浅析拓展财务信息化的必要性

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浅析拓展财务信息化的必要性

作者：杨凌英

来源：《经营者》2014年第03期

摘 要：财务管理作为企业管理的核心，其生存环境和管理模式在信息时代被注入新的内容和特征，积极拓展财务管理的信息化，对加强企业财务管理、提高企业竞争力、使企业财务管理更好地融合于企业战略管理之中，有积极的现实意义。 关键词：财务信息化；现状；改进措施

结束手工会计的历史，会计电算化成为现代企业会计工作的主要形式，然而在信息资源普遍共享、工作节奏不断加快、企业向管理要效益的时代，以电算化为主导的单纯的传统会计模式越来越不能满足经济快速发展和管理的需求，财务管理开始跻身企业管理，成为企业管理的核心。

一、企业财务管理信息化建设的必要性

（1）传统财务会计流程成为现代企业管理水平提升的桎梏。资金流、物流、信息流是伴随企业业务活动的重要组成部分，加强资金流、物流、信息流的管理，可以实现企业财务与业务集中管理，是现代企业提高管理水平，实现从采购到最终付款和物资领用全过程管理的重要手段。传统的财务管理仅仅注重财务数据的核算和归集，企业决策层依据会计人员的业务事后的核算和数据分析做出相应决策，企业管理中没有对业务数据进行管控和集成，财务提供给企业决策的数据信息带有一定的片面性，企业无法实现信息技术与先进管理思想于一身，企业管理无法跟上现代企业高效运作的步伐。

（2）传统财务管理模式面临的挑战。现阶段传统的企业财务管理体制、资金运作方式、监管手段等方面的弊端凸显，特别是在国有企业中，其资金的集中管理和内部多级法人资金分散占用的矛盾日益突出，子公司多头开户现象较普遍，资金失控，投资随意性大，使用效率低下。此外，由于受内部人为因素的影响，会计核算不准，报表不真实，合并会计报表掩盖子公司实际经营状况，账物不符，造假账等问题层出不穷，盈亏不实的现象比比皆是，国有面临企业经营风险。

（3）财务管理信息化成为提高企业管理水平与经济效益的必然选择。信息化是现代企业发展的必然趋势，是企业实现现代化管理模式的重要途径。而企业利用信息技术进行财务管理其意义不仅在于解决手工操作劳动量过大等问题，最主要的是要改变传统的企业财务管理手段，使财务信息化适应和支持企业信息化，使财务管理信息化推动企业管理现代化，最终实现向企业管理现代化要效益。因此，财务管理信息化是改造企业落后的财务流程和运作模式，达到以成本、效率为核心，全面提高企业的经济效益的必然选择。


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二、目前企业财务管理信息化建设所处的阶段

目前企业财务管理信息仅仅停留在会计电算化的初级状态，只是为了满足企业会计核算的需要，对企业发生的业务信息事后进行归集处理。财务不能及时了解企业的各项经营业务信息，各种业务数据和信息在事后靠传统的“手工——纸张——磁盘”的方式进行传递。例如，企业的采购业务是通过纸质的表单通过人工流转进行业务的申请、审批、授权、执行流程，财务没有通过信息系统了解各个流程环节的内部控制情况，只有业务部门完成采购业务，办理货物验收入库或发生物资领用交财务部门报账时，该笔采购业务才算进入财务信息系统。进入财务信息系统后的数据，仅仅是事后的反映，这就造成事实已经形成，支出已经发生，财务履行的是大出纳的职能。还比如，企业固定资产信息也是在固定资产完成后，财务部门将经办人员送报的各项原始凭证进行审核后，将固定资产原值按类计入固定资产功能模块，每月底由资产系统自动计算固定资产折旧费并生成会计凭证。资产的实际变动和使用情况不能在系统中得到及时反映，更不能通过资产管理系统对资产的变动等物理信息进行管理。 三、会计电算化使用过程中存在的弊端

