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高校档案管理信息化建设路径研究
作者：张玉龙
来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第10期
文/山东工商学院 张玉龙
【摘要】高校档案管理集学校的科研、管理和教学于一身，对高校的可持续性发展有着重要的作用。高校档案管理工作由于其自身的繁琐性、大数据性以及不可重复性，传统的管理方式已经不能满足高校档案管理的日益发展，同时随着我国信息化程度的不断加深，将数字化与信息化技术引入高校档案管理已经成为时代发展的必然趋势。本文将分析高校档案管理信息化建设的意义以及存在的问题，从而有针对性地提出高校档案管理信息化建设途径，为高校档案管理工作的可持续性发展提供稳定的基础。
【关键词】高校档案管理；信息化建设；路径研究
一、高校档案管理信息化建设的意义
高校档案管理信息化建设有许多重要的意义，首先，信息化建设有助于促进高校各项事业的发展，目前我国大多高校的档案管理工作仍然存在着许多问题。高校对于档案管理工作没有教育事业的重视程度大，导致现阶段的档案管理工作仍然不能满足信息化建设的需要，但是档案管理工作其实是一个关系到高校可持续性发展的重要环节，优化高校档案管理工作对于高校各项事业的发展有着促进作用，并且还可以提高高校档案管理的效率。应用信息化技术一方面可以为高校档案管理工作提供很多便利之处，同时避免了人力和财力的浪费，实现资源的合理配置。在信息化大背景下，有效利用信息化建设技术在促进高校档案管理的统一整理的同时也更好地促进社会信息化潮流，实现与现代潮流相接轨。最后，应用信息化建设注重对电子资料的收集管理，逐步实现纸质版向电子版资料过度，实现了高校档案管理的高效性，同时也减少了档案的用地面积，不断促进信息化管理水平。
二、高校档案管理信息化建设存在的问题
（一）高校档案信息化管理人员的专业素质欠佳。高校虽然强调对教职员工的素质培养，但是对于档案管理人员的培训少之又少，再加上大多管理人员都不是对口大学毕业，导致其业务专业素质本身就低。再者，许多高校的档案管理人员属于兼职，使得档案管理队伍不稳定，就算学校组织培训，也是无济于事。档案管理人员业务素质能力弱主要表现在其档案管理知识水平较低，没有经过专门的人才培养，一部分原因是大学并非档案管理专业，另一方面是由于高校的重视程度不够，没有给予管理人员进修机会，导致在日后的工作中管理人员出现归档错误，对有效的资料不能及时识别的现象，致使高校的档案管理工作出现问题，不能满足高校的发展需要。
（二）对于高校档案信息化管理的重视程度不够。现如今大多高校用地紧张，所以许多高校为了保证自身利益，缩减了档案资料的用房面积，使得高校的数据资料不够完善。另一方面，虽然有些高校已经投入了电子档案的使用，但对于软件创新管理方面仍存在很大的漏洞，至今部分学校仍然停留在手工整理检索资料的时候，这样一方面使管理人员的专业能力不能有效地发挥，而且由于人工的限制，也会存在资料库不够完善内容局限的问题。再者，随着当代经济的飞速发展，现代信息化技术逐步融入人们的生活，大数据的处理全面并且便于成批管理，对二次检索查阅缩短了很多时间。
（三）高校档案信息化管理制度不够完善。科学合理的档案管理体制是学校顺利开展工作的有效前提，现如今大多高校对于教学、学生管理方面的管理较强，而对于档案的管理制度体
系并没有太多的重视，导致现在仍然存在着许多问题。首先，档案管理结构混乱，只是将档案表面上整理然后入驻资料库，而没有根据其本质将其分批次整理，这样就会导致档案二次调动时即耗力又耗时，而且各部门管理人员不够专业化，职能多样性。其次，高校的档案考核制度过于形式化，大多高校对于整理后的考核没有太多要求，管理人员敷衍了事，使档案管理缺少了标准化规范化，加上后期形式上的考核制度，使得档案管理失去了其自身的意义。
