关法律法规保护资料安全。

5.2 保密措施

1. 2.

档案柜和存档室需设有密码锁或使用其他有效的保密措施。负责人和工作人员需签署保密协议，确保不泄露资料。