高校学生个人档案材料收集规范

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高校学生个人档案材料收集规范

作者：宋文超

来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第9期



【摘要】学生档案材料是干部（工人）人事档案形成的基础，其收集工作至关重要。本文介绍了学生档案材料收集相关法律法规，指出其中不足。针对收集工作中遇到的问题，从工作实践出发提出规范学生个人档案材料收集的途径。

【关键词】高校；学生档案；收集；规范

学生档案是干部人事档案的原始材料，是不可再生的宝贵资源。收集工作则是档案管理工作的基础，九层之台起于累土，缺少这一环节，档案管理工作将成为无米之炊。学生档案材料收集工作，是保证学生档案真实、完整、全面、规范的关键，是学生档案管理的重要环节，也是干部人事档案管理的基础环节。在具体的收集工作中，因缺少相应法规指导遇到了种种问题，学生档案管理相关法律法规亟待完善。基于此，本文积极探索学生个人档案材料收集规范，为制定更为完善的高校学生档案管理办法抛砖引玉。

一、学生档案材料收集相关法律法规

2008年，由教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，即通常所指的27号令，第十五条规定了学生档案材料收集的范围：主要包括高中档案、高校入学登记表、学籍档案、奖惩材料、党团组织材料、高校毕业生登记表等。且其中的“高中档案”没有明确是否必须包含成绩单等重要材料。

2009年7月颁布的新的《干部人事档案材料收集规定》（中组发〔2009〕12），以及2012年6月中共中央组织部印发的《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》组通字〔2012〕28号，都对干部人事档案材料的收集范围作了规定。鉴于高校学生档案是干部人事档案的前身，在收集学生档案材料时，可援引以上两法规作为参考。

由此可见，对于学生档案材料收集，现有法律法规过于笼统，缺少标准化、规范化的指标体系，对具体操作的指导性不强。

二、收集工作中常见问题

（一）内容不完整。造成档案材料内容不完整的原因主要有：1.材料形成部门未按照规定制作相关材料，例如诸多高校本科毕业生无学士学位证明。2.归档部门不配合、不能及时向档案馆移交材料，例如学生毕业转档工作完成后院系或组织部门才将党、团组织建设工作中形成的材料移交档案馆，造成个人材料分离。3.学生本人对于应当归入个人档案的材料范围不明确，例如有些学生不清楚《教师资格认定申请表》需归档，一直自己保存。

（二）手续不完备。档案材料手续不完备，关系到其审批程序是否明确。学生个人档案中若存在手续不完备的材料，那么档案的质量、真实性及实用价值将会大打折扣。如毕业生登记表没有就业部门公章，那么学生的毕业状态就不明确；学生成绩单上无培养部门及教务处公章，其真实性也受质疑。

（三）格式不规范。由于在《高等学校档案管理办法》中没有具体说明学生档案材料表格设置、内容填写的具体要求，实际工作中经常发现表格设置不科学（如左边装订边预留过小），填写不规范（如字迹潦草、使用圆珠笔填写等）的现象，对于档案装订、长期保存以及查考利用造成严重影响。

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