档案资料收集制度

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档案资料收集制度



一、依据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》的规定，将机关团体、企事业单位的档案资料接收进馆。

二、对接收进馆的档案资料要编制全宗名册，建立科学的进馆序列。

三、严把质量关，对不符合质量要求的档案资料拒绝进馆，并责令有关单位完善后再行进馆。

四、在接收档案资料进馆时，应将移交单位的组织机构、大事记、全宗介绍、参考资料以及检索工具随同所移交的档案资料一并接收进馆。

五、在接收进馆时，接收与移交单位双方要根据移交目录清点、核对；双方签字盖章后方可进馆入库。

六、接收档案资料，要注意接收与本馆馆藏档案资料有关的各种资料，做到既丰富馆藏，又避免单一。






档案资料整理编目制度

为使档案馆馆藏档案资料进一步条理化、系统化，以便于档案资料的管理和利用，特制定以下制度；

一、档案管理人员对接收进来的档案，要按照不同的形成者区分开来，不同全宗形成的档案资料不能彼此混淆。

二、对一个全宗的前后职能变化而形成的档案要按一个全宗对待，对一个单位合并到另一个单位，合并前形成的档案应放到原单位全宗，合并后形成的档案应放入新单位全宗。对临时机构形成的档案，应归入主管部门全宗内。

三、案卷的排列应分别以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限结合年度分别排列，排列方法应统一，前后保持一致，不能任意改动。

四、按照案卷的排列顺序编写卷号，以固定案卷的位置，在一册案卷目录中不得出现缺号和重复号。

五、对移交进馆的档案如整理不善或不符合要求，要重新按照规定进行整理编目，使之条理化。

六、对档案馆接收和征集的一些零散文件，要严格按照档案整理步骤进行分类、组合、编目。

七、对接收与馆藏内容有关的图书、资料，要按照图书

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