户籍档案管理存在的问题及对策

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户籍档案管理存在的问题及对策

作者：乐贞红

来源：《经营者》 2019年第16期



乐贞红

摘?要?目前，我国户籍档案管理存在的主要问题是：户籍档案分类的有序性和完善性比较差；档案设备水平参差不齐，安全措施不完善，没有有效的补救措施；几乎所有派出所甚至分局市政局都未能确定户籍文件和文件销毁系统的年度保留限额。户籍文件包括计算机磁记录文件的安全保障，它只能通过户籍警察的意识来维持。户籍文件的使用效率不高，无法发挥人口信息的作用。建议：理顺户籍管理制度，采用以派出所为基础的管理模式，派出所—分局—市级局3级（农村2级），开展分工与不同层次的合作；建立户籍档案存放期和粉碎制度；加强户籍登记档案的分类和归档制度化，户籍和内部警察的责任教育和业务培训；加强户籍档案的查询和使用管理。

关键词?户籍档案管理?问题?对策

一、我国户籍档案管理中存在的问题

（一）制度设计滞后

首先，户籍登记文件的管理符合户籍制度。基本上，它主要由基层派出所管理。全市实行“市局—分局—派出所”三级管理制度，实行农村“中（县）局—派出所”二级管理系统，全职或兼职皆可。派出所（在职）负责整个办公室。档案的管理和使用相对宽松，在当前的经济体制下，它无法满足人们日益增长的需求。

（二）管理权属不明确

根据《中华人民共和国户籍登记处》，中国户籍由各级公安机关、事业单位、组织、学校、企事业单位管理。可以看出，机构、团体、学校和其他机构有管理房屋登记的权利。随着市场经济的发展，一些组织和机构没有明确的管理水平。随着机构整合和组织结构调整，它已成为一些非公共组织，包括私人和私人组织。目前还不清楚这些公司是否可以管理户籍文件。派出所编制的户籍登记文件一般按照《公安派出所管理办法》，机关组织、学校、机构和管理机构进行集中管理。

（三）户籍档案查询利用效益不高，未能发挥人口信息应有的作用

由于没有统一的查询标准、方法和规章制度，地方派出所一般在公安系统和计划生育委员会等其他政府机构内进行调查，提供更好的合作。对于许多科研和经济单位，一般查询没有提供，这是国家行政部门为了促进服务意识，尤其是社会主义经济建设，服务于人民群众的努力。这显然很难满足人民生活和经济发展的需要，遏制了公安人口信息服务于经济生活和社会的巨大优势。因此，如何正确规范户籍档案查询，扩大所在的服务范围（个人隐私和国家机密除外），尤其是服务于社会主义市场经济建设，并与统计等机构进行协调，已经成为我们面临的重要议题。

二、户籍档案管理解决对策

（一）创新户籍档案管理的体制与机制


创新户籍档案管理的制度和机制必须首先明确机构的关系，并建立一个从分散到集中管理的长期机制。其次是实现户籍档案的社会管理。档案的社会管理是现代社会发展的必然趋势。我们可以借鉴发达国家的经验，建立集中的房屋登记管理制度。政府将提供该中心的具体行政职能，以实现在某些地区集中管理和整合户口登记档案。之后，它将逐步扩展到周边地区，建立国家房屋登记管理中心。这种管理模式可以解决传统房屋登记管理中反复管理和重复归档的问题，有效避免了“死文件”的现象。

（二）建立户籍档案保管年限及销毁制度

文件的存储期通常分为3种类型：永久保存，长期保存和临时保存。需要永久保存的户口登记档案主要是永久居民登记表，死亡和出国，失踪人员和出生证明。现有人口通常存放在户籍登记处。事件发生后，往往会从现有人口名单中提出死亡、出国和失踪人员。与出生证明一样，应将其永久存放查询，但经过一段时间，各种认证材料和文件存根，保存身份证底卡等。

（三）加强户籍档案信息化建设

要加强户籍档案信息化建设，首先，实现新生成档案的信息管理，完善户籍档案数据库，通过内部信息网络共享区域内各种户籍档案资源，加强户籍管理信息化。这不仅可以缓解文件手动传输速度慢的问题，而且可以有效减少不同地区居民的居住档案，使居民可以往返港口。其次，加快户籍文件的数字化。对于一些利用率高、参考度高的纸质户口登记文件，应通过扫描和记录将其转换为电子账户登记文件。对于大量收集的文件，“早期建设优先”和“资格优先”的原则可用于科学筛选和分类，并分批数字化。最后，积极提供户籍信息使用服务，使用户信息被用作公众的社会信息资源，使户籍登记文件不再显示，而是由人民充分利用和服务。

三、结语

对中国户籍档案发展中存在的问题和解决方案的分析，是为了使户籍管理更好地完善户籍档案，更好地满足社会对户籍档案使用的需求，促进社会和经济发展。因此，在户籍管理过程中，要结合现行户籍改革意见和区域发展状况，制定户籍管理制度；同时做好顶级设计和相关政策，建立长效制度和机制，自顶向下。户籍管理工作更注重文件价值的实现和服务理念的更新，最终促进户籍管理，更好地为经济社会发展服务。

（作者单位为湘潭大学公共管理学院）

［作者简介：乐贞红（1993—），女，重庆忠县人，硕士研究生，研究方向：档案管理与档案信息化。］

参考文献

［1］ 徐瑛.试论户籍档案管理［J］.上海档案，2011（9）：11-12.

［2］ 吴琼石.略论我国高校大学生户籍档案改革趋势［J］.兰台世界，2013（7）.

［3］ 伍江先.我国户籍档案管理的现状与制度建设［J］.中国公安大学学报，1999（6）：70-71.

［4］ 李维红.如何做好户籍档案管理工作［J］.黑龙江档案，2012（1）.

［5］ 李永珍.流动呈常态化的高校学生户籍档案管理探讨［J］.兰台世界，2013（9）：65-66.

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