科技档案管理中文件版本控制设想

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科技档案管理中文件版本控制设想

作者：郝莎

来源：《档案管理》2013年第04期

摘 要：版本更换频繁是由技术文件性质决定的，如何在版本频繁更换情况下，既可以一目了然了解到文件换页（版）的全部过程，又随时可以进行不同版本的综合分析，由此掌握技术改进过程，这是对科技文件管理者提出的新要求。本文阐述了科技档案工作中版本多重化现象、产生原因及带来的管理问题。为解决多版本文件混淆问题，提高科技文件管理水平，促进科技文件利用率而提出了管理改进方法并在实践工作中收到良好的应用效果。 关键词：科技档案管理；版本；控制 1 版本更换原因

科技档案与行政命令、通知、指示等文书档案形式不同，它由科技文件归档形成，与参加任务的类型、参试单位、参试设备、具体技术指标要求等密不可分，反映了一个不断更新、修改和完善的技术活动过程。造成科技文件变更的原因复杂，从任务立项开始，需要经过各单位、分系统和靶场阵地间协调联试，不断发现问题并对相应技术文件进行或小幅改动，或整体变动；也有因为任务型号变动需要作出适应性调整或升级改动。 2 版本更换形式

对于仅作局部文字修改或更动内容量较小的文件，或从文件拟制初稿至审查定型期间改动次数较少的技术文件，一般采取换页形式。由制文单位发出更改通知单，标明需更换的页码和改动内容。

对于文件内容改动量较大，或定型期间更改次数频繁，容易引起歧义的技术文件，则使用全版本更新方式。由制文单位下发文件换版通知单，标明作废版本的制文日期和发文编号，明确新版本批准和使用日期，附着新版本文件重新下发使用。 3 目前版本控制处理及存在问题

对换页文件的处理：一般是找出对应文件，按照更换通知要求，直接剔除原文件中换页部分，更换成新文件页，并将换页通知单附着在文件末尾，续排文件页数，同时修改文件管理数据库数据，被替换的部分作销毁处理。

对换版文件的处理：按照换版通知单要求，直接使用最新版本文件，同时修改数据库，标明换版时间，旧版本文件作销毁处理。


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两种换文方式均使用该文最初登记的文件流水编号和分类档案号。其优点是操作简单，文件查新一目了然。但此种简单的处理方式也带来一些问题。

3.1 从文件使用角度看，不利于科研单位探索研发。对专业技术干部来说，文件查询目的并非仅限于追求最新版本内容。从科技档案查询、借阅内容分析，有相当一部分技术干部查询科技文件是为了进行专项课题研究或撰写科技论文或收集成果研究素材。基于此，他们更加关注的是一项科技活动的整体性、连续性和延展性，仅依靠最新版本数据是无法恢复出完整科技活动全貌的，往往需要进行多个版本的数据进行横向比对、验证，从中探寻存在的问题和技术变更点，理清技术升级或新技术支持的思路，摸索问题解决的线索，验证改动后对任务实施产生的影响和效果，提高后续同型号任务执行效率。因此，仅存档最新版本的科技文件资料无法完全满足科研需要。

3.2 从档案管理角度看，不利于有效反映科技文件管理全程性和完整性。无论换页还是换版文件，由于一直采用最初的文件编号，导致一份文件即便是更换多次，在系统中也只能查询到一个最新版本的文件。而且，目前使用的科技文件管理系统存在标注字数受限问题，当版本更换频繁时也不可能实现全部记录在案，更导致文件变更记录时有时无，不但无法了解文件更换全过程，而且抹杀了文件管理工作量。

另外，资料室管理人员交接频繁，经常处理类似换版文件的人员很清楚该类型文件的查找规律，能够做到心中有数，但刚参加工作的新同志，往往因不清楚版本更换过程造成同名文件录入或使用混乱。而这种经验型的管理方式既不利于文件管理正规化和标准化，也不利于细致全面的良好工作作风的循环和延续。因此，对换版文件进行规范化管理势在必行。

3.3 从质量管理角度看，不利于文件质量管理全程控制。中国国家质检总局、国标委2008年12月30日颁布，2009年3月1日实施了《质量管理体系要求》（GB/T19001-2008/ISO9001：2008），其中对文件和记录控制进行了详细规定，强调了全过程监控。要求确保文件的更改和现行修改状态得到标识，并确保在使用处可获得适用文件的有关版本。海上测控部也特别编制了《质量管理手册》，具体规范了文件、记录、设计和开发、关键过程、纠正措施管理等质量控制程序。在文件控制程序中明确规定：改动内容较少时采用换页方式，多次修改（一般修改次数累计在三次以上）或改动幅度较大时应换版。明确资料室在质量管理中职责为“完成更改文件的发放，及时更换、修改文件的查阅标识（包括检索数据库信息），销毁作废页和作废文件。但文件销毁必须经过鉴定和核实，确定无利用价值后方能作销毁处理，在未作出鉴定或该型号任务尚未完成前，不能作销毁处理”。因此，简单地以文件最新版本作为销毁依据是不符合质量管理规定的，应该从科技文件后续利用价值和研究需求、严格落实质量管理的角度出发，进行清晰标识，抓好不同版本科技文件的存储、检索、鉴定和处置等控制过程，方便识别，提高科技档案利用率。 4 解决方案设想


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为解决科技文件版本更换带来的诸多问题，同时提高科技文件管理水平，促进科技文件利用率，进行了版本控制方法的改进。

对于换页文件，因为更换页数和内容量较小，既可将更新文件页及时替换原版相应文件页，将换页通知单连同替换出的原版文件页一起附在文件最后，文件页码续排；也可以直接将换页通知单和新页直接续排文件末尾。由于变动小，这样操作既保证了文件最新版本的查新，又方便随时进行新旧文件的比对，充分体现出不同版本的关联性和创新点。

对于换版文件，保留最新版本，旧版本文件暂时不予注销，作为相关历史资料进行累积。同时在该文件封面和文件管理系统中备注说明换版通知、批准更换时间等改动情况。 需要注意的是，两种换文方式在收文登记时均不再占用更新前的收文编号，而是按照正常收文流程进行登记和录入，保证收文时间和流水号对应，不会因为新版本文件占用老版本文件号而产生了时间跨越，因此造成误解。在文件检索时也可以做到同名文件一次性全部检索列出，查询者可以清晰看到该文换（页）版次数、批准时间等变更情况。

随着该型号任务结束，所有相关技术文件进行归档时，资料管理人员检索出所有换页（版）文件，列出清单。由机关业务处牵头，组织专业技术人员进行鉴定，从科技文件的连续性和继承性、历史价值等因素综合评定，确定科技文件各种版本的后续利用价值，明确需要归档的版本文件。资料室按照鉴定结果进行全套版本或部分版本的文件归档工作，将明确不需要保留的版本文件列具清单，按照《质量管理手册》中文件注销程序销毁，并在归档数据库中注明。这样既保证了任务资料完整齐套，版本连续、清晰，查询方便，提高了科技文件利用率，也满足了科技资料质量管理要求，利于资料管理人员养成细致良好的工作习惯，不会因为版本更换而迷惑，干扰正常文件管理工作。改进后的管理模式在实际应用中也取得了良好效果，得到了科研人员的认可和好评。

（作者单位：中国卫星海上测控部科技情报资料室 来稿日期：2013-03-29）

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