高校学生档案管理问题及解决途径

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高校学生档案管理问题及解决途径

作者：刘津元

来源：《办公室业务》 2017年第3期



刘津元

【摘要】高校学生档案是人事档案的形成基础，对学生终身发展能够起到重要的凭证作用，但目前高校学生档案管理制度不完善，加之学生档案意识薄弱，直接影响学生档案管理规范化水平的提升，高校须采取有效措施建立健全学生档案管理制度，加强对学生的档案宣传，帮助学生树立正确档案观念。

【关键词】高校；学生；档案管理；问题；途径

高校学生档案是指学生在校期间形成的，反映学生个人学习、经历、能力及重要社会实践活动的个人档案材料。2008年9月1日，教育部和国家档案局联合颁布第27号令《高等学校档案管理办法》，首次把学生类档案列入高等学校文件材料的归档范围，并指出学生类档案的归档范围主要包括高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案及毕业生登记表等。学生毕业参加工作以后，其学生档案移交相关部门保管即转化为其人事档案。在学生就业后个人终身发展过程中，凡涉及学历学位、职称评审、政治审查、入党、转正定级、工资调整、离退休时间等重要环节问题，均需要查阅其人事档案并根据档案原始真实记录予以认定。学生档案作为人事档案的形成基础，将伴随学生终身并发挥无可替代的凭证功效。

一、高校学生档案管理现存问题

（一）档案管理制度不完善。科学严谨的管理制度是档案规范化管理的前提，但目前我国对于学生档案管理没有制定统一的管理制度。2008年教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》，虽然在文件材料的归档范围中增加了“学生类”，但内容较简单，仅笼统地指出学生类归档材料范围，对学生档案管理主体部门没有作出明确规定，对学生档案收集、整理、利用、转递等各环节工作缺乏可操作性指导意见。

高校学生档案管理工作在缺乏“硬性”条例约束的情况下，目前存在多种档案管理模式，有将学生档案归口档案管理部门或学生部门集中管理，也有将管理工作分解到学生所在学院或者系进行管理。除档案管理部门之外，其他部门学生档案管理人员一般为兼职，不具备档案管理专业知识和技能，对学生档案管理的概念认知局限于按照专业或者班级摆放好能保证“不丢”即可。同时因归档工作量较大而人手紧缺，学生档案材料收集归档存在滞后期，兼职管理人员往往不能及时将学生在学期间形成的档案材料实时整理归档，而是赶在学生毕业前，聘用勤工助学学生或者找学生干部临时帮忙，将积压的学生历年奖学金登记表、党员发展材料等连同毕业生登记表、成绩单等匆忙归入每个毕业生档案。在临时突击的工作状态下，档案管理人员基本没有时间对归档材料规范性进行核查，导致归档材料五花八门，各种填写不完整不规范的材料被归入毕业生档案，甚至出现张冠李戴档案材料错归的情况。档案管理制度不完善直接影响高校学生档案管理规范化水平的提升。

（二）学生档案意识薄弱。学生档案是人事档案中个人早期情况的真实记录，是学生个人宝贵的信息资源，具有“不可再生性”，但令人遗憾的是目前多数高校学生档案意识薄弱，对档案及档案分类和作用缺乏了解，不重视个人档案甚至轻易“弃档”。以笔者所在档案管理部门勤工助学学生为例，在2016年勤工助学招聘面试过程中，笔者对参加面试的100名学生（包括在读本科生和硕士研究生）提出同一问题即“档案是什么”，70人无答案，25人认为“档案就是书籍”，5人认为“档案就是旧材料”，由此可见学生档案知识基本是空白的。即便勤工

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