文件的编号和格式管理办法

2022-07-12 12:22:52 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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文件的编号和格式管理办法

一、目的

实现公司行文的规范化、标准化。二、责任部门管理处办公室三、文件的编号

（一）以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。

（二）发文编号按文件类别不同由：**（公文种类）字[年份]序号组成；分别为：

1、 **（管）字[年份]序号 2、 **（请）字[年份]序号 3、 **（报）字[年份]序号 4、 **（办）字[年份]序号 5、 **（函）字[年份]序号 6、 **（会）字[年份]序号（三）文号说明

1、“管”字：管理处内各类岗位职责、操作规程、各类制度、管理办法等管理性文件。

2、“请”字：即“请示”文件，是向上级请示解决困难，答复问题，批准事项的公文。请示公文应一文一事，不得一文数事或一文多头送呈。为避免多头请示可用“抄报”（对上级）和“抄送”（对平级）形式解决。

3、“报”字：即“报告”文，是汇报工作，反映情况，提出建议，答复问题的公文（工作总结、计划等也属此类）。“报告”中不应夹带请示批示的事项。

4、“办”字：管理处内部的各类工作布置，事件处理，奖惩决定，人事安排等。

5、“函”字：管理处向楼内客户、行政主管部门及外单位的行文。 6、“会”字：管理处内部的会议纪要。（四）序号说明

1、序号在文件正式成文后由办公室配发。 2、序号以不同的文种分类编排。

3、当年份变动后，序号重头开始不连续。四、文件格式

各类文件由：文头部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分组成，一般包括：版头（即发文机关）、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、抄送（报）机关等部分。

（一）文头部分

分隔线以上各项均为文头部分，文头部分约占公文A4纸的1/5篇幅。 1、版头：“上海***物业管理处”。字体为1号黑书加粗。（当向外行文如政府主管部门、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司”）

2、发文字号：位于版头下方居中位置，字体为5号宋体。 3、分隔线的线型为直线，粗细为0.5磅。 4、如属管理性文件（即（管）字类）则：

（1）在首页版头分隔线上（与发文字号挂平）左边顶格上行为：“版本号X”，下行为：“修改码Y”。右边末尾为“共X页”。字体与发文字号相同5号宋体。（见附见《公文格式（一）》）

（2）在后续页张中版头分隔线居整版的1/8篇幅，左边顶格分两行，上行为“上海***物管处”，下行为“发文字号”。字体为5号宋体。中间居中为“文件标题”，字体为三号黑体加粗（如标题一行不够写则合理分拆为二行）。右边末尾分二行，上行为“版本号：X，修改码：Y”，下行为“共X页第Y页”，字体为5号宋体。

（二）行文部分

1、标题：标题中除书名号外一般不用标点符号。字体为小二号黑体加粗，与分隔线间距一行。

2、主送机关：应顶格写，与标题分隔一行。

3、正文部分：无论每段开头是否有序码都要空两格，回行顶格。落款（发文机关）和日期一般在正文后第五行，靠右打印。

4、文件如有附件，须紧跟正文，位于正文和落款之间。 5、文尾部分：即抄送机关。

6、正文、附件，文尾部分均用四号宋体。五、行文注意事项

（一）层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（二）公文中的数字：一般序数、量数应当使用阿拉伯数码。（三）公文用印：必须加盖公章、用印须骑年压月。

（四）文件发布后，如需改版，则应对“版本号”进行调整，如需修改（对各别条款略作修正），则应对“修改码”进行调整。

“版本号”次序为：A、B、C……Z； “修改号”次序为：0、1、2……9。