三、高校档案管理信息化建设途径研究
（一）增强高校档案信息化管理的重视程度。现在大多高校只重视学生教学、专业素质培养方面，而对于高校的档案管理并没有太大的重视，这样就会给档案的二次查阅带来很多不便的地方，并且如果将档案按其特殊类型分别整理更会为学校管理提供很多便利的地方，所以，高校必须要加强对于档案管理的重视程度，不仅仅对于学校的自身发展方面，更有利于整个教育行业的综合发展。首先，要完善高校档案管理的体系制度，并且加强对于管理人员的人才培养，陟罚臧否，明确奖赏与惩罚制度，由于其利益不像其他行业那样收益快，学校就相对不会太重视，但是，完整的档案管理制度体系可以使高校教育方面事半功倍，而完整的档案管理制度体系又依赖于高校的重视程度。明确信息化建设的目的，对高校档案管理实行各部门提供资料登记，而管理部门的工作就是将大数据进行分类管理，便于教师和学生的二次查阅，为学校的教育事业起到一个推动作用。
（二）加大高校档案信息化管理人员的专业素质培养。管理人员的专业素质决定了其业务能力，间接的影响着高校的发展前景。高校档案管理人员的专业素养是决定档案管理工作高效性完善性的一个关键性因素，对原有的管理人员进行培养和引进新的人才相结合，才能使档案管理工作有效衔接，另外，具有一定的实战经验十分重要，原有的管理人员可以将自己的经验传授给新的人才，而引进的人员最好具有专业的信息化技术能力。提高档案管理人员的专业素质有很多途径：一方面，各高等院校作为人才培养的主力军需要加强对于人才培养的素质质量的教育，而不是将生源的多少作为首要目的。另一方面，高校要经常开展对于档案管理人员的培养与进修，设置完善的薪酬管理制度与绩效考核制度，这样才能增加人才的晋升主动性与能动性，也要考虑到团队的合作与分工明确这两个因素，提高管理人员的协作能力，从而从根本上提高档案管理的标准化规范化，对于医院档案的二次查阅检索提供了一个便利的途径，并且同时也保证了高校档案的安全性，有利于档案的管理制度完善。
（三）完善高校档案信息化管理制度。科学合理的档案档案管理体系可以有效地提高档案管理的效率，所以，在实际的管理中更应该完善档案管理制度体系。首先，应该先分析当代社会背景对于医院的基本需求以及档案管理的情况，结合实际要求，制定出符合实际具有实践意义的档案管理体系制度，提高管理人员的综合业务能力，紧跟时代步伐不断优化管理创新模式。其次，要制定一套完善的后期考核制度，最重要的是医院的监管力度必须做到高效以及切合实际，医院不能只重视考核制度的形式化，而将其作为档案管理准确性的保障，实行各部门明确分工管理体制，完善档案管理制度体系，在实现利益最大化基础上并且使其更加规范化标准化，综合提高档案管理制度的高效性。
四、结语
高校档案管理信息化建设是一个漫长的过程，需要各大高校在实践的过程中不断改进。目前高校档案管理工作仍然存在着许多问题，例如，高校档案信息化管理人员的专业素质欠佳；学校领导对于高校档案信息化管理的重视程度不够；高校档案信息化管理制度不够完善。因此，本文提出了许多完善高校档案管理信息化的建设途径，例如，增强对于高校档案信息化管理的重视程度使高校的教育事业事半功倍；加大高校档案信息化管理人员的专业素质培养，实现人力和财力的资源合理配置；完善高校档案信息化管理制度实现利益的最大化的同时又使档案管理更加规范化标准化。
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本文来源：https://www.wddqxz.cn/c5dd09158beb172ded630b1c59eef8c75ebf959b.html
2023-05-03
