财务处会计档案管理规定

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财务处会计档案管理规定

第一条 为了加强财务处会计档案管理，根据财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》及《兰州大学档案管理办法》，结合财务处实际，制定本规定。

第二条 会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，包括纸质会计档案和电子会计档案。

第三条 纸质会计档案是指以书面形式保存的会计资料。主要分为四大类:

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：财务预算，部门决算，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：经济合同，各类票据，工资册，银行存款余额调节表，银行对账单，其他会计资料。

第四条 电子会计档案是指以磁性介质（硬盘、光盘）形式储存的会计资料。主要分为两大类：

（一）数据库类：天财账务、学生收费、工资管理等系统生成的原始数据资料。包括电子凭证，电子账簿，学费、工资等原始数据。

（二）文本类：通过Office办公软件加工形成的文本形式的数据资料。包括财务预算，部门决算，会计报表，其他财务报告。

第五条 会计档案建档要求


（一）纸质会计档案应按要求整理立卷、装订成册，案卷封面应逐项按规定填写清楚，并加盖财务负责人或会计主管的签章。

（二）数据库类电子会计档案由信息管理科分类建档，文本类电子会计档案由各科室分类建档。

第六条 会计档案保管

会计档案必须进行科学管理，严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，有效利用。

（一）当年形成的纸质会计档案各科室自行保管，会计年度终了后，移交财务处档案室保管4年，期满后，由会计信息管理科负责移交学校档案馆保管。

（二）文本类电子会计档案采取“三地”备份保管原则，科室自行备份后，按年度将资料交由会计信息管理科通过光盘和服务器备份保管。数据库类电子会计档案由会计信息管理科定时备份保管。

第七条 会计信息管理科负责财务处会计档案归档管理，档案室由会计信息管理科指定专人负责，并明确会计档案管理岗位的职责。

第八条 会计档案移交需按规定办理交接手续。交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接，并由交接双方的负责人监交。交接完毕后，经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签字。

第九条 会计档案使用

（一）财务处档案室设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。校内外单位和个人需凭介绍信或有关证明查阅、复印会计档案。


（二）数据库类电子会计档案须经主管处领导同意后，方可向会计信息管理科申请查阅。文本类电子会计档案应先使用本科室备份资料，如有需要再向会计信息管理科申请查阅。

第十条 会计档案销毁按《兰州大学档案管理办法》有关规定执行。

第十一条 档案的立卷人要对会计档案的完整性、及时性负责；档案保管人要对档案的安全性、整洁性负责；损坏、丢失档案的，要予以经济赔偿，并追究相关人员的责任。

第十二条 本规定由财务处负责解释。 第十三条 本规定自颁布之日起施行。

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