采购业务流程和管理制度

2023-01-12 19:04:18   文档大全网     [ 字体: ] [ 阅读: ]

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业务流程,管理制度,采购
采购业务流程及管理制度

总则

第一条采购部门的划分

1生产原材料采购:由采购部门负责办理批准然后采购员购买。

2.日常办公用品采购:由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。

3.对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第二条采购作业方式

一般情况,采购部门依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购: 1.集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。

2.长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。

3未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述材料,获得书面批准后方可变更。

4.询价、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认可价格;由此引起后果由责任人负全责.

5。采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责,否则视为无效。 6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。 第三条采购作业处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知有关部门以便参考,如果有变更时,应立即修正。 采购作业处理

第四条询价、比价、议价

(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

(二)凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。

()采购经办人员接到“材料采购单"后应依采购材料使用时间的缓急,并参市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。

(四)采购部门接到请购部门(生产部、总经理办)以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。

第五条审核及批准

附注:凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报.

第六条订购

()采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后,应以“订购单"向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”,材料需按款号标明分包包装.

(二)若属分批交货者,采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。


(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应在“材料采购单"上署名“暂借款采购",以供识别。 第七条整理付款

1.材料仓库应按照已办妥收料的入库单单,经与供应商送货核对无误后,于第二日将原始单送会计部门。

2.缺交应补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。

3.超交应经主管批准后,才能依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款.

价格及质量的复核

第八条价格复核与市场行情资料提供

1.采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考.

2.采购部门应就企业内所需要的材料,提供市场行情资料,作为材料批准价格的参考。

第九条质量复核

采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等). 第十条异常处理

审查作业中,若发现异常情况,采购单位审查部门应立即附异常情况报告料,通知有关部门处理。 附则

第十一条本办法经总经理批准后实施,增设修订亦同。 采购主、辅料管理制度补充

1,根据计划单采购主、辅、料。

2现款采购:采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款,采购回来后,采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续,由仓库保管员验收并开出入库单,(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用途签字)。入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后.随同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。

3,订单采购:供应商货到后,由采购员到仓库办理入库手续,由仓库保管员验收并开出入库单(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用途)。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来.供应商需要结款时,应凭入库单,随同购货发票或收据由经理签字,然后到财务部办理结算手续。 采购员岗位职责 岗位名称:采购员 直接上级:采购经理

负责对象:物资的采购、供应(主要指采购材料)

工作目标:要求将公司的生产所需的保质、保量安全及时的满足 权力与责任:

严格遵守公司的各项规章制度和有关规定; 根据生产计划和资金情况,编制采购计划

全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作 掌握好实际库存和在途物料情况;

合理安排采购顺序,对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购计划


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