关于商务邀约及接待流程

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关于商务邀约及接待的流程（草拟）



一、邀约环节 1. 邀请函：

1) 形式：短信/邮件/微信/纸质（常规采用前两种，第一对接人可微信形式保持贴心粘性，按邀约类型和级别喜好也可采用精致的纸质邀请函）

2) 内容：邀请函内容需根据不同主题确定具体内容。项目洽谈类邀请函，可参考如下文本：

尊敬的 先生/女士：

您好！

感谢您对中投发展的信任和支持！为了夯实合作基础，促进项

目顺利进行，我司诚挚邀请您于年月日莅临公

司详细洽谈！

安排参考如下：（依实际情况而定）

会议：15:30开始

晚宴：17:30开始

……

我们期待您的光临！



顺颂商祺！



公司

2019年6月18日星期二





公司地址：北京市西城区

交通提示：开车/停车/公共交通/是否安排接送

联系电话：座机/第一对接人电话



注意：提前确定邀约来访人数。



2．车辆安排：如安排车辆接送来访人员，需提前根据来访人数准备车辆，并安排司机（及项目负责人）准时到达指定地点等候，预留堵车/停车时间，切勿迟到。

二、接待环节

1. 迎宾：欢迎条幅/电子屏标语；前台礼仪。 2. 会议：

1) 会议准备：

 根据时间提前布置会议室。包括不限于室座椅/桌牌/茶歇/纸笔/投影及话筒设

备调试，依实际会议需求定。

 会议资料提前收集并拷贝至播放设备，做好会前调试，保证播放准确、流畅。  会议记录（文字/音频）。（会后输出定稿会议纪要，就会议要点内容、关键对


话等做清晰记录，整理重点事项列表，跟进督办。）

2) 会议通知：会议信息提前通知到参会个人。（我方/外方） 3) 会议要求：我方会议参与人需提前对外方人员背景信息做详细了解，包含但不限于

准确的姓名、职务职责、兴趣爱好、饮食习惯等。尤其业务相关负责人，提前梳理需要与对方沟通交涉的重点问题及对方可能提问的应答，做到有的放矢，实现有效洽谈。

4) 会议着装：是否着正装出席（可按季节具体列出正装标准要求）

5) 会议纪律：我方参会人员需提前到达会议室等候，会议期间手机调至震动或静音，

沟通过程礼貌用语，切勿迟到早退。

3. 宴请：

1) 餐标：根据宴请级别确定餐标/餐厅。（可列详细对应表）

2) 座次：根据外方及我方人员级别做好座位排布，经领导确认后，制作餐桌名牌并提

前摆放布置妥当。 3) 餐饮：

 菜单：需提前联系餐厅制定菜单进行优选，尤其避免我方领导及外方人员饮食

禁忌。（餐前水果/茶水、正餐冷/热/汤等）  用酒需提前与领导做确认。（白酒/红酒/其他） 4) 需考虑随行人员及司机休息和用餐问题。

5) 餐后是否有其他安排，如需公车接送，联系司机提前等候。 6) 伴手礼：根据客户级别选取伴手礼。（可列不同级别对应礼品列表）

（建议不同时令及关键日子节点定制带有公司LOGO的伴手礼，既成本可控也有利于公司平台的品牌建设）

三、复盘及回访

1. 针对会议上洽谈的事项及时跟进，其中双方商定好意向的重点问题需及时形成文件与对

方落定，需要双方配合推进的事项需及时跟进。 2. 业务第一负责人要与对方保持关系维护粘性，比如适当时机回访接待满意度、对我司意

见或建议等，有问题反馈给接待组。

3. 公司接待来访的相关人员，要做客户接待经验总结，丰富客户接待数据库。（如客户饮

食习惯、兴趣爱好、生日等维度的信息，可整理输出给前端业务负责人，帮助更有针对性地做好业务关系长效维护）

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