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辅助核算代码在高校基建财务处理中的应用
作者：李志良
来源：《财会通讯》2009年第09期
基建财务软件中的代码一般分为科目代码和辅助核算代码。科目代码通常在会计制度中做了明确的规定，而辅助核算代码需要单位根据自身的核算要求进行具体设置。辅助核算代码一般包括项目代码、合同代码、核销代码。在实际工作中，规范的辅助核算代码设置和应用可以提高工作的效率和质量。本文以某一财务软件为例，探讨各种辅助核算代码的设置和应用。 一、辅助核算代码的设置
(一)代码的设置原则设置辅助代码的目的是方便核算和查询，所以代码的设置应遵循一定的原则：一是代码要简单、明确，尽量使用阿拉伯数字，方便记忆和输入；二是保证成本费用归集的准确性，要求代码唯一并前后一致；可扩展性，所有上述A至F五个字段都可以根据高校自身的管理需要增加每个字段的位数。
(二)代码的设置类别一是项目代码。在高校基本建设的账务处理中，项目代码代表需要具体归集成本费用的建设对象，比如一栋学生公寓、一座体育场馆等。为了便于分类统计管理，我们可以用A至D四个字段来设置项目代码，每个字段表示项目的不同属性。A和B字段均可在1至9共九个数字中任选，分别表示该项目所处学校的校区和项目所属类别，这里的类别可以按项目建成后的用途来划分，可以约定1-9分别代表行政办公类、教学及实验类、学生公寓、教工公寓、食堂及浴室、辅助类(图书馆、体育馆、活动中心等)、公共设施类、其他以及需特殊核算而增加的预留类别；c字段可在0或1中选择，0表示新建项目，1表示改扩建项目；D字段可在01至99中顺序选择。表示前三个字段相同项目的顺序编号。二是合同代码。每—个项目的建设都由若干个不同的经济业务组成，而每一笔经济业务的执行必不可少的要签订合同来加以约束，合同代码就是每个合同在账务处理中的直接反映。为了方便归集到每一个所属的建设项目，合同代码可以用项目代码加上F字段来表示，F字段可在01至99中顺序选择，表示同一项目的合同编号。三是核销代码。核销代码是为方便往来业务的归集和统计而设置。由于需要核销的每笔往来业务均可归于某一特定的项目或合同，所以把项目代码和合同代码作为核销代码来使用将非常方便。 二、辅助核算代码在账务处理中的应用 (一)账务处理中的应用如表1所示。
(二)账务查询中的应用在工程款的支付、付款总额统计、项目清理与结转等环节，需要对已支付的款项进行查询和统计，运用辅助核算代码可以有效地提高工作效率和准确度。一是同款项的查询。以合同代码为核销代码作为查询关键字。如果合同业务尚未决算，查询的借方金额为已付款金额；如果合同业务已经决算，查询的借方余额为已付款金额，贷方金额为该项业
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务的合同决算金额。贷方金额与借方余额之差为尚欠工程款金额。二是项目款项的查询，可分步进行。以项目代码、科目代码101.1.1作为关键字，查询该项目前期费用的支付情况；以项目代码为核销代码作为关键字，查询结果的借贷方差额即借方余额，为该项目前期费用和所有合同工程款的支付情况；根据上述两步的结果可以分析得到该项目所有合同工程款的支付情况。三是项目合同的决算情况。以项目代码、科目代码101.1.2作为关键字，查询该项目合同的决算情况，查询记录中核销代码为已决算合同的代码。四是年度资金投入情况查询。以项目代码为核销代码作为关键字，查询结果为该项目前期费用和所有合同工程款的历年支付情况，通过和上一年度的相应数据的比较分析，可得本年度工程资金投入情况。 三、辅助核算代码应用应注意的问题
(一)代码的编写要求代码要按照既定的含义和格式来编写，保证统计查询的准确和方便。 (二)日常账务处理要求日常账务处理要规范，项目前期费用的支付要以项目代码为核销代码来反映。涉及同一合同的每一笔工程款项的支付要以既定的合同代码为核销代码来反应(见表中第2-3项)。需要特别注意的是，除合同价款决算外(见表中第4项)支付工程款时，借贷双方不能同时出现以合同代码为核销代码的情况。
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2022-12-23
