公司发文管理制度

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发文管理制度



为提高发文质量，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，使之规范化、制度化、科学化，特制订本制度。

一、本文所指的文件是指：

1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免以及向公司以外的单位、团体等发出的正式文件等；

2、以各管理部门名义发出的文件。 二、 公文种类及编号

1、公司内部使用的公文种类主要包括：

⑴决定：适用于对重要事项或重大行动做出的安排；任免和聘用管理人员；

⑵通知：适用于公司转发上级政府部门公文；发布规章制度；传达要求各部门执行的事项；

⑶通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况； ⑷报告：适用于下级部门向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等；

⑸请示：适用于下级部门向上级请求指示、批准； ⑹批复：适用于上级部门答复下级请示事项；

⑺函：适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复


问题；

⑻会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项； ⑼决议：适用于公司会议议定的重要事项；

⑽制度、管理办法：适用于公司明确和规范各项具体工作。 2、文件编号

⑴对公司有重大影响的决议（定）、制度、办法、通知等文，由综合办以公司红头文统一编号下发，具体文件编号：XXXX[年份]序号。

⑵公司一般性的文件下发，以文件类别划分，如：人事、通知、通报、决定等，全部由综合办统一编文号，如XXXX（通知）[年份]序号、XXXX（通报）[年份]序号。

⑶生产办如需对内下发文件的，全部到综合办编号存档，其余部门无发文权限。如其他部门确需下发通知等文，全部以厂部或与综合办联合下发。

⑷简易（单）的通知、要求等文，无需编号，可以直接下发。 三、文件的签署与盖章

1、各部门均无对外发文权限，对外发文只能以公司名义； 2、以公司红头发布的文件应由公司董事长或总经理进行签署；收文部门必须签字，以便存档；

3、以公司名义发布的文件应盖公司公章；以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章，应经分管经理同意。


4、公司综合办负责对以公司名义发布的文件进行编号及管理。文件正式发布前应与分管经理取得一致意见，并有分管经理书面或邮件批准。

四、文件的发放与归档和销毁

1、未经相应权限负责人审核同意的文件，一律不准发放；所有发放文件，应存档保留；

2、以公司名义发放文件由综合办登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有印章的纸质版。

3、没有归档和存查价值的公文，经过公文管理部门负责人批准，可以定期销毁。

五、执行日期

本制度自下发之日起开始执行

XXXXXXXX有限公司

二○一四年二月十六日

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