档案保管基本要求及流程

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档案保管基本要求及流程



1、档案室基本要求

1. 档案室内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值分别编好

序号，科学地系统地排列上架，认真地保管。

2. 有符合要求且比较宽裕的档案室，配备了标准的能满足需要的

档案柜架，案卷装具符合国家标准。

3. 严格按照“八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管

条件。添置必要的设施设备，并充分发挥其作用，坚持做好室内温湿度调控，按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。

4. 要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现

设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。

5. 档案室和档案柜架的钥匙必须专人保管，不得丢失和乱放，更

不能随便转借他人。档案人员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。

6. 各种门类的档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接

手续。每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存相符，确保档案完整安全。如因保管不善造成档案损坏或丢失， 要追究有关人员责任。

7. 档案室是机要重地，非档案管理人员未经许可，不得随便进入。



8. 按照《全宗卷规范》建立全宗卷，注意收集、整理、接续全宗


卷内容，使全宗卷内容全面、规范、完善。

2、保管期限

公司档案除财务管理档案（财务管理档案遵照《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32 号）有关规定执行）外，保管期限分为永久、长期、短期三种，其中长期为 20 年，短期为 10 年。凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，为长期保存；凡是在较短时间内，对本公司有查考利用价值的资料，为短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

1. 永久保存：公司章程，董事（股东）会议文件，营业执照、

税务登记、资质证书，固定资产帐簿、房屋产权证照、车辆证照，公司印章，公司规章制度，公司获得的荣誉，公司大事记、简介、重大活动的照片、录音、录像资料等及其他核定需永久保存的文档。

2. 长期保存（20 年）：公司合同，人力资源文档，项目招投

标文件，项目竣工验收资料。

3. 短期保存（10 年）：除此之外的其它文档。

3、保管要求

1. 接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2. 存放档案必须有专用柜、架，并统一编号，排架方法要科学和

便于查找。

3. 要认真办理档案查阅、借阅登记手续，案卷归还后要及时放回

原处。

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