Excel设计原则

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我们知道，使用Excel表格的目的就是对基础数据进行加工分析后，整理出需要的信息，然后制作出报表，提交给信息的最终使用者。数据量较大时，各环节中，最关键、最复杂、甚至直接决定最终报表质量的就是数据处理环节，因此，Excel表格设计时就要秉承一切以数据加工为中心、始终以为数据加工服务为原则。一般情况下，Excel表格在设计时要遵循以下原则：

1、数据管理原则

要有良好的数据管理理念，理清数据处理的步骤。先根据数据量的大小确定需要使用何种表格，再确定表格的整体结构、布局。清单型表格的结构取决于数据内容的类型和复杂性，以方便数据加工为原则；报表型表格以用户需求为原则，在清晰直观地反映信息的基础上，适当考虑报表使用者的习惯。

2、一致性原则

同物同名称：也就是说对象只能有一个名称，同一对象的名称在任何表格、任何人员、任何部门里、集团内的任何公司间都要保持一致，以便数据引用。

同表同格式：相同的表格其格式必须保持相同，以便统计汇总数据。

另外，同一类工作簿/工作表的名称也应保持一致的格式，以方便批量修改公式。如工资表名称为“2011年1月销售明细表”，那么其他月份的名称应分别为“2011年2月销售明细表”…… “2011年12月销售明细表”，而不应为“2月销售明细表”或“某某公司11年3月销售表”等等。

3、规范性原则

名称规范、格式规范：表格中的各类数据使用规范的格式，如数字就使用常规或数值型的格式，日期型数据不能输入20120106、2012.1.6、12.1.6等不规范的格式。

4、整体性原则

同一事项同一类型的工作表放在同一个工作簿，同一类工作簿放置在同一文件夹。便于统计分析数据、编辑修改公式。

5、安全性原则

数据输入时可使用数据有效性校验输入数据；要分发的表格要保护工作表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格；如果引用了其他工作簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失。另外还要养成定期备份数据的习惯；

6、可扩展性原则

编辑的公式应有良好的扩展性。表格名称应规范、有规律，单元格引用时应正确使用相对引用、绝对引用，以便快速填充公式。

以上这些内容，看似简单，但真正能够做好，并且养成良好的数据管理习惯也绝不是一件容易的事情。

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