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企业邮箱管理制度
为了加强公司企业邮箱的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，增强网络信息安全性，根据国家相关法律法规，并结合公司实际情况制定本管理制度，具体如下： 1.适用范围
本制度适用于公司及所属各子、分公司。 2.责任
2.1本制度由信息化部编制、修订；行政中心公司办组织会签、发文；总经理批准。2.2信息化部负责对企业邮箱的运行和使用提供技术支持。 3.开业申请
3.1员工所属部门根据员工岗位工作需求，确定要为员工申请开通企业邮箱的，填写《企业邮箱申请表》（见附件），并将申请表经部门领导审核签字后，提交信息化部。 3.2信息技术部审核《企业邮箱申请表》，符合申请使用企业邮箱条件的，在1~3个工作日内完成邮箱的分配和参数设置，并通知相应部门启用邮箱。
3.3信息化部对开通邮箱的《企业邮箱申请审批表》，原件应存档备查，直到对应的企业邮箱被收回或注销。 4.撤回或取消
4.1公司及所属各子、分公司的人力资源部门应根据员工变动情况，随时向信息化部提供人员变动名单。信息化部根据变动名单及时对邮箱进行维护管理（权限收回或者邮箱注销）。
4.2对于因员工辞职需要取消的邮箱，信息技术部应设置一个月的过渡期。在过渡期间，信息技术部将重置密码，直到原部门指定人员接管邮箱。同时，设置邮件自动回复功能，通知发件人员工已辞职，另一方新的联系邮件。过渡期结束后，备份邮箱数据并注销邮箱。
4.3对因员工离职或调动，需要收回权限转交其他员工管理的邮箱（如部门邮箱），信息化部重新设定密码，等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。 5.使用说明
5.1公司及各子、分公司所属各部门、各员工必须采用公司企业邮箱进行与工作相关的内外交流。
5.2只有部门邮箱是公司认可的用于发送正式且具有法律效力的文本、图片、图像、文件和其他材料的有效邮箱。各部门必须指定专人管理部门邮箱。
5.3公司宣传资料、名片等对外发放的所有电子、文字材料，必须且只能使用企业邮箱。
5.4企业邮箱的基本命名规则由信息技术部制定。如果名称重复，系统管理员应进行相应调整。
5.5每位员工只能申请一个个人邮箱；每个部门由公司统一分配一个部门邮箱。5.6严禁使用企业邮箱收发各类违反国家法律法规和公司规章制度的内容。
5.7严禁利用公司邮件传播不利于公司生产经营正常发展和公司内部团结的言论和文件。
5.8严禁使用企业邮箱传播带有病毒、恶意软件的邮件内容。
5.9严禁使用各种技术手段攻击公司邮箱系统，或破解其他同事邮箱密码。
5.10禁止群发超大容量邮件。如因特殊原因有此需要，应事先与信息化部取得联系，由信息化部协助解决。
5.11为了保护个人隐私，公司电子邮件用户不应使用公司电子邮件发送和接收涉及个人隐私的各种文件。如果用户使用公司电子邮件发送和接收涉及个人隐私的内容，导致个人隐私泄露，公司将不承担任何法律责任。
5.12员工必须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，必须回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及责任由员工自行承担。
5.13超大邮件收发：企业邮箱收发邮件的普通附件最大容量为10MB，超大附件最大容量为100MB。发送时应考虑对方邮箱的最大容量限制。 6邮箱管理
6.1企业邮箱由信息技术部负责管理、运营和维护。
6.2企业邮箱用户应至少每月清理一次邮件，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源。禁止把企业邮箱作为活动存储器使用。
6.3对于邮箱空间占用率长期居高不下的用户（即空间占用率在90天内保持在80%），管理员将向邮箱发送管理员通知邮件。如果一周后仍未纠正，管理员有权清理邮箱。 6.4邮箱用户需对自己邮箱的帐号、密码安全负全部责任。用户对使用自己的电子邮箱帐号传输的所有内容及产生的后果承担全部责任。
6.5如果任何电子邮件用户发现任何非法使用其帐户或其他系统安全漏洞，应立即向信息技术部报告。
6.6企业邮箱各用户的初始容量为200兆，在使用邮箱后可以根据实际需要向管理员申请增加空间，管理员需酌情考虑调增。
6.7信息技术部应记录所有邮件和操作，并对特定邮箱的邮件进行监控和备份，以保护公司的信息资源。 7附则
7.1使用公司邮箱的部门和员工必须严格遵守本制度。
7.1.1如有违反本制度，将按照公司相关规定进行考核。给公司造成经济损失的，责任人应承担赔偿责任。
7.1.2违反本制度造成法律责任的，由有关部门和个人直接承担。公司将协助司法部门依法追究民事或刑事责任。
7.2若员工的行为违反有关法律法规或公司规章制度，公司将作出独立判断，并有权立即收回该员工的企业邮箱。 7.3附件
7.3.1《企业邮箱申请审批表》7.4本制度由信息化部负责解释。7.5本制度从颁布之日起生效。 圈地：
企业邮箱申请审批表
部门：日期：姓名邮政信箱用途承诺签名备注部门审核：信息技术部审核： 说明：“承诺签字”必须由使用者本人签字，承诺遵守《企业邮箱管理制度》的各项规定并承担指定的各项责任。对于部门邮箱，由部门领导签字承诺。
本文来源：https://www.wddqxz.cn/cb55a3aa6adc5022aaea998fcc22bcd126ff4298.html
2022-07-19