（1）经营信息没有实现共享，难以满足企业生产经营的需求。在竞争日趋激烈的时代，迅速获取有价值的信息并做出及时正确的反应是在竞争中抢得主动权关键。然而传统的财务管理模式中财务信息保守、无法满足竞争环境中信息获取的要求。例如，供热企业在原材料价格相对稳定的情况下，可以依据财务部门提供的成本核算信息合理安排生产运行方式。但煤酸碱价格不断波动的情况下，特别是煤炭价格涨幅较大的情况下，由于资源不能共享，会计信息滞后，就会造成成本核算信息滞后，使得企业只能按照预估的或者现有的成本信息安排生产运行方式，易造成机组运行方式安排的不经济不合理，结果就会导致热电单耗上升，设备出力不足，造成生产成本的增加，企业经营效益受到损失。

（2）财务管理系统与相关生产经营系统未能有效衔接，预算难以实现过程的有效控制。在财务电算化的企业，财务信息相对比较封闭，业务与财务相对独立，没有实现业务财务一体化流程管控，企业经营信息的搜集、整理、筛选与传递，以及企业决策信息的下达、实施和控制均通过人工手动进行，这必然导致预算事中控制的缺失，预算分析就会成为事后的总结，既不能有效促成经营绩效分析也无法提升预算管理效率，往往形成财务管理部门与业务部门数据统计不一致，核对工作量大，最终以哪个环节数据为准的矛盾突出。 四、拓展企业财务管理信息化措施

（1）信息集成，实现企业信息一体化全过程管理。将财务信息系统同物资供应系统、生产系统进行集成，财务及时了解经营活动过程并实施有效地控制，业务部门能及时查询相关的费用开支发生情况，按照预算指标控制费用，对费用进行过程控制。目前我国部分企业开始实施并推广ERP系统，该系统将业务管理、生产管理、会计核算的内容整合到一个系统中，“自动”实现企业的内部控制功能，企业可以借鉴或引进类似先进的管理信息系统。


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（2）引进或者开发预算控制系统，对业务实施全过程的监督和控制。在系统内部设定年度预算目标，业务发生以预算目标为基础，通过财务信息系统对预算目标的执行全过程进行监督和控制。首先，在信息系统内部设定年度预算目标，对没有安排的预算支出项目，在业务申请时系统自动会拒绝，只有在该项预算经批准通过后在信息系统进行调整追加，该项业务才能申请成功。其次在审批阶段，审批环节对相关人员和部室进行授权，在授权范围内进行该项业务的审批，这样就会杜绝超预算情况的发生，使企业所有的经济活动围绕预算目标进行。第三在执行阶段，财务按照审批流程对发生的各项支出项目进行支付，与之前会计事后核算相比，会计控制由事后变为事前参与和事中的监督，充分发挥会计信息系统的控制职能。 五、推动核算型财务信息系统向管理型财务信息系统转变

（1）要加强流程、环节控制，保障网络安全性。财务信息化工作的推进，安全是第一位的。如何做好相关权限和信息的隔离，确保财务信息的安全、彻底打消财务人员及企业管理层的顾虑和担忧，是拓展财务信息化的关键。在系统建设、运行等不同阶段应设立不同的安全管理目标，通过建立操作系统安全机制，使用安全方式连接客户端与服务器，划分管理权限，实行身份认证，形成数据库系统及数据存放安全机制和网络备份机制，同时建立信息安全保障体系和对病毒的防范措施，确保财务管理业务不间断和财务信息高度安全。

（2）实现信息集成，资源共享。财务管理信息化的信息集成，不是简单的信息共享，它主要表现为围绕业务来组织数据和进行管理，业务处理范围从财务部门扩充到业务部门，并在业务处理的同时通过与会计核算账户体系对应的方式直接产生财务数据，将以前的事后核算、监督转变为事前规划、事中控制、事后分析，有效支持了财务管理由核算型向管理型的转变。 六、结论

运用信息技术、互联网、电子商务等现代化的管理手段，推动财务管理信息化建设，改变企业落后的财务流程和运作模式，以成本、效率为核心，全面提高企业的经济效益。 作者简介：杨凌英（1973—），女，陕西人，会计师，长期从事企业财务工作。

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