声像文件归档流程

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声像文件归档流程

归档人按要求在院档案系统中录入需归档声像文件的案卷、文件信息，将整理好的电子文件上传到系统并送检。然后，归档人通过系统打印归档清单，并将归档清单交至院档案室，经档案管理员核查归档的声像文件后完成归档。归档流程如图1所示：

网上归档

著录档案

信息上传电子文件

送检

打印归档清单院档案室归档档案管理员核查

完成归档



图1 归档流程图

1网上归档

归档人登录档案系统，点击“文件收集”-“声像归档文件收集”-“声像档案收集”，进入声像档案收集页面，选择工程编号、工程名称、项目编号、项目名称、类别，填写案卷标题，然后点击保存，如图2所示。



图2 著录案卷信息

进入卷内文件目录页面，填写文件题名、文号、制作者、制作日期、载体、密级、保管期限、数量等信息，然后上载对应的电子文件， 最后点击“保存并送检”，如图3、图 4所示。

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图3 著录文件信息、上载电子文件



图4 保存并送检

2打印归档清单

归档人点击“文件收集”-“声像归档文件收集”-“归档清单打印”，在弹出的页面中查询归档人，出现相应的归档流程，选中该归档流程，点击“打印归档清单”，打印归档清单，操作步骤如图5所示。



图5 打印归档清单

3档案管理员核查

归档人将归档清单交至档案室归档后，档案管理员按规定核查档案著录信息、电子文件是否符合要求。如有问题，档案管理员会予以退回。归档人点击“文件收集”-“声像归档文件收集”-“已录入信

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息管理”，查询清单号或归档人，出现相应的归档流程，选中该归档流程，点击“修改”，然后按要求修改，操作步骤如图6所示：



图6 电子文件修改

归档人修改好后点击“保存并送检”。档案管理员核查无误后，在档案系统中签收，归档流程结束。

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