保密文件管理规范

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保密文件管理规范

一、背景介绍

保密文件是指包含机密、秘密或其他敏感信息的文件，对其管理具有重要意义。保密文件管理规范旨在确保保密文件的安全性、完整性和可追溯性，防止信息泄露和滥用。

二、文件分类

根据保密程度和重要性，将保密文件分为三个级别：机密、秘密和内部使用。机密文件包含对国家、组织或个人的安全和利益具有重大影响的信息；秘密文件包含对国家、组织或个人的安全和利益具有一定影响的信息；内部使用文件包含对组织内部运作和业务具有一定影响的信息。

三、文件标识

1. 机密文件标识：在文件封面和每一页的右上角标注“机密”字样，并注明文件编号、日期、密级和责任单位。

2. 秘密文件标识：在文件封面和每一页的右上角标注“秘密”字样，并注明文件编号、日期、密级和责任单位。

3. 内部使用文件标识：在文件封面和每一页的右上角标注“内部使用”字样，并注明文件编号、日期和责任单位。

四、文件存储

1. 机密文件存储：机密文件应存放在专门的保密文件柜中，柜子应采用防火、防盗、防水等安全措施，并设有访问控制系统。

2. 秘密文件存储：秘密文件可以存放在普通文件柜中，但柜子应采用防火和防盗措施，并设有访问控制系统。


3. 内部使用文件存储：内部使用文件可以存放在普通文件柜中，柜子应采用防火措施。

五、文件传递

1. 机密文件传递：机密文件的传递应使用专门的保密信封或加密电子邮件，并由专人进行送达和接收，传递过程中应记录传递时间、地点和人员。

2. 秘密文件传递：秘密文件的传递可以使用普通信封或普通电子邮件，但需要注意传递过程中的安全性，避免被他人窃取或篡改。

3. 内部使用文件传递：内部使用文件的传递可以使用普通信封或普通电子邮件，但需要确保传递过程中的准确性和及时性。

六、文件使用

1. 机密文件使用：机密文件的使用仅限于具有相应权限的人员，使用过程中应避免在公共场所或非安全环境下阅读和复制文件。

2. 秘密文件使用：秘密文件的使用仅限于具有相应权限的人员，使用过程中应注意文件的防丢失和防泄露。

3. 内部使用文件使用：内部使用文件的使用仅限于组织内部人员，使用过程中应注意文件的正确使用和保密。

七、文件销毁

1. 机密文件销毁：机密文件的销毁应采用专门的文件销毁设备，确保文件无法恢复，并由专人进行监督和记录。

2. 秘密文件销毁：秘密文件的销毁可以使用文件碎纸机进行碎纸处理，确保文件无法恢复，并由专人进行监督和记录。

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